Suomi.fi Messages has significantly reduced the amount of paper mail in Tampere early childhood education and care – ‘Messages could benefit municipal organisations across the board’
The City of Tampere introduced the eVaka system in spring 2022. Now, decisions on early childhood education and care and pre-primary education are also delivered electronically with Suomi.fi Messages via eVaka. The change significantly reduced the number of decisions to be sent by post and work related to mailing, and it streamlined internal processes. Based on the positive experiences, the city employees are amazed why Suomi.fi Messages are not used even more extensively in municipal organisations.
The City of Tampere introduced the eVaka system a few years ago. The system had previously, in 2020, been developed and implemented by the City of Espoo. For developing the system, the cities were granted joint support from the Ministry of Finance. After Tampere, eVaka has also been implemented by Oulu and Turku. At the moment, implementations of the system are also made available in Tampere to the eight surrounding municipalities.
Suomi.fi Messages has always been part of the system and it is implemented in all participating municipalities. All decisions made in early childhood education and care and pre-primary education, such as decisions on places, values and payments, are sent electronically through the Messages.
"The ecological aspect is important in all this.
When we do not spend working time
on mailing decisions, the costs are lower.
You can focus more on real issues."
Suomi.fi Messages has reduced the amount of paper mail
The introduction of Suomi.fi Messages has significantly reduced the amount of paper mail in early childhood education and care in Tampere. For recipients who have not enabled Suomi.fi Messages, letters are printed and mailed directly through the Suomi.fi service. In other words, paper mailing no longer means separate working hours for the staff of early childhood education and care because Suomi.fi Messages can automatically direct messages to either the electronic or the paper mail channels. Tampere city employees are happy that, in addition to reducing working hours, the change also reduces their negative impact on nature.
"The ecological aspect is important in all this. Of course, at the same time the costs are lower, when we do not spend working time on mailing decisions, and you can focus more on real issues’, says Heli Ketola, eVaka Product Owner at the City of Tampere.
In addition, they are happy that people who use Messages receive decisions much faster. The service ensures the guardian gets the decision immediately, whereas it would take several days, sometimes even a week, to get a hold of the decision as a paper letter.
Municipal organisations could use Suomi.fi Messages across the board
At the moment, the employees are able to share that a few more municipalities are considering introducing eVaka, and we have received inquiries about it. They feel Suomi.fi Messages could be used considerably more in municipal organisations.
‘Yes, Suomi.fi Messages streamlines processes, and the benefits of the service are evident. However, it is surprisingly rare in the services of many other municipalities. We believe that there is great potential for new implementations across the board’, Ketola says.
The more citizens switch to receiving official mail electronically via Suomi.fi Messages, the smoother the process will become.
Are you interested? Ask us more!
The Digital and Population Data Services Agency tells you more about Suomi.fi Messages.
Contact us: [email protected]
- Privatpersoner
- Handläggningstiderna vid kundtjänsten för privatpersoner
- Äktenskap och parförhållande
- Att få eller adoptera barn
- Namnärenden
- Flytt
- Förmyndarskap
- Livsförändringar utomlands
- Flyttning i utlandet
- Registrering i Finland av ett barn som fötts utomlands
- Äktenskap som ingåtts utomlands
- Partnerskap som registrerats utomlands
- Skilsmässa som beviljats utomlands
- Namn som ändrats utomlands
- Könstillhörighet som fastställts utomlands
- Dödsfall utomlands
- Registrering av medborgarskap
- Bevarande av finskt medborgarskap
- Legalisering av utländska handlingar
- Inlämnande av utländska dokument till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
- Utlänning i Finland
- Registrering av utlänningar
- Registrering av utländska studerande
- Hemkommun
- Anvisningar till dig som kommer till Finland från Ukraina
- Guiden för arbetstagare
- Expressfil för specialsakkunniga och tillväxtföretagare
- Legaliseringsanvisning
- Inlämnande av utländska dokument
- Utlänningars flytt till Finland, inom Finland och från Finland
- Val och rösträtt
- Suomi.fi-webbtjänst
- Medborgarcertifikat och elektronisk identitet
- Registrering av anmälan om gåva
- Intyg från befolkningsdatasystemet
- Kontroll av egna uppgifter -service
- Medborgarinitiativ
- Personuppgifter i befolkningsdatasystemet
- Personbeteckning
- Utlämning av uppgifter ur befolkningsdatasystemet
- Spärrmarkering
- Övervakning och loggföring av användningen av informationen i befolkningsdatasystemet
- Fastställande av annan könstillhörighet
- Utträde ur och inträde i ett religionssamfund
- Förbud mot utlämning av personuppgifter
- Ändring av ett registrerat partnerskap till äktenskap
- Utlämning av uppgifter ur befolkningsdatasystemet
- Byggnads- och lägenhetsuppgifter i befolkningsdatasystemet
- Adresstjänst
- Medborgarrådgivning
- Tjänster av notarius publicus
- Bestyrkande av köp
- Dödsfall och bouppteckning
- Digitalt stöd för medborgare
- Blanketter
- Organisationer
- Certifikat och kort
- Befolkningsdatatjänster för organisationer
- Den offentliga förvaltningens urvals- och uppdateringstjänst
- Informationstjänster inom den privata sektorn
- BDS-ändringsgränssnittet
- Ändringsdatatjänsten
- BDSförfrågan-gränssnittet
- Webbapplikationen för BDSförfrågan
- BDSförfrågans urvalstjänster
- Revidering av personbeteckningen
- Förutsättningar för att använda befolkningsuppgifter
- Magistratregistrens söktjänster
- Upprätthållande av befolkningsdatasystemet
- Suomi.fi-tjänster
- Tjänster som främjar digitaliseringen
- Digistöd
- Förnyelse av den digitala identiteten
- Tjänster för digital säkerhet
- Tjänster av notarius publicus
- Bestyrkande av köp
- Vigselrätt
- E-tjänster
- Finnish Authenticator -identifieringstjänsten
- Anvisningar för välfärdsområdena
- Registerutdrag
- Om myndigheten
- Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
- Jobba med oss
- Kommunicera elektroniskt med oss
- Kontakt
- Aktuellt
- Automatiskt avgörandeförfarande
- Kvalitetspolicy
- Likabehandlingsplan för kunder
- Dataskydd
- Befolkningsdatasystemet
- Till medier
- Broschyrer och publikationer
- Projekten
- Förutseende och forskningssamarbete