Hur digitalisera en manuell tjänst på två dagar?

I varje organisation finns det fortfarande processer som är helt manuella. Ibland kan digitaliseringen av dem vara överraskande enkel. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata digitaliserade på två dagar anmälan om flyttspärr med hjälp av Suomi.fi-meddelanden. Vad kunde er organisation digitalisera på motsvarande sätt?

"Tidigare krävdes ett besök vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas serviceställe för att göra en flyttspärr. Vastaamos dataintrång denna höst ökade villigheten att göra mer flyttspärrar än tidigare. Vi funderade hur det kunde göras annorlunda”, berättar Jari Taipale, direktör för registertjänsterna på Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Suomi.fi-meddelanden blev myndighetens egen lösning.

”Nu är det möjligt att anmäla och ta bort flyttspärrar även elektroniskt. Ärendet kan skötas med en anmälan via Suomi.fi-meddelandena. Tjänsten kräver stark autentisering med bankkoder eller mobilcertifikat och ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden. När en person har anmält att han eller hon vill ha flyttspärr registrerar vi informationen i befolkningsdatasystemet. Efter detta kan man inte göra flyttanmälan med personens uppgifter i den elektroniska tjänsten flyttanmalan.fi eller med en blankett som fås från Posten och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata”, fortsätter Taipale.

Flyttspärren är avsedd för personer med vars uppgifter det gjorts en felaktig flyttanmälan eller som är rädda för att man med deras uppgifter gör en felaktig flyttanmälan till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. I dessa fall har personen vanligtvis förlorat sina personhandlingar eller de har stulits, och ofta har det redan gjorts en polisanmälan om saken.

Hur hjälpte Suomi.fi-meddelanden i digitaliseringsprocessen?

Digitaliseringen av tjänsten Flyttspärr påskyndandes av ett akut behov, men även av att Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata redan hade en e-postanslutning till Suomi.fi-meddelandena som skapats tidigare. Detta möjliggjorde ett snabbt sätt att skapa en ny säker elektronisk anmälningskanal för anmälan av flyttspärr.

”Tjänsten lämpar sig bra för detta användningsändamål eftersom initiativet kommer från medborgaren och begäran om flyttspärr inte kräver övriga utredningar eller bakgrundsinformation från den som begär om flyttspärr. Det viktigaste var att vi kunde identifiera den som gjorde begäran som rätt person. Eftersom användningen av Suomi.fi-meddelanden alltid kräver stark autentisering lämpar sig kanalen utmärkt för att göra anmälan. På så sätt behövde våra kunder inte längre besöka vår kundservicepunkt”, berättar Taipale.

Vilka anmälningsprocesser skulle ni kunna digitalisera?

Maria Juka-Lahdenperä, tjänsteägaren av Suomi.fi-meddelanden, uppmuntrar alla aktörer inom offentlig förvaltning att fundera över vilka anmälningsprocesser i den egen verksamhet som skulle kunna digitaliseras på ett motsvarande sätt.

”Många myndigheter har redan en e-postanslutning till Suomi.fi-meddelandena, även om den inte används aktivt. De flest kommuner är till exempel anslutna till Suomi.fi-meddelandena med en e-postanslutning.”

Vid e-postanslutning (SMTP) införs TLS-kryptering mellan organisationens postdomän och tjänsten Meddelanden. Därefter kan kundorganisationens e-postadresser skicka och ta emot meddelanden via tjänsten Meddelanden. Det är ändå inte frågan om så kallad vanlig e-post, men meddelandena transporteras med helt annan teknik och helt krypterade mellan användarens Suomi.fi-meddelanden-brevlåda och organisationens e-postdomän.
Juka-Lahdenperä efterlyser kreativt reflekterande över i hurudana fall Suomi.fi-meddelanden skulle kunna fungera som en säker elektronisk anmälningskanal.

”Vilka är sådana anmälningsprocesser hos er där medborgaren själv är initiativtagare, men behandlingen av anmälan förutsätter att organisationen måste bekräfta anmälarens identitet? Vaastamo-caset är det senaste som visar att endast begära personbeteckning inte är tillräckligt för att starkt autentisera en person. Skulle t.ex. beställning av bibliotekskort och anmälan om försvunna bibliotekskort kunna göras elektroniskt via Suomi-fi-meddelanden? Då skulle biblioteket kunna vara säkert på att anmälaren är just den vars kort begäran gäller”, funderar Juka-Lahdenperä.

På Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata krävde digitaliseringen av tjänsten Flyttspärr endast en ändring i behandlingen av de egna anmälningarna, samt fastställande av vart i organisationen man vill att anmälningarna ska komma, och vem som behandlar de anmälningar som kommer. Utöver detta måste anvisningar om hur anmälan görs via Suomi.fi-meddelandena laddas upp på nätsidorna. Som slutresultat sparades många medborgare från onödigt rännande på myndighetens servicepunkter. Samtidigt frigjordes besökstider för de ärenden där besök är nödvändigt.

Läs mer

Flyttspärr kan nu också göras elektroniskt
Vad är Suomi.fi-meddelanden?
Ibruktagande av Suomi.fi-meddelanden
Timo Salovaaras blogg: Henkilötunnusten väärinkäyttö ei lopu niitä muuttamalla (Missbruk av personbeteckningar upphör inte genom att ändra dem) (på finska)