Pirkanmaan hyvinvointialue tehostaa asiakasviestintää Suomi.fi-viestien avulla

Pirkanmaan hyvinvointialueella päätettiin siirtyä vaiheittain kohti sähköistä viestintää Suomi.fi-viestien avulla. Muutoksen tavoitteena on sujuvoittaa viestintää, tavoittaa asiakkaat nopeammin, helpottaa ammattilaisten työtä ja saavuttaa kustannussäästöjä. Samalla haluttiin mahdollistaa sujuva siirtymä ensisijaisesti digitaaliseen viranomaispostiin vuoden 2026 aikana.

Suomi.fi-viestit täydentävät ja korvaavat perinteistä viestintää

Pirkanmaan hyvinvointialue lähetti vuoden 2025 aikana Suomi.fi-viestien kautta yli 13 000 viestiä. Loppusyksystä 2025 saatiin käyttöön Istekin Viima-viestinkirjoitussovellus, joka mahdollistaa yksittäisten viestien lähettämisen lisäksi myös suurivolyymiset, laajalle asiakasjoukolle lähetettävät viestit.

– Pirkanmaan hyvinvointialue lähettää asiakkailleen postia sähköisesti Suomi.fi-viesteihin. Kaikki asiakkaan tarvitsema tieto löytyy Suomi.fi-viesteistä. Viestinkirjoitussovelluksen avulla on mahdollista lähettää Suomi.fi-viestien REST-rajapinnalla myös suurempia viestimääriä, esimerkiksi rintasyövän seulontakutsuja. Niille asiakkaille, joilla ei ole Suomi.fi-viestit käytössä, viestit ohjautuvat automaattisesti Suomi.fi-viestien kautta paperipostiin tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelun ansiosta. Pirkanmaan hyvinvointialueen ei lähettäjänä tarvitse eritellä, meneekö kirje asiakkaalle paperipostitse vai sähköisenä, sillä Suomi.fi-viestien kautta paperipostiin tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelu hoitaa lajittelun puolestamme, sanoo Pirkanmaan hyvinvointialueen suunnittelupäällikkö Aino Nokelainen.

Lisäksi Suomi.fi-viestejä on hyödynnetty ajanvarausmuistutuksiin muun muassa ikäkausitarkastusten yhteydessä. Suunnitteilla on laajentaa käyttöä mahdollisuuksien mukaan kaikkiin suurivolyymisiin viesteihin, kuten kotihoidon asiakkaiden asiakasmaksumuutoksista informoimiseen.

Suomi.fi-viesteillä säästöjä, sujuvuutta ja parempaa tavoittavuutta

Vaikka Pirkanmaan hyvinvointialueella on kokemusta Suomi.fi-viestien käytöstä vasta lyhyeltä ajalta, hyödyt ovat jo selvästi näkyvissä. Alkuvuodesta 2026 Pirkanmaan hyvinvointialue lähetti Suomi.fi-viestien kautta noin 4 000 viestiä, joista noin 48 % lähti vastaanottajalle sähköisessä muodossa. Aikaisemmin yksi paperikirje on saattanut maksaa moninkertaisesti verrattuna Digi- ja väestötietoviraston kilpailuttaman tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelun (TKJ) kautta lähetettyyn kirjeeseen. Säästöä syntyy, vaikka kaikki viestit eivät ohjautuisi vielä vastaanottajalle sähköisesti Suomi.fi-viestien postilaatikkoon.

Ammattilaisen työaikaa odotetaan säästyvän merkittävästi, kun suurien viestimäärien lähetys siirtyy Suomi.fi-viesteihin. Asiakas- ja potilasviestintä on nopeampaa ja varmemmin perillä.

Suomi.fi-viesteihin totuttelu edellyttää uutta ajattelu- ja toimintatapaa

Muutoksen onnistunut toteuttaminen edellyttää uudenlaisen ajattelutavan omaksumista koko organisaatiossa. Siksi muutosviestintä ja muutoksen vieminen osaksi hyvinvointialueen ammattilaisten arkea korostuu.

– On ollut tärkeää muistuttaa ammattilaisia siitä, että he eivät tee kanavavalintaa asiakkaan puolesta. Asiakas päättää aina itse, haluaako vastaanottaa viestit sähköisesti, Nokelainen kertoo.

Organisaation sisäinen tiedonkulku Suomi.fi-viestien käyttöön liittyvissä asioissa varmistetaan monin eri tavoin. Erilaiset säännölliset tilaisuudet, kuten esihenkilö- ja henkilöstöinfot, digiaamukahvit ja laaja digiyhdyshenkilöverkosto tukevat arjen kysymyksissä.  Lisäksi sisäinen intra on tärkeä viestintäkanavana, jotta kaikille muodostuu yhteinen ymmärrys muutoksesta.

Asiakasviestintää toteutetaan tiiviissä yhteistyössä viestinnän kanssa ja siinä hyödynnetään laajasti Digi- ja väestötietoviraston (DVV) valmiita viestintämateriaaleja. Materiaaleja käytetään muun muassa toimipisteiden infonäytöillä. Siirtymä digitaaliseen viranomaispostiin on osa Suomi.fi-viestien valtakunnallista käyttöönottoa. Pirkanmaan hyvinvointialue haluaa viestiä Suomi.fi-viestien käyttöönotosta samassa rytmissä kansallisen viestinnän kanssa, jotta asiakasviestintä on yhtenäistä ja ajantasaisesti linjassa DVV:n viestinnän kanssa.

Kohti tulevaa – hallittua laajentamista ja kehittämistä kokemusten pohjalta

Suomi.fi-viestien käyttöönoton myötä Pirkanmaan hyvinvointialueella on tunnistettu haasteita ja kehityskohteita. Käyttöönottojen rinnalla järjestelmäkehitystä jatketaan, jotta palvelu vastaa yhä paremmin organisaation tarpeisiin.

Erityisesti esille on noussut tarve yhdistää useita liitteitä yhdeksi PDF-tiedostoksi sekä saada näkyviin, onko asiakkaalla sähköinen postilaatikko käytössä. Myös tilatietojen seuraaminen on tärkeä toiminnallisuus, jonka keinoin voidaan varmistua viestin perillemenosta. Näitä toiminnallisuuksia jatkokehitetään yhteistyössä järjestelmätoimittaja Istekin kanssa. 

Nokelaisen viesti muille organisaatioille on selkeä: “Rohkeasti vain eteenpäin. Suomi.fi-viestit tehostavat prosesseja ja tuovat säästöjä sekä rahallisesti että ajallisesti.”