Tjänst för tjänstemannabefullmäktigande i Suomi.fi-fullmakter har tagits i bruk – den som använder Katso-tjänsten kan övergå till att använda Suomi.fi-fullmakter

Tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande i Suomi.fi-fullmakter har tagits i bruk den 11 juni 2020.

Tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande gör det möjligt att ge elektroniska fullmakter och uträtta ärenden åt instanser som inte kan göra elektroniska fullmakter på egen hand i Suomi.fi-fullmakter. Dessa är till exempel näringssammanslutningar, läroanstalter, församlingar, offentliga organisationer och utländska företag.

Tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande i Suomi.fi-fullmakter har genomförts av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och i det här skedet ansvarar Skatteförvaltningen för tillhandahållandet av tjänsten.

Användningen av Katso-tjänsten upphör 31.12.2020

Ibruktagande av tjänsten är ett särskilt viktigt steg i avslutandet av Katso-tjänsten, eftersom användarna av Katso-tjänsten nu kan övergå till att använda Suomi.fi-fullmakter. Användningen av Katso-tjänsten upphör den 31 december 2020.

Suomi.fi-fullmakter är en tjänst för elektroniska fullmakter där en identifierad person kan administrera både sina egna fullmakter och fullmakter för de organisationer som han eller hon representerar och för vilka personens representationsrätt kan utredas med hjälp av handels- och föreningsregistren.

I och med tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande kan även sådana företag och sammanslutningar som inte kan utreda representationsrättigheterna ur registren administrera sina fullmakter.

Vad möjliggör tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande?

Tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande gör det möjligt att ge elektroniska fullmakter och uträtta ärenden åt sådana instanser som inte kan göra elektroniska fullmakter som självbetjäning i Suomi.fi-fullmakter. Tjänsten behövs bland annat av organisationer vars representant inte har registrerats i handelsregistret: exempelvis församlingar, läroanstalter, näringssammanslutningar, dödsbon med FO-nummer, offentliga organisationer och utländska företag.

Med hjälp av tjänsten kan också personer som inte har nätbankskoder eller som annars inte kan använda elektroniska verktyg ge elektroniska fullmakter.

Registreringen av en fullmakt kan inledas genom att skicka en fullmaktsansökan jämte nödvändiga bilagor till tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande. I tjänsten registrerar tjänstemannen för sökandens räkning de fullmakter som anges i ansökan i fullmaktsregistret.

Hur görs en ansökan om fullmakt?

Via tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande kan ett företag eller en sammanslutning i första hand ansöka om fullmakter för sina anställda, av typen fullmaktsrätt. När fullmaktsrättigheterna har registrerats kan dessa personer med rätt att ge ärendefullmakter som berättigar till att uträtta ärenden som självbetjäning i Suomi.fi-fullmakter. I fortsättningen kan ett företag eller en sammanslutning alltså på egen hand administrera sina ärendefullmakter på samma sätt som till exempel företag som registrerats i handelsregistret.

I fullmaktsansökan specificeras fullmaktsgivarens och fullmaktstagarens uppgifter samt omfattningen av fullmakten (fullmaktsrätt). Fullmaktsansökan undertecknas av fullmaktsgivarens lagliga företrädare eller fullmaktsgivaren själv. Beroende på fullmaktsgivare påvisas underteckningsrätten med en eller flera handlingar som fogas till fullmaktsansökan.

Fullmaktsansökan kan lämnas in till en tjänsteman för behandling på tre olika sätt beroende på fullmaktsgivare:

• elektronisk ansökan om fullmakt: avsedd endast för finländska företag och sammanslutningar

• personliga besök: i första hand avsedda för personfullmaktsgivare

• ansökan som skickas per post: i första hand avsedd för utländska sammanslutningar för vilka bestyrkta och legaliserade handlingar krävs.

Elektronisk fullmaktsansökan:

En elektronisk fullmaktsansökan är en tjänst på webbplatsen Suomi.fi som består av tre delar:

• Beredning av fullmaktsansökan, med hjälp av vilken fullmaktsgivaren anvisas att skaffa de bilagor som krävs samt får handledning i hur fullmaktsansökan lämnas in.

• Ifyllande av fullmaktsansökan, där fullmaktsgivaren specificerar , vilka fullmakter som ges och till vem.

• Spara och skicka fullmaktsansökan. Innan ansökan skickas ska den som bereder ansökan skaffa de underskrifter och bilagor som behövs. En ansökan som beretts för detta ändamål kan sparas som halvfärdig i tjänsten.

• För att spara och skicka in ansökan krävs stark autentisering.

