Digi- ja väestötietoviraston ensimmäisenä toimintavuonna siirryttiin kohti digitaalisia palveluita
Vuosi 2020 oli Digi- ja väestötietoviraston ensimmäinen toimintavuosi. Väestörekisterikeskus, maistraatit ja Itä-Suomen Aluehallintovirastossa toimiva maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö yhdistyivät 1.1.2020 Digi- ja väestötietovirastoksi.
Digi- ja väestötietoviraston toiminta-ajatuksena on yhteiskunnan digitalisaation edistäminen, tietojen saatavuuden turvaaminen ja palvelujen tarjoaminen asiakkaiden elämäntapahtumiin.
Vaikka viraston tehtävät periytyivät yhdistyneistä virastoista, viraston toiminnan käynnistyminen edellytti merkittäviä muutoksia viraston organisaatioon, palveluiden tuottamiseen sekä toimintatapoihin. Viraston organisaatio ja palveluiden tuotanto on järjestetty valtakunnallisesti ja virasto toimii Suomessa 36 paikkakunnalla.
Virasto tarjoaa palveluita sekä henkilö- että organisaatioasiakkaille ja viraston palvelut jakautuvat neljään palveluryhmään: Notaari- ja oikeudellisiin vahvistuspalveluihin, holhoustoimen palveluihin, väestötietopalveluihin sekä digitaalisiin palveluihin.
Kohti digitaalisia palveluita ja asiankäsittelyä
Valtakunnalliset palveluprosessit käynnistyivät ja viraston palvelutuotannon toimintatavat ovat yhdenmukaisia. Siirtymä paperivaltaisesta asiankäsittelystä digitaaliseen käynnistettiin, ja työ jatkuu vielä vuosia.
Asiankäsittelyä ja palveluita digitalisoidaan palvelu kerrallaan. Vuonna 2020 keskeisiä asiakastoteutuksia olivat muun muassa nimenmuutosten haku sähköisesti, sähköinen Apostille-todistustilaus sekä huoltajan oikeuskoodien käyttöönotto väestötietojärjestelmässä.
Viraston asianhallinnan kehittämisessä merkittävimmät valmistuneet kohteet olivat holhoustoimen yleisten edunvalvojien tilintarkastuksen digitalisointi sekä väestötietojärjestelmästä tilattujen todistusten ja otteiden käsittelyn digitalisointi.
Lisäksi otettiin käyttöön uusi laskutusjärjestelmä sekä automatisoitiin joidenkin palveluiden laskutusta. Uusina sisäisinä toimintoina virastossa käynnistettiin kanteluiden käsittely sekä sisäinen tarkastus.
Digitaalisuuteen siirtymisen aikana osa viraston tarjoamista palveluista on ollut ruuhkaisia ja ratkaisujen käsittelyajat ovat joissakin palveluissa olleet normaalia pidemmät. Ruuhkaantumisen keskeisenä syynä on ollut työvaiheiden lisääntyminen, kun paperilla vireille tulevia asiakirjoja on skannattu tai siirretty virkailijatyönä sähköisiin taustajärjestelmiin. Toisaalta taustajärjestelmät ovat mahdollistaneet valtakunnalliset työjonot ja asiankäsittelyn tasaamisen valtakunnallisesti.
Asiakaspalvelun ajanvaraus pakolliseksi koronapandemian vuoksi
Koronapandemialla oli merkittävä vaikutus viraston toimintaan. Viraston käyntiasiointi siirrettiin maaliskuussa nopealla aikataululla pääsääntöisesti ajanvarauksella tarjottaviin käyntiaikoihin. Sillä minimoitiin odotusauloissa yhtä aikaa olevien henkilöiden lukumäärää.
Henkilöstö määrättiin valtioneuvoston antaman ohjeistuksen mukaisesti työskentelemään etänä työn niin salliessa. Samalla viraston antamissa päätöksissä siirryttiin käyttämään pääsääntöisesti sähköistä allekirjoitusta.
