Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och Borgå stad: 
Utarbetandet av en modell för hantering av Suomi.fi-fullmakter stärker informationssäkerheten och sparar tid

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har gjort anvisningar som stöder utarbetandet av en modell för hantering av Suomi.fi-fullmakter för kommuner och organisationer inom den offentliga förvaltningen. Anvisningarna förtydligar organisationens processer för att hantera fullmakter och bidrar till att stärka informationssäkerheten och dataskyddet. På så sätt sparar de samtidigt mycket arbetstid. Modellen har utvecklats i ett pilotprojekt i samarbete med Borgå stad. 

En god förvaltning av Suomi.fi-fullmakter garanterar att de används smidigt och att det inte uppstår farliga arbetskombinationer för användarna.   

– Det är skäl att fästa uppmärksamhet vid hanteringen av fullmakter så att organisationen har en klar uppfattning om vem som ansvarar för ärendefullmakter och fullmaktsrätter, vem som beviljar ärendefullmakter, vem som har beviljats dem och hur man ansöker om fullmakter för vidarebefordring till organisationerna, berättar Tuuli Krekelä, tjänsteägare för Suomi.fi-fullmakter vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har sammanställt ett paket med anvisningar, rekommendationer och exempelprocesser som varje organisation kan utnyttja för sina egna behov. 

– Alla organisationer är mycket olika och av olika storlek. Tanken är inte att modellen ska tas i bruk i samma format överallt. Idén är snarare att väcka organisationen till att fundera på sin hantering av fullmakter och erbjuda idéer på hur eventuella utmaningar i hanteringen av fullmakter kan lösas. Varje organisation formar sedan modellen enligt sina egna behov, berättar Krekelä. 

Först lönar det sig att kartlägga vilka behov organisationen har av att uträtta ärenden på någon annans vägnar. Därefter kan man börja fundera på vem som ansvarar för att ge och övervaka fullmakterna och vilka som slutligen sköter sitt arbete med de fullmakter de fått.

Hanteringen av fullmakter är kritisk med tanke på informationssäkerheten

Planerings- och organisationsarbetet för hanteringen av fullmakter medför tydliga fördelar: organisationen sparar tid och samtidigt kan den säkerställa att informationssäkerheten och dataskyddet förverkligas. 

– När verksamhetsmodellerna och ansvaren är tydliga för alla går det inte tid åt att fundera eller utreda ansvarsfördelningen, säger Krekelä.

– Ur säkerhetssynpunkt är den kritiska fördelen att fullmaktsrätter eller ärendefullmakter inte finns hos personer som inte längre behöver dem, till exempel efter att anställningsförhållandet upphört eller i och med nya arbetsuppgifter, betonar Krekelä.

Borgå stad beskrev sin modell för hanteringen av fullmakter och automatiserade den

I många städer upplevs hanteringen av fullmakter som komplicerad och arbetsdryg. Borgå stad anammade möjligheterna att förtydliga fullmaktsprocessen, rollerna och anvisningarna samt automatisera hanteringen av dem när Finansministeriet och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata inledde projektet Expertstöd för kommunerna och den offentliga förvaltningen.    

– När Finansministeriet och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata erbjöd expertstöd var tjänsten Fullmakter ännu en ganska ny tjänst för kommunerna. Borgå stad hade redan då centraliserat hanteringen och gett anvisningar, men praxisen hade inte beskrivits. Dessutom ville vi automatisera vissa funktioner, berättar Borgå stads utvecklingschef Eveliina Keski-Koukkari. 

Som slutresultat förstår man nu uppgifterna som hör till Suomi.fi-fullmakter bättre än tidigare i Borgå. På det praktiska planet underlättas arbetet till exempel av att en person med fullmaktsrätt kan redigera fullmakternas giltighetstid i tjänsten Fullmakter och om hen så önskar ladda ner ett samlingsdokument som innehåller alla gällande Fullmakter och deras innehavare. 

Även namnteckningsrättens roll i fråga om underskrifter för fullmaktsansökningar underlättar hanteringen av fullmakter. 

I hanteringsmodellen i Borgå ansvarar en person för hanteringen av fullmakter. Utöver hen har några personer fullmaktsrätt. Dessutom finns det en grupp personer som med ärendefullmakter sköter Borgås ärenden i olika tjänster. Det väsentliga är att ansvaret och rollerna är klara och beskrivna och att det inte råder ovisshet om vem som innehar fullmakterna. 

I Borgå förtydligas hanteringen av fullmakter också genom visualisering, uppgifts- och enhetsspecifika ärendefullmakter. Visualiseringarna stöder förvaltningsarbetet och hjälper om uppgiftsspecifika ärendefullmakter överförs till exempel i och med organisationsförändringar. Visualiseringarna gör det också lättare att beställa och ge nya fullmakter till nya arbetstagare. 

För närvarande pågår en ändring av processen i Borgå. Efter ändringen ansöker en anställd eller en utomstående partner i fortsättningen om ärendefullmakt via eBorgå, varefter handläggaren gör ändringarna i portalen. 

Borgå rekommenderar planering av hantering av fullmakter och en tydlig ansvarsfördelning även för andra kommuner. 

– Vi tror att även andra kommuner skulle ha nytta av att utarbeta en egen hanteringsmodell, avslutar Keski-Koukkari. 

Tre tips för hantering av fullmakter:

1. Det lönar sig att spegla rekommendationerna och anvisningarna mot den egna organisationens behov och befintliga goda hanteringsmodeller.
2. Det lönar sig att ha fler än en person med fullmaktsrätt i organisationen för att undvika ett personberoende som stör verksamheten (t.ex. vid sjukdomsfall eller när anställningsförhållandet upphör).
3. Särskilt i organisationer inom den offentliga förvaltningen lönar det sig att för en utvald person (t.ex. den som äger hanteringsmodellen) ansöka om en ärendefullmakt som gör det möjligt att läsa uppgifterna i fullmaktsregistret. Då kan man ladda ner ett Excel-dokument från Suomi.fi där alla fullmakter som organisationen innehar samt innehavarna av dem framgår. Med hjälp av dokumentet är det lätt att övervaka och kontrollera att fullmakterna endast innehas av personer som behöver dem.
    

Läs mer

Ny anvisning bidrar till att förbättra dataskyddet och tillsynen: Visst har er organisation tydliga processer för hantering av Suomi.fi-fullmakter?