  Den elektroniska fullmaktsansökan kan tillsvidare inte användas av personfullmaktsgivare eller utländska företag och sammanslutningar.

Besök

Alla som behöver assisterad registrering av fullmakter kan göra det genom ett besök. Besöket kan genomföras av den som själv undertecknar fullmakten eller dennes ombud. Ombudet ska ha med sig alla nödvändiga bilagor, såsom undertecknad ansökan, i samband med besöket.

Besök kan skötas vid Skatteförvaltningens verksamhetsställen i hela landet. Skattebyråernas kontaktuppgifter hittar du på adressen: vero.fi/tietoa-verohallinnosta/yhteys-tiedot-ja-asiointi/verotoimistot/. Även under punkten ”Serviceställen” i anvisningarna för ansökan om fullmakt anges verksamhetsställenas kontaktuppgifter.

Ansökan som skickas per post

Ansökan om fullmakt kan också skickas till tjänsten per post till adressen

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
PB 1003
02151 Esbo.

Detta alternativ är i första hand avsett för utlänningar samt för de inhemska organisationer som av någon anledning inte kan använda den elektroniska fullmaktsansökan. Ansökan om fullmakt ska först fyllas i och skrivas ut i tjänsten för ansökan om fullmakt på webbplatsen Suomi.fi och nödvändiga underskrifter skaffas. Dessutom ska de övriga bifogade handlingar som krävs bifogas ansökan.

Hur kan man förbereda sig på att göra en ansökan om fullmakt?

Läs först anvisningarna omsorgsfullt. Anvisningar om tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande har publicerats i avsnittet Anvisningar och stöd i tjänsten Fullmakter på webbplatsen Suomi.fi som en del av andra allmänna anvisningar för tjänsten Fullmakter. Dessutom finns närmare anvisningar om hur man gör en fullmaktsansökan på första sidan i tjänsten för ansökan om fullmakt.

I företag och sammanslutningar som behöver tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande kan man också förbereda sig på att ansöka om fullmakt på följande sätt:

• Välj minst två personer för vilka registrering av fullmaktsrätt söks.

• Bekanta er med de era egna anvisningar för de e-tjänster där ni uträttar ärenden elektroniskt. Fäst särskild uppmärksamhet vid vilka fullmaktsärenden, ifrågavarande e-tjänst godkänner. Med fullmaktsärendet begränsar man den sökandes befogenheter.

• Om ni är användare av Katso-tjänsten, bekanta er med de e-tjänstspecifika anvisningarna på första sidan i Katso-tjänsten under punkten ”Användningen av Katso-tjänsten upphör”.

• Bestäm vilka fullmaktsärenden varje person som utnämns till person med rätt att ge fullmakter får sköta. Fullmaktsrätten kan endast ges med begränsning till vissa fullmaktsärenden, dvs. den är inte obegränsad.

• Man kan också bekanta sig med olika fullmaktsärenden som används i Suomi.fi-fullmakter på webbplatsen: suomi.fi/valtuudet/valtuusasiat.

• Fullmaktsrätten kan utöver ett fullmaktsärende allokera resurser till exempel till en viss underorganisation med hjälp av en fullmaktsspecifikation. Fullmaktsspecifikationer används dock endast i vissa fullmaktsärenden. Det lönar sig också att bekanta sig med dessa och reflektera hur de används på förhand.

• Ta reda på vilka i organisationen som är behöriga att underteckna en ansökan om fullmakt för er organisations räkning.

• Om fullmaktsansökan undertecknas för hand behöver alla undertecknare också en kopia av identitetsbeviset eller passet som bilaga. Om fullmakten som ska fogas till ansökan om fullmakt undertecknas elektroniskt med Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas organisationscertifikat eller kort för social- och hälsovården, behöver kopior av identitetsbevisen inte bifogas.

Vanliga frågor

Vi är en kommun och använder Skatteförvaltningens och FPA:s e-tjänster. Måste vi göra en anslutningsanmälan eller ansöka om tillstånd att ge tjänstemannafullmakt?

Nej. Tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande är tillgänglig för alla parter som behöver den när tjänsten öppnas utan separata anmälningar eller registreringar.

Måste man ansöka om Suomi.fi-användarnamn för att använda tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande?

Nej. I alla Suomi.fi-tjänster som kräver identifiering loggar man in med personliga verktyg för stark autentisering, såsom bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort. Detsamma gäller tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande och ansökan om fullmakt.

Under vilken övergångstid tas Katso-koderna ur bruk och Suomi.fi-identifikation blir enda alternativet?

