Hur sammanställer Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata olika organisationers behov?

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata erbjuder gemensamma tjänster för samhällets digitalisering från BDS-tjänster till certifikat och Suomi.fi-tjänster. Användare av tjänsterna är både stora och små kommuner, ämbetsverk, välfärdsområden och aktörer inom den privata och tredje sektorn.

Användargruppsverksamheten spelar en viktig roll när det gäller att samordna olika organisationers behov och önskemål. I de grupper som varit verksamma sedan 2019 har man skapat en dialoginriktad, inkluderande och lösningsorienterad anda.   

Mycket viktig kundförståelse från användargrupperna samt synpunkter på utveckling och prioritering

MDB får värdefull respons och förslag från användargrupperna för att utveckla och prioritera tjänsterna. Personer från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata som ansvarar för att utveckla tjänsterna och för kundarbetet deltar i användargrupperna. 

Serviceägaren Maria Juka-Lahdenperä anser att responsen från användargrupperna är viktig, särskilt eftersom MDB producerar gemensamma stödtjänster för den offentliga förvaltningen. 

–  I användargrupperna hör vi vad som tilltalar våra kunder och vilka behov olika organisationer har. Responsen hjälper oss att bättre än tidigare stöda organisationerna och utveckla våra tjänster på ett kundorienterat sätt. När vi diskuterar saken tillsammans framkommer också bra lösningsförslag. 

Specialsakkunnig Elina Palomies, som hör till MDB:s grupp för digitala lösningar, berättar att gruppen har haft en aktiv roll i användargrupperna. 

– Vi vill hjälpa och stöda kunderna att utveckla digitala tjänster med hjälp av Suomi.fi-tjänsterna och andra tjänster som MDB erbjuder. Gemensamt arbete och utveckling i användargrupperna har ökat samförståendet enormt mycket på båda sidor.

Kunderna lär sig också av varandra och främjar saker tillsammans

Palomies bedömer att användargrupperna har varit ett fungerande kundforum där man delar information med varandra. Kunderna får insikter av andra organisationers erfarenheter om hur de kan utnyttja MDB:s tjänster. 

– Användargruppen hjälper organisationerna att nätverka med varandra och dela upplevelser av ibruktagandet, utnyttjandet och användningen av tjänsterna. I gruppen kan man fråga om lösningarnas detaljer.

Vid samma bord har kunderna också hittat saker som kan främjas tillsammans, såsom att utnyttja Informationsleden. 

–  Deltagarna har fått värdefull information av varandra, till exempel om hurdan information som är värdefull för andra organisationer. I fortsättningen tänker organisationerna göra ny information tillgänglig för andra organisationer i Informationsleden. 

Användargrupper inom kommunen och staten har också slagits samman sinsemellan för att fundera på ett mer omfattande utnyttjande av Informationsleden över förvaltningsgränserna. På så sätt har olika aktörer kunnat dela förståelse och öka sin egen och andras kunskap.

Användargrupperna har fungerat sedan 2019 

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata inledde ett systematiskt samarbete med användargrupper som hör till olika kundsegment 2019. Varje användargrupp har ett tiotal permanenta medlemmar.

Till kommunernas användargrupp hör kommuner från olika delar av Finland, från lilla Sibbo till Helsingfors. Ämbetsverken, välfärdsområdena samt den privata och tredje sektorn har egna grupper.