Hur vet jag om min organisation är skyldig eller har rätt att använda Suomi.fi-meddelanden?

Användningen av Suomi.fi-meddelanden ökar just nu mycket snabbt. Antalet medborgare som använder tjänsten har ökat med cirka en miljon på ett år, och nu använder redan över 2,5 miljoner personer Suomi.fi-meddelanden. Samtidigt har ett stort antal organisationer tagit i bruk tjänsten och skickar meddelanden och handlingar till sina kunder via Suomi.fi meddelanden.

Tillväxten accelererar ytterligare 2026 när lagen om digital prioritering av officiell post träder i kraft. I och med lagen når myndigheterna över 4 miljoner personer med Suomi.fi-meddelanden. Detta minskar behovet av papperspost, sänker kostnaderna och påskyndar meddelandeflödet.

På grund av det snabbt ökande antalet användare och den kommande lagändringen funderar många organisationer redan på om de borde se användningen av Suomi.fi-meddelanden som deras skyldighet eller endast som användningsrätt. Detta meddelande klargör den egna organisationens ställning.

Är min organisation skyldig att använda Suomi.fi-meddelanden?

Suomi.fi-meddelanden är den offentliga förvaltningens elektroniska meddelandetjänst, och dess användning regleras av lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016). De organisationer som är skyldiga att använda tjänsten har en lagstadgad skyldighet till detta, medan organisationer med användningsrätt har möjlighet använda den för att sköta sina lagstadgade uppgifter.  

Skyldigheten att använda tjänsten innebär att organisationen ska använda Suomi.fi-meddelanden för att sköta sina lagstadgade uppgifter. 

Följande organisationer är skyldiga att använda tjänsten:​​​​​​​

• Statliga förvaltningsmyndigheter, ämbetsverk, inrättningar och affärsverk
• Välfärdsområden
• Kommunala myndigheter, inbegripet samkommuner, när de fullgör lagstadgade uppgifter
  • OBS! Ålands kommuner har rätt att använda Suomi.fi-meddelanden, men ingen skyldighet att göra det.
• Domstolar och andra rättskipningsorgan

Från och med 2026 ska organisationer som är skyldiga att använda tjänsten i första hand skicka delgivningar till Suomi.fi-meddelanden. 

Delgivningar är bl.a. 

• beslut
• notifikationer (t.ex. om utförande av inspektion eller hörande)
• kallelser (t.ex. till hörande av vittne eller till ett tillfälle där en part lägger fram en muntlig utredning)
• annan handling som påverkar handläggningen av ärendet (t.ex. uppmaning om komplettering, inspektionsberättelse, ankomstanmälan för handlingen, uppskattning av tidpunkten för beslutet)

Utöver delgivningar kan organisationer också använda tjänsten för annan kundkommunikation, såsom tidsbokningsbekräftelser, räkningar, påminnelser och begäranden om tilläggsuppgifter.

Har min organisation rätt att använda Suomi.fi-meddelanden?

Organisationer med användningsrätt får använda Suomi.fi-meddelanden, men det är inte obligatoriskt. 

Användningsrätten grundar sig på att organisationen sköter en lagstadgad offentlig förvaltningsuppgift. Privata organisationer kan inte använda tjänsten om de inte har tilldelats en offentlig förvaltningsuppgift.

Organisationer med användningsrätt kan exempelvis vara:

• Samkommuner (beroende på uppgift)
• Olika ägarbaserade läroinrättningar
• Pensions- och försäkringsbolag som sköter lagstadgade uppgifter
• Andra organisationer som anförtrotts en offentlig förvaltningsuppgift

När så många organisationer med användningsrätt som möjligt använder Suomi.fi-meddelanden får medborgarna post från så många organisationer som möjligt till en datasäker plats. 

Organisationen kan i sin tur säkerställa att det skickade meddelandet når mottagaren. Här hjälper Suomi.fi-meddelandenas statusuppgifter, med vilka man kan följa hur elektroniska meddelanden förmedlas till mottagaren. 

Andra fördelar med att använda Suomi.fi-meddelanden har sammanställts i vår blogg ”9 sätt på vilka er organisation har nytta av digital myndighetskommunikation”. 

Exempel på användningsfall för organisationer med användningsrätt

Nedan följer exempel på hurdana organisationer som har användningsrätt och vilka saker de kan skicka till Suomi.fi-meddelanden:​​​​​

• miljötjänster: meddelande om vattenmätaravläsningar
• kyrkliga samfälligheter: centralregistrets kundmeddelanden
• pensionsbolag: egna pensionsuppgifter, arbetspensionsutdrag, försäkrings- och pensionstjänster
• landskapsförbund: ärenden som gäller landskapsplanläggning  
• samkommuner för avfallshantering: beslut och fakturor i anslutning till avfallshantering
• samkommuner för utbildning: beslut och handlingar som gäller studerande 
• försäkringsanstalter: meddelanden om arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring

Dessa exempel visar att Suomi.fi-meddelanden i stor utsträckning lämpar sig för olika lagstadgade processer: från ärendehantering till meddelande av beslut och kundkommunikation.

Hur kan din organisation använda av Suomi.fi-meddelanden?

• ​​​​​​​Läs hur andra organisationer har fått nytta av Suomi.fi-meddelanden: https://dvv.fi/asiakastarinat
• Delta i Suomi.fi-meddelandenas stödklinker, där vi erbjuder stöd och handledning kring frågor om införande och användning av Suomi.fi meddelanden: https://kehittajille.suomi.fi/aktuell/stod-for-organisationer-for-ibruktagande-av-suomi-fi-meddelanden-anmal-dig-till-de-stodkliniker-som-ordnas-under-varen-2026
• Vid behov kan du också kontakta experter vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata på [email protected]