Suomi.fi-meddelanden har minskat mängden papperspost inom småbarnspedagogiken i Tammerfors betydligt

Tammerfors stad tog i bruk eVaka-systemet våren 2022. Nu skickas även beslut om småbarnspedagogik och förskoleundervisning med hjälp av Suomi.fi-meddelanden elektroniskt via eVaka. Ändringen minskade avsevärt antalet beslut som postades samt arbetet med postningen och gjorde de interna processerna smidigare. Utifrån de positiva erfarenheterna är man i Tammerfors förvånad över varför Meddelanden inte används i större utsträckning i kommunorganisationerna.

Tammerfors stad tog i bruk eVaka-systemet för ett par år sedan. Systemet hade tidigare år 2020 utvecklats och tagits i bruk av Esbo stad. Städerna fick tillsammans stöd av finansministeriet för att utveckla systemet. Efter Tammerfors har dessutom Uleåborg och Åbo börjat använda eVaka. För närvarande implementeras systemet även i Tammerfors åtta ramkommuner.

Suomi.fi-meddelanden har ända från början ingått i systemet och är i användning i alla användarkommuner. Alla beslut som fattas inom småbarnspedagogiken och förskoleundervisningen, till exempel beslut om platser, värderingar och avgifter, förmedlas i elektronisk form via meddelandena.

"Det ekologiska perspektivet är starkt.
När det inte går så mycket arbetstid
till postning av beslut,
sparar man in på kostnaderna.
Uppmärksamheten kan riktas bättre
mot rätt saker."

Suomi.fi-meddelanden har minskat mängden papperspost

Ibruktagningen av Suomi.fi-meddelanden har minskat mängden papperspost inom småbarnspedagogiken i Tammerfors avsevärt. Till de mottagare som inte använder Suomi.fi-meddelanden skrivs breven ut och postas direkt via Suomi.fi-tjänsten Papperspostningen tar alltså inte längre separat arbetstid från personalen inom småbarnspedagogiken i Tammerfors, när Suomi.fi-meddelanden automatiskt kan styra meddelandena som ska skickas till den elektroniska kanalen och papperspostningskanalen. I Tammerfors gläder man sig över att ändringen inte bara sparar arbetstid utan också besparar naturen. 

"Det ekologiska perspektivet är starkt här. Samtidigt sparar man naturligtvis in på kostnaderna när det inte längre går så mycket arbetstid till postning av beslut och uppmärksamheten bättre kan riktas mot rätt saker", påpekar eVaka produktägaren Heli Ketola vid Tammerfors stad.

Dessutom gläder man sig i Tammerfors över att användarna av Suomi.fi-meddelanden får besluten betydligt snabbare. Via tjänsten får vårdnadshavarna beslutet genast, medan det tar flera dagar, ibland till och med en vecka, att få beslutet som pappersbrev.

Inom kommunorganisationerna kunde Suomi.fi-meddelanden användas i ännu större utsträckning

För närvarande funderar man också på ibruktagning av eVaka i några andra kommuner och det har kommit en del förfrågningar om det, berättar Tammerfors. Av dem kunde Suomi.fi-meddelanden tas i bruk i kommunorganisationerna i betydligt större utsträckning.

"Suomi.fi-meddelanden skulle göra saker smidigare och fördelarna med tjänsten är tydliga. Förvånansvärt lite stöter man ändå på det i andra kommuners tjänster. Vi anser att användningen av det kunde vara mycket mer omfattande än i nuläget", säger Ketola.

Verksamheten blir smidigare ju fler medborgare som tar emot myndighetspost elektroniskt i Suomi.fi-meddelanden.