Varje e-tjänst ersätter Katso-koden med Suomi.fi-identifikation enligt egen tidtabell. Användningen av Katso-koder upphör dock i sin helhet senast före utgången av 2020. Länkar till respektive ämbetsverks anvisningar finns på sidan på Katso-tjänstens startsida på adressen yritys.tunnistus.fi/ under punkten ”användningen av Katso-tjänsten upphör”

Vilken typ av avtal eller ansökan gör kommunen för en person med rätt att ge fullmakter?

Ansökan om fullmakt görs på blanketten i tjänsten för ansökan om fullmakt i Suomi.fi-webbtjänsten.

Hur vet jag vilka fullmakter som behövs i vår kommun?

Bekanta er med era egna anvisningar för de e-tjänster där ni uträttar ärenden elektroniskt. Om ni är användare av Katso-tjänsten, bekanta er med de e-tjänstspecifika anvisningarna på första sidan i Katso-tjänsten under punkten ”Användningen av Katso-tjänsten upphör”. Man kan också bekanta sig med olika fullmaktsärenden som används i Suomi.fi-fullmakter på webbplatsen: suomi.fi/valtuudet/valtuusasiat.

Måste kommunen ansöka om ärendefullmakter individuellt eller kan man ansöka om alla nödvändiga fullmakter på en gång?

Nödvändiga fullmakter kan sökas på en gång. Observera dock att det i fortsättningen kan godkännas nya fullmaktsärenden i e-tjänsterna, så det kan vara nödvändigt att göra fler ansökningar.

Varför behövs stark autentisering för att använda fullmakter?

Användaren identifieras starkt för att tjänstens datasäkerhet och dataskydd ska vara tillräckligt hög och fullmakterna riktas till rätt person.

Hur bevisar jag att jag kan ansöka om fullmaktsrätt för en stiftelses, förenings eller jordbrukssammanslutnings räkning?

I tjänsten för ansökan om fullmakt i Suomi.fi-webbtjänsten finns anvisningar för varje fullmaktstyp. Genom att välja ”Beredning av fullmaktsansökan” i tjänsten styrs användaren till att skaffa de rätta bilagorna och underskrifterna från de rätta instanserna samt till anvisningar för hur man lämnar in en fullmaktsansökan.

Kan man utfärda en fullmakt för ett företag som upphört med sin verksamhet?

Ja, genom att lämna in en ansökan om fullmakt. Ansökan görs i Suomi.fi-webbtjänsten i tjänsten för fullmaktsansökan,där man också får anvisningar för denna situation.

Vem ansöker om fullmaktsrätt, moderbolaget eller dotterbolaget?

Fullmaktsrätten ansöks av det bolag på vars vägnar man kommer att sköta den elektroniska ärendehanteringen i olika e-tjänster. Om bolaget i fråga är registrerat i handelsregistret och dess lagliga företrädare (representanter) har en finsk personbeteckning, kan fullmaktsrätten även ges på egen hand i Suomi.fi-fullmakter. Om det för registreringen av fullmaktsrätten behövs hjälp av tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande, ska fullmaktsansökan undertecknas av bolagets lagliga företrädare. I anvisningarna för tjänsten för ansökan om fullmakt ges anvisningar om med vilka bilagor underteckningsrätten ska bestyrkas.

Hur ansöker företagets utländska verkställande direktör om fullmaktsrätt för sig själv eller sin anställda?

I tjänsten för ansökan om fullmaktsansökan ges anvisningar om vad detta kräver. Genom att välja ”Beredning av fullmaktsansökan” i tjänsten styrs användaren till att skaffa de rätta bilagorna och underskrifterna från de rätta instanserna samt till anvisningar för hur man lämnar in en fullmaktsansökan.

Om den befullmäktigade personen är utlänning, ska han eller hon först skaffa sig ett identifieringsverktyg för identifieringstjänsten Finnish Authenticator samt tillhörande utlänningens identifikation (UID). Anvisningar för hur man skaffar en kod finns på adressen suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-tunnistuksesta.

Hur får en utländsk arbetstagare som inte har en finländsk personbeteckning fullmakt att uträtta ärenden?

Den befullmäktigade personen ska först skaffa sig ett identifieringsverktyg för identifieringstjänsten Finnish Authenticator samt tillhörande utlänningens identifikation (UID). Anvisningar för hur man skaffar en kod finns på adressen suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-tunnistuksesta. Efter detta kan personen ges fullmakt, antingen i Suomi.fi-fullmakter eller via tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande, om fullmakten inte kan ges som självbetjäning.