Kuinka digitalisoida manuaalinen palvelu kahdessa päivässä?

Jokaisesta organisaatiosta löytyy prosesseja, jotka ovat yhä täysin manuaalisia. Joskus niiden digitalisoiminen voi olla yllättävänkin suoraviivaista. Digi- ja väestötietovirasto digitalisoi muuttoeston ilmoittamisen kahdessa päivässä Suomi.fi-viestien avulla. Mitä teidän organisaationne voisi digitalisoida vastaavasti?

”Aiemmin muuttoeston tekeminen vaati aina käyntiä Digi- ja väestötietoviraston palvelupaikassa. Tänä syksynä Vastaamon tietomurto lisäsi halukkuutta tehdä muuttoestoja aikaisempaa enemmän. Mietimme, miten asian voisi tehdä toisin”, kertoo rekisteripalvelujen johtaja Jari Taipale Digi- ja väestötietovirastosta.

Ratkaisuksi muodostui viraston oma palvelu, Suomi.fi-viestit.

”Nyt muuttoeston ilmoittaminen ja poistaminen on mahdollista myös sähköisesti. Asian voi hoitaa yhdellä ilmoituksella Suomi.fi-viestien kautta. Palvelu edellyttää vahvaa tunnistautumista pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella sekä Suomi.fi-viestien käyttöönottoa. Kun henkilö on ilmoittanut haluavansa muuttoeston, me merkitsemme tiedon väestötietojärjestelmään. Tämän jälkeen henkilön tiedoilla ei voi tehdä muuttoilmoitusta sähköisessä muuttoilmoitus.fi- palvelussa eikä Postista ja Digi- ja väestötietovirastosta saatavalla lomakkeella”, Taipale jatkaa.

Muuttoesto on tarkoitettu henkilöille, joiden tiedoilla on tehty väärä muuttoilmoitus tai jotka pelkäävät, että heidän tiedoillaan tehdään väärä muuttoilmoitus Digi- ja väestötietovirastolle. Yleensä näissä tapauksissa henkilö on joko kadottanut henkilödokumenttinsa tai ne on varastettu ja usein asiasta on jo tehty rikosilmoitus.

Miten Suomi.fi-viestit auttoi prosessin digitalisoimisessa?

Muuttoesto-palvelun digitalisointia edisti akuutti tarve, mutta myös se, että Digi- ja väestötietovirastolla oli jo olemassa aiemmin luotu sähköpostiliityntä Suomi.fi-viesteihin. Tämä mahdollisti nopean tavan luoda uusi tietoturvallinen, sähköinen ilmoituskanava muuttoeston ilmoituksille.

”Palvelu sopi tähän käyttötarkoitukseen hyvin, koska siinä aloite tulee kansalaiselta eikä muuttoeston pyytäminen edellytä sen pyytäjältä muita selvityksiä tai taustatietoja. Olennaista oli, että pyynnön tekijä voitiin varmasti tunnistaa oikeaksi henkilöksi. Koska Suomi.fi-viestien käyttö vaatii aina vahvan tunnistautumisen, kanava sopi ilmoituksen tekoon mainiosti. Näin asia ei enää vaatinut asiakkailtamme käyntiä asiakaspalvelupisteessämme”, Taipale kertoo.

Minkä ilmoitusprosessin te voisitte digitalisoida?

Suomi.fi-viestien palveluomistaja Maria Juka-Lahdenperä kannustaa kaikkia julkisen hallinnon toimijoita miettimään, mitä ilmoitusprosesseja omassa toiminnassa olisi mahdollista digitalisoida vastaavalla tavalla.

”Useilla viranomaisilla on jo olemassa sähköpostiliityntä Suomi.fi-viesteihin, vaikka sitä ei aktiivisesti käytetä. Esimerkiksi useat kunnat ovat liittyneet Suomi.fi-viesteihin sähköpostiliitynnällä.”

Sähköpostiliitynnässä (SMTP) organisaation sähköpostidomainin ja Viestit-palvelun välille otetaan käyttöön TLS-salaus. Sen jälkeen asiakasorganisaation sähköpostiosoitteista voi lähettää ja vastaanottaa viestejä Viestit-palvelun kautta. Kyse ei kuitenkaan ole ns. tavallisesta sähköpostista, vaan viestit kulkevat täysin eri tekniikalla ja kokonaan salattuina käyttäjän Suomi.fi-viestit-postilaatikon ja organisaation sähköpostidomainin välillä.

Juka-Lahdenperä peräänkuuluttaa luovaa pohdintaa, missä tapauksissa Suomi.fi-viestit voisi toimia turvallisena sähköisenä ilmoituskanavana.

”Mitkä teillä ovat sellaisia ilmoitusprosesseja, joissa kansalainen itse on aloitteentekijä, mutta ilmoituksen käsittely edellyttää, että organisaation pitää varmistua ilmoituksen tekijän henkilöllisyydestä? Viimeistään Vastaamo-case on nostanut esille, että pelkkä henkilötunnuksen kysyminen ei ole oikea tapa tunnistaa henkilöä vahvasti. Voisiko esim. kirjastokortin tilaaminen tai katoamisilmoitus olla tehtävissä sähköisesti Suomi.fi-viestien kautta? Tällöin kirjasto voisi olla varma, että ilmoituksen tekijä on juuri se henkilö, jonka korttia pyyntö koskee”, miettii Juka-Lahdenperä.

Muuttoesto-palvelun digitalisointi edellytti Digi- ja väestötietovirastossa vain oman ilmoitusten käsittelytavan muutosta sekä sen määrittelyä, minne ilmoitukset halutaan organisaatiossa saapuvan ja ketkä saapuvat ilmoitukset käsittelevät. Tämän lisäksi asiasta piti laatia verkkosivuille ohjeet, kuinka ilmoitus tehdään Suomi.fi-viestien kautta. Lopputuloksena säästettiin lukuisien kansalaisten turhaa juoksemista viraston palvelupaikoissa. Näin käyntiasiointiaikoja vapautui niille asioille, joissa se on välttämätöntä.

Lue lisää

Muuttoeston voi nyt tehdä myös sähköisesti
Mikä on Suomi.fi-viestit?
Suomi.fi-viestien käyttöönotto
Timo Salovaaran blogi: Henkilötunnusten väärinkäyttö ei lopu niitä muuttamalla