KaPA-programmet underskred budgeten - Suomi.fi-tjänsterna färdiga inom utsatta tiden

OwalGroups oavhängiga slutbedömning av programmet för genomföring av en nationell servicearkitektur (KaPA) är färdig. Programmet anses ha varit framgångsrikt bland annat i fråga om realistiska målsättningar, tidsplanen och resurserna. Programmet genomfördes till ett lägre pris än vad som budgeterats och Suomi.fi-tjänsterna som skapats inom programmet blev färdiga inom den utsatta tiden.

KaPA-programmet har enligt den färska utvärderingen lyckats inleda en omfattande förändring av verksamhetskulturen som berör hela den offentliga förvaltningen, och som underlättar kundorienterad verksamhet samt koncentrering av stödtjänster. Programmet har även öppnat nya möjligheter för samarbetet mellan staten och kommunerna.

Målet med programmet som inleddes 2014 har bland annat varit att förenkla och underlätta medborgarnas, företagens och samfundens myndighetskommunikation. Ett annat mål har varit att förbättra samutnyttjandet av information samt att främja företagens affärsverksamhetsmöjligheter med den offentliga förvaltningen. Programmålen har enligt utvärderingen varit ”korrekta, eller åtminstone sådana att det styr åt rätt håll”. Skapandet av affärsverksamhetsmöjligheter åt företag har enligt utvärderingen dock spelat en mindre viktig roll i målsättningarna.

Programmet får beröm för att tidsplanen hållit streck. Modellen för smidigt utvecklande har understött uppnåendet av målsättningar på ett särskilt sätt.  Den engagerade och kompetenta personalen både inom styrningen och i det operativa arbetet betraktas som en starkhet.

”Det är fint att KaPA-programmet ses som en betydande reformatör av handlingssätten inom den offentliga förvaltningen. Vi har utnyttjat nya slags rutiner, vilket för sin del hjälpt att uppnå programmålsättningarna”, säger chefen för finansministeriets enhet för digitalisering, informationsförvaltningsrådet Maria Nikkilä.

KaPA-lagen har påskyndat ibruktagandet

Största delen av Suomi.fi-tjänsterna som producerats inom KaPA-programmet har enligt rapporten blivit färdiga inom utsatt tid, och stora statliga organisationer har engagerats med framgång. Utmaningen med ibruktagandena är att organisationerna nog upplever Suomi.fi-tjänsterna som nyttiga för den offentliga förvaltningen, men kanske inte för den egna verksamheten.  Den s.k. KaPA-lag som trädde i kraft i juni 2016 har på ett betydande sätt förstärkt betydelsen och ibruktagandet av tjänster som produceras inom programmet. Även om lagen påskyndat ibruktaganden, har organisationerna hoppats på ännu mera kundorienterade ibruktaganden och tjänster.

KaPA-programmets interna kommunikation mellan nyckelpersonerna har enligt slutrapporten fungerat väl. Belåtenheten har varit stor med olika kommunikationsformer till exempel på nätet, men å andra sidan har man upplevt att informationen är för utspridd på olika platser. Rapporten rekommenderar att organisationerna som tar i bruk Suomi.fi-tjänster informeras på ett proaktivt och pragmatiskt sätt i fortsättningen. Det är enligt utvärderingen viktigt att medborgarkommunikationen som inleddes i höstas lyckas, så att programmets genomslagskraft ska kunna kommuniceras vidare.

Suomi.fi-Tjänsterna färdiga - Identifieringen och fullmakterna i aktivt bruk

KaPA-programmet har förverkligat fyra projekt: Serviceledet, Servicevyerna, Elektronisk identifiering samt Roller och fullmakter. De tekniska lösningarna för samtliga tjänster har blivit färdiga under programperiodens gång.

Suomi.fi-serviceledet och Suomi.fi-identifieringen har enligt utvärderingen uppnått största delen av sina målsättningar. Suomi.fi-fullmakttjänsten har också kommit i gång på ett ”övertygande sätt”, eftersom ärendehanteringen på någon annans vägnar översteg en miljon transaktioner hösten 2017.

Servicevyerna-projektet omfattar Suomi.fi-nättjänsten, Suomi.fi-servicedatalagret och införingen av registeruppgifter i nättjänsten. Suomi.fi erbjuder enligt utvärderingen endast få nya tjänster, och webbplatsen är fortfarande delvis ofullständig. Ibruktagandena av servicedatalagren har skett bättre än väntat, medan registeruppgifter däremot införts i Suomi.fi i mindre omfattning än vad som varit målet.

"Ibruktagandet och utvecklandet av Suomi.fi-tjänsterna slutar inte här. Befolkningsregistercentralen kommer även i fortsättningen att spela en allt viktigare roll i egenskap av främjare av digitaliseringen. Kundorienterade tjänster både för medborgare och för organisationer utgör hörnstenarna för vårt arbete är", säger Befolkningsregistercentralens överdirektör Janne Viskari.

Utvärderarna rekommenderar att finansministeriet garanterar tillräckliga resurser och tillräcklig styrning för ibruktagandet av Suomi.fi-tjänsterna i fortsättningen. Det är viktigt att man har en tydlig handlingsmodell då programperioden upphör, så att kontinuerlig service ska kunna garanteras.  Organisationers och slutanvändarnas aspekter bör tas i beaktande vid den fortsatta beredningen av och kommunikationen om tjänsterna.

Utvärderingsrapporten finns på finansministeriets webbplats för den nationella servicearkitekturen

OwalGroups oavhängiga utvärdering baserar sig på materialanalys, intervjuer, elektroniska enkäter som skickats till ämbetsverk, ministerier och kommuner samt på case-analyser. KaPA-programmet har även utvärderats våren och hösten 2016.

Ytterligare information:

Maria Nikkilä, informationsförvaltningsråd, chef för enheten för digitalisering, finansministeriet, tfn  0295 530 514, maria.nikkila(at)vm.fi

Janne Viskari, överdirektör, Befolkningsregistercentralen, tfn 0295 535 022, janne.viskari(at)vrk.fi