Rosa Arola gör det smidigare att uträtta ärenden under livets svåraste stunder

Rosa Arola, som trivts i den offentliga förvaltningens organisationer redan i tjugo år, motiveras mest av uppgifter som leder till en smidigare vardag och ärendehantering för medborgarna. På just detta fokuserar hon nu i rollen som projektchef vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Rosa, som vunnit sina sporrar vid Statskontoret och Valtori, kom för drygt tio år sedan till Befolkningsregistercentralen för att utveckla Suomi.fi-tjänsten och dess elektroniska ärendehantering för medborgare och samfund. 

Rosa har trivts i sitt arbete vid Befolkningsregistercentralen och senare vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Under resans gång har karriärutvecklingen sett bra ut och utvecklingsmöjligheterna varit många.  

– Redan den första rollen som utvecklingschef var mycket utmanande och jag fick visa framfötterna i byggandet av nya tjänster. Jag har fått göra många omväxlande helheter av olika storlek och dessutom har jag fått arbeta som gruppchef för flera team, beskriver Rosa. 

Smidigare ärendehantering för närstående

Just nu jobbar Rosa med en intressant utmaning, då hon blivit ombedd att leda ett projekt inom regeringsprogrammet där målet är att göra det smidigare att sköta ärenden efter en avliden anhörig.  

– Att genomföra ett projekt som hör till regeringsprogrammet har alltid särskilt stor betydelse för ämbetsverket. Arbetet är förstås också meningsfullt även för mig själv, eftersom jag hjälper människor att klara av en belastande situation så smidigt som möjligt. När en närstående dör vill man inte belasta den anhöriga mer än nödvändigt. 

Projektet som inleddes i början av 2024 automatiserar den nuvarande processen för förvaltning av dödsbon. I framtiden ska till exempel släktutredningen automatiseras och medborgaren behöver inte hämta uppgifter från olika instanser på papper. 

– Vi vill förtydliga myndighetens roll i processen och klargöra för medborgarna var processen börjar och vad som händer härnäst. En sådan förändring har saknats länge och jag tror att den underlättar för de anhöriga när de befinner sig på en ledsam plats i livet, förklarar Rosa. 

Vi alla berörs av en anhörigs död i något skede under livet. Varje år avlider i Finland i genomsnitt 60 000 personer och skötseln av ett enskilt dödsbos ärenden berör ännu fler.

Tjänstestarten närmar sig

I projektet ansvarar Rosa för all organisering och planering, budgeten sam tillhörande risker, kommunikation, arbete med intressentgrupper och leverantörssamarbete. Hon rapporterar också projektet till ledningen. Allt som allt ingår i MDB:s projektteam ett tjugotal personer. 

Projektet som pågått i två år är just nu inne i en viktig definitionsfas. Det finns många rörliga delar och arbetet är intensivt, eftersom utvecklingsarbetet görs av två ämbetsverk tillsammans och lagstiftningsarbetet länge gjordes samtidigt som systemutvecklingen.  

– För mig är den viktigaste uppgiften i projektet just nu att styra den tekniska utvecklingen, eftersom både MDB:s och Skatteförvaltningens team deltar i detta. Ämbetsverken kan tyckas vara lika, men att samordna deras utvecklingsarbete är ett stort åtagande med många utmaningar. 

Lagstiftningsändringarna som är väsentliga för att tjänsten ska kunna förverkligas gick till riksdagen för behandling under våren 2026. Det uppskattas att tjänsten kan tas i bruk under våren 2027.  

– Vi vill förändra ärendehanteringen så att den tjänar medborgarna bättre. Det kräver att organisationer tar sig ut ur gamla silor. Redan i detta skede har processen varit mycket lärorik, säger Rosa.

Avsked från byråkratin  

Rosa önskar att en medborgare som vänder sig till den offentliga förvaltningen för att sköta ärenden blir bemött av smidiga förfaranden. Man vill inte att medborgarna ska hamna i byråkratins kvarnar.  

– Jag har alltid lockats av det här arbetsfältet och av att arbeta i samhällets tjänst. Jag har en kundorienterad tjänstemans själslandskap och jag vill bidra med smart planerade och effektiva tjänster i samhället som underlättar människors liv. 

Utöver sin nuvarande roll har Rosa chefsuppgifter och uppgifter inom utveckling av projektledningen vid ämbetsverket. Arbetsgivaren får beröm för att ha erbjudit studiemöjligheter. 

– Jag rekommenderar vuxenutbildning för alla – det är ett bra sätt att uppdatera den egna hjärnan. Hos oss stöder arbetsgivaren mina studier i kunskapsbaserad ledning på ett fint sätt. Även om jag inte tog ut någon egentlig studieledighet kunde jag ta studiedagar vid sidan av arbetet som var guld värda. 

Det bästa med MDB är ändå människorna. 

– Hos oss genomförs projekten alltid i team med expertis från flera områden, så jag får arbeta mångsidigt med alla möjliga experter och toppenindivider. I deras sällskap lär jag mig ständigt något nytt!