Lue lisää
Digi- ja väestötietoviraston toimintakertomus 2020
Toimintakertomus sisältää muun muassa arvion tavoitteiden toteutumisesta ja tilinpäätösanalyysin.
Pääjohtaja Janne Viskarin blogi: Muutos koettelee kansalaista ja virkamiestä
Lisätietoja
Digi- ja väestötietovirasto, pääjohtaja Janne Viskari, p. 0295 536 000 (vaihde)
- Privatpersoner
- Handläggningstiderna vid kundtjänsten för privatpersoner
- Äktenskap och parförhållande
- Att få eller adoptera barn
- Namnärenden
- Flytt
- Förmyndarskap
- Livsförändringar utomlands
- Flyttning i utlandet
- Registrering i Finland av ett barn som fötts utomlands
- Äktenskap som ingåtts utomlands
- Partnerskap som registrerats utomlands
- Skilsmässa som beviljats utomlands
- Namn som ändrats utomlands
- Könstillhörighet som fastställts utomlands
- Dödsfall utomlands
- Registrering av medborgarskap
- Bevarande av finskt medborgarskap
- Legalisering av utländska handlingar
- Inlämnande av utländska dokument till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
- Utlänning i Finland
- Registrering av utlänningar
- Registrering av utländska studerande
- Hemkommun
- Anvisningar till dig som kommer till Finland från Ukraina
- Guiden för arbetstagare
- Expressfil för specialsakkunniga och tillväxtföretagare
- Legaliseringsanvisning
- Inlämnande av utländska dokument
- Utlänningars flytt till Finland, inom Finland och från Finland
- Val och rösträtt
- Suomi.fi-webbtjänst
- Medborgarcertifikat och elektronisk identitet
- Registrering av anmälan om gåva
- Intyg från befolkningsdatasystemet
- Kontroll av egna uppgifter -service
- Medborgarinitiativ
- Personuppgifter i befolkningsdatasystemet
- Personbeteckning
- Utlämning av uppgifter ur befolkningsdatasystemet
- Spärrmarkering
- Övervakning och loggföring av användningen av informationen i befolkningsdatasystemet
- Fastställande av annan könstillhörighet
- Utträde ur och inträde i ett religionssamfund
- Förbud mot utlämning av personuppgifter
- Ändring av ett registrerat partnerskap till äktenskap
- Utlämning av uppgifter ur befolkningsdatasystemet
- Byggnads- och lägenhetsuppgifter i befolkningsdatasystemet
- Adresstjänst
- Medborgarrådgivning
- Tjänster av notarius publicus
- Bestyrkande av köp
- Dödsfall och bouppteckning
- Digitalt stöd för medborgare
- Blanketter
- Organisationer
- Certifikat och kort
- Befolkningsdatatjänster för organisationer
- Den offentliga förvaltningens urvals- och uppdateringstjänst
- Informationstjänster inom den privata sektorn
- BDS-ändringsgränssnittet
- Ändringsdatatjänsten
- BDSförfrågan-gränssnittet
- Webbapplikationen för BDSförfrågan
- BDSförfrågans urvalstjänster
- Revidering av personbeteckningen
- Förutsättningar för att använda befolkningsuppgifter
- Magistratregistrens söktjänster
- Upprätthållande av befolkningsdatasystemet
- Suomi.fi-tjänster
- Tjänster som främjar digitaliseringen
- Digistöd
- Förnyelse av den digitala identiteten
- Tjänster för digital säkerhet
- Tjänster av notarius publicus
- Bestyrkande av köp
- Vigselrätt
- E-tjänster
- Finnish Authenticator -identifieringstjänsten
- Anvisningar för välfärdsområdena
- Registerutdrag
- Om myndigheten
- Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
- Jobba med oss
- Kommunicera elektroniskt med oss
- Kontakt
- Aktuellt
- Automatiskt avgörandeförfarande
- Kvalitetspolicy
- Likabehandlingsplan för kunder
- Dataskydd
- Befolkningsdatasystemet
- Till medier
- Broschyrer och publikationer
- Projekten
- Förutseende och forskningssamarbete