Blogit

Muutos koettelee virkamiestä ja kansalaista

Janne Viskari Julkaisupäivä 18.3.2021 11.04 Blogit

Digi- ja väestötietoviraston perustamisen taustalla on valtion pitkäaikainen pyrkimys yhdenmukaistaa valtion virastojen toimintatapoja siten, että vireille tulevat asiat käsitellään ja ratkaistaan valtakunnallisesti yhdenmukaisella tavalla ja nojautuen valtakunnallisesti vain yhdenlaisiin periaatteisiin.

Virasto syntyi 1.1.2020, kun alueellisesti toimineet yhdeksän maistraattia ja Itä-Suomen aluehallintovirastossa toiminut Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö yhdistyivät jo aiemmin valtakunnallisena keskusvirastona toimineeseen Väestörekisterikeskukseen. Alueellinen yhdenvertaisuus ei toteutunut riittävästi, koska maistraattien asiankäsittely- ja ratkaisukäytännöt poikkesivat toisistaan. Suuri osa asiankäsittelystä tapahtui pelkästään papereiden varassa, eikä pienillä ja alueellisilla maistraateilla ollut riittäviä voimavaroja palveluiden digitalisointiin.

Paperiprosesseihin emme palaa

Meillä Digi- ja väestötietovirastossa on nyt takana opettavainen ensimmäinen vuosi. Yhdistymisen tavoite, eli toimintatapojen muuttaminen valtakunnallisesti yhdenmukaisiksi kaikessa toiminnassamme kyllä toteutui – toisaalta tiedämme hyvin, että joissakin palveluissamme käsittelyajat ovat valitettavasti pidentyneet ja oma henkilöstömme työskentelee suuressa paineessa. Näistä kummastakin olemme hyvin pahoillamme. Paikoitellen muutos on ollut raskas ja haluankin lausua suuret kiitokset erittäin sitoutuneille ja joustaville työntekijöillemme sekä kärsivällisille asiakkaillemme.

Tiesimme myös jo etukäteen, että ilman kunnollista sähköistä asianhallintaa paperiprosessin siirtäminen valtakunnallisiin työjonoihin onnistuu vain joko skannaamalla saapuvia papereita tai siirtämällä niiden sisältöä virkailijavoimin sellaisiin väliaikaisiin taustajärjestelmiin, joiden pystytys oli mahdollista nopealla aikataululla. Kumpikin näistä valtakunnallisen toiminnan edellytyksistä valitettavasti on tarkoittanut lisääntynyttä työmäärää verrattuna asian käsittelyyn ja ratkaisuun pelkästään paperisiin asiakirjoihin nojautuen. Vaikka jotkut palvelut olivat ruuhkautuneita jo aiemminkin maistraateissa, on selvää, että nykyinen puolisähköinen tapa on aiempaa työläämpi. Papereihin ei kuitenkaan ole enää paluuta, vaan katse on suunnattu eteenpäin.

Digivirasto digitalisoi palvelujaan suunnitelmallisesti

Saamme usein asiakkailta erinomaisia ehdotuksia, miten toimintaamme voisi sujuvoittaa. Osa myös aivan oikeutetusti kysyy miksemme digivirastona hyödynnä digiä omissa palveluissamme. Tästä olemme tietysti aivan samaa mieltä ja viraston tärkein kehityshanke sekä palveluidemme että oman asianhallintamme digitalisoimiseksi on toki käynnissä ja etenee. Tuloksiakin on saatu.

Väestötietojärjestelmästä tilattavien otteiden eli niin sanottujen virkatodistusten automatisointi on kehittynyt ja osan otteista saa nykyisin täysin itsepalveluna, jolloin otteen saa heti. Myös kirkosta eroamisen tai liittymisen voi hoitaa itse sähköisessä palvelussamme. Nimenmuutoksen hakeminen onnistuu nykyisin myös kätevästi netissä. Edunvalvontatoimistojen kanssa olemme siirtyneet vaihtamaan holhoukseen liittyviä tietoja suoraan järjestelmiemme välillä sen sijaan, että vastaanottaisimme kaikki asiakirjat paperisina postitse.

Nämä uudet digitaaliset toimintatavat helpottavat ja sujuvoittavat asiointia. Paljon on vielä tehtävää, jotta kaikki palvelumme ovat yhtä sujuvia. Toimintavarmat ja turvalliset järjestelmät eivät valitettavasti rakennu hetkessä ja vuosikin on näin suuressa muutoksessa lyhyt aika. Emme suostu tinkimään järjestelmien laadusta ja turvallisuudesta, kun niissä käsitellään arkaluontoisiakin henkilötietoja. Henkilötietojen turvallinen käsittely ja asiakkaiden luottamus ovat toimintamme perusta.

Mittarit kertovat luottamuksesta

Jotkut palvelumme ovat ruuhkautuneet, mutta nekin toimivat. Teemme kaikkemme, jotta saisimme asiat käsiteltyä kohtuullisen ajan puitteissa ja kuromme koko ajan käsittelyaikoja lyhemmiksi. Esimerkiksi holhousasioissa olemme tekemisissä ihmisten perusoikeuksien kanssa. On selvää, että ketään ei jatkossakaan määrätä edunvalvontaan ilman, että asia on huolellisesti tutkittu – toisaalta on myös selvää, että ratkaisujen käsittelyajat eivät saa kohtuuttomasti vaikeuttaa kenenkään arkea.

Ruuhkiin on monia syitä ja siten myös monia ratkaisuja. Esimerkiksi nimilain muuttumisen jälkeen yhä useampi tahtoi muuttaa nimeään, mikä näkyy virastossamme kasvaneena työjonona. Tai syksyllä Vastaamon tietomurron seurauksena moni kansalainen tahtoi estää henkilötietojensa luovutuksen väestötietojärjestelmästä. Varmastikin on niin, että sen paremmin meidän kuin muidenkaan virastojen toiminta ei aina mukaudu kaikkiin tilanteisiin niin nopeasti kuin toivottaisiin. Toisaalta tämä hallinnon jähmeys ja pyrkimys tasalaatuisuuteen tarkoittaa myös, että suomalaiseen hallintoon ja sen takaamaan oikeusturvaan voi kaikissa oloissa luottaa – vaikka toisinaan asiat valitettavasti kestävätkin, niin Suomessa jonon ohi ei pääse rahalla tai muilla epäasiallisilla keinoilla.


Blogin kirjoittaja Janne Viskari on Digi- ja väestötietoviraston pääjohtaja.

Blogi Janne Viskari asiakaspalvelu