Mistä tiedän, onko organisaatiollani velvollisuus vai oikeus käyttää Suomi.fi-viestejä?

Suomi.fi-viestien käyttö kasvaa tällä hetkellä erittäin nopeasti. Palvelua käyttävien kansalaisten määrä on noussut vuoden aikana noin miljoonalla, ja nyt Suomi.fi-viestejä käyttää jo yli 2,5 miljoonaa henkilöä. Samalla suuri määrä organisaatioita on ottanut palvelun käyttöönsä ja lähettää asiakkailleen viestejä ja asiakirjoja Suomi.fi-viestien kautta.

Kasvu kiihtyy entisestään vuonna 2026, kun laki viranomaispostin ensisijaisesta sähköisestä vastaanottamisesta tulee voimaan. Sen myötä viranomaiset tavoittavat Suomi.fi-viestien kautta arviolta yli 4 miljoonaa henkilöä. Tämä vähentää paperipostin tarvetta, pienentää kustannuksia ja nopeuttaa viestien kulkua.

Nopeasti kasvavien käyttäjämäärien ja tulevan lakimuutoksen vuoksi moni organisaatio pohtii nyt, koskeeko Suomi.fi-viestien käyttö heitä velvollisuutena vai käyttöoikeutena. Tämä tiedote auttaa tunnistamaan oman organisaation aseman.

Pitääkö organisaationi käyttää Suomi.fi-viestejä?

Suomi.fi-viestit on julkishallinnon sähköinen viestipalvelu, jonka käyttöä säätelee laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016). Käyttövelvollisilla organisaatioilla velvoite on lakisääteinen, kun taas käyttöoikeutetuilla on mahdollisuus hyödyntää palvelua lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseen.  

Käyttövelvollisuus tarkoittaa, että organisaation on käytettävä Suomi.fi-viestejä laissa säädettyjen tehtävien hoitamisessa.

Käyttövelvollisia organisaatioita ovat:

• Valtion hallintoviranomaiset, virastot, laitokset ja liikelaitokset
• Hyvinvointialueet
• Kunnalliset viranomaiset, mukaan lukien kuntayhtymät, kun ne hoitavat lakisääteisiä tehtäviä
  • HUOM! Ahvenanmaan kunnilla on velvollisuuden sijaan oikeus käyttää Suomi.fi-viestejä.
• Tuomioistuimet ja muut lainkäyttöelimet

Vuodesta 2026 alkaen käyttövelvollisten organisaatioiden tulee lähettää tiedoksiannot ensisijaisesti Suomi.fi-viesteihin.

Tiedoksiantoja ovat mm.

• päätökset
• ilmoitukset (esim. tarkastuksen suorittamisesta tai kuulemisesta)
• kutsut (esim. todistajan kuulemiseen tai tilaisuuteen, jossa asianosainen esittää selvitystä suullisesti)
• muu asian käsittelyyn vaikuttava asiakirja (esim. täydennyskehotus, tarkastuskertomus, asiakirjan saapumisilmoitus, arvio päätöksen antamisajankohdasta)

Tiedoksiantojen lisäksi palvelua voi käyttää myös muuhun asiakasviestintään, kuten ajanvarausvahvistuksiin, laskuihin, muistutuksiin ja lisätietopyyntöihin.

Onko organisaatiollani oikeus käyttää Suomi.fi-viestejä?

Käyttöoikeutetut organisaatiot puolestaan saavat käyttää Suomi.fi-viestejä, mutta niiden käyttö ei ole pakollista.

Käyttöoikeus perustuu siihen, että organisaatio hoitaa lakisääteistä julkista hallintotehtävää. Yksityiset organisaatiot eivät voi käyttää palvelua, ellei heille ole annettu julkista hallintotehtävää.

Käyttöoikeutettuja voivat olla esimerkiksi:

• Kuntayhtymät (tehtävästä riippuen)
• Eri omistuspohjaiset oppilaitokset
• Eläke- ja vakuutusyhtiöt, jotka hoitavat lakisääteisiä tehtäviä
• Muut organisaatiot, joille on uskottu julkinen hallintotehtävä

Kun mahdollisimman moni käyttöoikeutettu organisaatio käyttää Suomi.fi-viestejä, kansalaiset saavat mahdollisimman monen organisaation lähettämää postia yhteen tietoturvalliseen paikkaan.

Organisaatio puolestaan pystyy varmistamaan, että lähetetty viesti tavoittaa vastaanottajan. Tässä auttaa Suomi.fi-viestien tilatiedot, joiden avulla sähköisten viestien kulkeutumista vastaanottajalle pystyy seuraamaan.

Muita Suomi.fi-viestien käytön hyötyjä on koottu blogiimme ”9 syytä, miten organisaationne hyötyy digitaalisesta viranomaisviestinnästä”.

Esimerkkejä käyttöoikeutettujen organisaatioiden käyttötapauksista

Alla esimerkkejä siitä, minkälaiset organisaatiot ovat käyttöoikeutettuja ja millaisia asioita ne voivat lähettää Suomi.fi-viesteihin:

• ympäristöpalvelut: vesimittarilukemien ilmoittaminen
• seurakuntayhtymät: keskusrekisterin asiakasviestit
• eläkeyhtiöt: omat eläketiedot, työeläkeotteet, vakuutus- ja eläkepalvelut
• maakuntaliitot: maakuntakaavoitukseen liittyvät asiat  
• jätehuollon kuntayhtymät: jätehuoltoon liittyvät päätökset ja laskut
• koulutuskuntayhtymät: Opiskelijoihin liittyvät päätökset ja asiakirjat 
• vakuutuslaitokset: työtapaturma- ja ammattitautivakuuttamisen liittyvät viestit

Nämä esimerkit osoittavat, että Suomi.fi-viestit sopivat laajasti eri lakisääteisiin prosesseihin: asianhallinnasta päätösten toimittamiseen ja asiakasviestintään.

Miten sinun organisaatiosi voisi hyödyntää Suomi.fi-viestejä? 

• Lue, miten muut organisaatiot ovat hyötyneet Suomi.fi-viestien käytöstä: https://dvv.fi/asiakastarinat 
• Osallistu Suomi.fi-viestien tukiklinikoille, joilla tarjoamme tukea ja ohjausta Suomi.fi-viestien käyttöönottoon ja käyttöön liittyvissä kysymyksissä: https://kehittajille.suomi.fi/ajankohtaista/tukea-organisaatioille-suomi-fi-viestien-kayttoonottoon-ilmoittaudu-kevaan-2026-tukiklinikoille 
• Tarvittaessa voit myös ottaa yhteyttä Digi- ja väestötietoviraston asiantuntijoihin [email protected]