Birkalands välfärdsområde effektiviserar kundkommunikationen med Suomi.fi-meddelanden

Birkalands välfärdsområde beslöt att stegvis övergå till elektronisk kommunikation med hjälp av Suomi.fi-meddelanden. Målet med förändringen är att göra kommunikationen smidigare, nå kunderna snabbare, underlätta vårdpersonalens arbete och uppnå kostnadsbesparingar. Samtidigt ville man möjliggöra en smidig övergång till i första hand digital myndighetspost under 2026.

Suomi.fi-meddelanden kompletterar och ersätter den traditionella kommunikationen

Under 2025 skickade Birkalands välfärdsområde mer än 13 000 meddelanden via Suomi.fi-meddelanden. I slutet av hösten 2025 togs man i bruk Istekkis applikation Viima för att skriva meddelanden. Applikationen gör det möjligt att utöver enskilda Suomi.fi-meddelanden även skicka stora volymer meddelanden till en stor kundgrupp.

– Birkalands välfärdsområde skickar e-post till sina kunder via Suomi.fi-meddelanden. All information som kunden behöver finns i Suomi.fi-meddelanden. Med meddelandeskrivarapplikationen är det också möjligt att skicka större mängder meddelanden med Suomi.fi-meddelandens REST-gränssnitt, till exempel kallelser till bröstcancerscreening. Meddelanden till kunder som inte har tagit Suomi.fi-meddelanden i bruk styrs automatisk via Suomi.fi-meddelanden till pappersposten tack vare utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten. Birkalands välfärdsområde behöver inte som avsändare specificera om brevet ska skickas till kunden som papperspost eller elektroniskt, eftersom utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten sköter sorteringen för vår del, berättar Aino Nokelainen, planeringschef vid Birkalands välfärdsområde.

Dessutom har man utnyttjat Suomi.fi-meddelanden för att påminna om bokade tider bland annat i samband med ålderskontroller. Man planerar att i mån av möjlighet utvidga användningen till att omfatta alla meddelanden med stora volymer, såsom information om ändringar i klientavgifterna för hemvårdsklienter.

Besparingar, smidighet och bättre räckvidd med Suomi.fi-meddelanden

Även om Birkalands välfärdsområde än så länge bara har en kort erfarenhet av att använda Suomi.fi-meddelanden kan man redan tydligt se fördelar. I början av 2026 skickade Birkalands välfärdsområde cirka 4 000 Suomi.fi-meddelanden via Suomi.fi-meddelanden, av vilka cirka 48 procent skickades till mottagaren i elektroniskt format. Tidigare har ett pappersbrev kunnat kosta flera gånger mer jämfört med ett brev som skickats via utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten (TKJ) som konkurrensutsatts av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Det uppstår besparingar även om alla meddelanden ännu inte styrs elektroniskt till mottagaren i brevlådan för Suomi.fi-meddelanden.

Det förväntas att yrkesutbildade personernas arbetstid sparas avsevärt när postningen av stora mängder meddelanden flyttas till Suomi.fi meddelanden. Kund- och patientkommunikationen är snabbare och når säkrare fram.

Det krävs nytt tänkande och ny praxis för att vänja sig vid Suomi.fi-meddelanden

Ett lyckat genomförande av förändringen förutsätter att hela organisationen tillägnar sig ett nytt tänkesätt. Därför framhävs förändringskommunikationen och att förändringen görs till en del av vardagen för välfärdsområdets yrkesutbildade.

– Det har varit viktigt att påminna de yrkesutbildade om att de inte väljer kundens kommunikationskanal. Kunden bestämmer alltid själv om hem vill ta emot meddelanden elektroniskt, elektroniskt, berättar Nokelainen.

Informationsutbytet inom organisationen i frågor som gäller Suomi.fi-meddelanden säkerställs på många olika sätt. Olika regelbundna evenemang, såsom chefs- och personalinformationstillfällen, digitala morgonkaffestunder och ett omfattande nätverk av digitala kontaktpersoner ger stöd i vardagliga frågor.  Dessutom är det interna intranätet en viktig kommunikationskanal så att alla får en gemensam förståelse om förändringen.

Kundkommunikationen genomförs i nära samarbete med kommunikationen och i den utnyttjas i stor utsträckning Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas (MDB) färdiga kommunikationsmaterial. Materialet används bland annat på verksamhetsställenas infoskärmar. Övergången till digital myndighetspost ingår i det riksomfattande ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden. Birkalands välfärdsområde vill kommunicera om ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden i samma rytm som den nationella kommunikationen, så att kundkommunikationen är enhetlig och sker aktuellt i linje med MDB:s kommunikation.

Mot framtiden – kontrollerad utvidgning och utveckling utifrån erfarenheterna

I och med ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden har Birkalands välfärdsområde identifierat utmaningar och utvecklingsobjekt. Vid sidan av ibruktagandet fortsätter systemutvecklingen så att tjänsten allt bättre motsvarar organisationens behov.

Särskilt behovet av att kombinera flera bilagor till en PDF-fil och att kunna se om klienten använder den elektroniska postlådan har framkommit som tydliga behov. Möjligheten att följa statusuppgifterna för att säkerställa att meddelandet har gått fram är även den en viktig funktionalitet. Dessa funktionaliteter vidareutvecklas i samarbete med systemleverantören Istekki. 

Nokelainens meddelande till andra organisationer är tydligt: ”Ta djärva steg framåt. Suomi.fi-meddelanden effektiviserar processerna och ger besparingar både ekonomiskt och tidsmässigt.”