Ny anvisning bidrar till att förbättra dataskyddet och tillsynen: 
Visst har er organisation tydliga processer för hantering av Suomi.fi-fullmakter?

Med Suomi.fi-fullmakter överlåter organisationen behörigheten. Därför ska den alltid ha en tydlig helhetsbild av vilka som har beviljats fullmakter.  MDB har nu skapat en anvisning som gör planeringen av hanteringen av fullmakter smidigare. 

Denna anvisning riktar sig särskilt till aktörer som behöver fullmaktsansökningar, såsom föreningar, kommuner, välfärdsområden och andra organisationer inom den offentliga förvaltningen. En anvisning på svenska publiceras senare. 

Genom att klicka på knappen uppstår dock inte en modell för hantering av organisationens fullmakter, utan det kräver att organisationen sätter sig in i, planerar och underhåller dem. Det lönar sig absolut att undvara en stund för att göra det. Det finns många fördelar: 

• Med hjälp av en hanteringsmodell som anpassats till organisationens egna processer är hanteringen av fullmakter enhetlig, snabb och tydlig för alla. 
• Organisationen kan vara säker på att endast rätt personer har de befogenheter de behöver endast för den tid de behöver dem. 
• Hanteringsmodellen förbättrar tillsynen av fullmakter under anställningsförhållandets och uppdragets livscykel. 
• Beviljandet av nya fullmakter och raderandet av onödiga fullmakter går smidigt, rätt och okomplicerat till.

Back to the basics: Kartlägg och lista behoven för att uträtta ärenden på organisationens vägnar  

I planeringen lönar det sig att börja med helt grundläggande saker, dvs. kartläggning och listning, 

• i vilka ärenden uträttas ärenden på organisationens vägnar med Suomi.fi-fullmakter?
• hurdan ärendehantering på någon annans vägnar behövs nu och i framtiden?
•  vem har befogenheter för tillfället?
• i vilka uppgifter behövs fullmakter?  

Arbetsfördelning: Identifiera roller och ansvar

För att planera organisationens egen hanteringsmodell ska man identifiera olika fullmaktsroller, -uppgifter och -ansvar. 

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata rekommenderar att organisationen har valt den eller de som äger hanteringsmodellen för Suomi.fi-fullmakter. Deras uppgift är att ansvara för verksamhetssätten, dokumenteringen, tillsynen och raderingen av givna fullmakter. För den som äger hanteringsmodellen vore det bra att ansöka om fullmakt för åtkomst av uppgifter i fullmaktsregistret så att hen kan ladda ner aktuella uppgifter om organisationens fullmakter i Suomi.fi. 

Fullmaktsansökan ska oftast göras när man måste ansöka om nya fullmaktsrätter. För detta behövs en person med namnteckningsrätt för att underteckna ansökan. I praktiken beviljar organisationens fullmaktsberättigade ärendefullmakter i Suomi.fi. I många organisationer kan de vara till exempel enhetschefer. 

Rekommenderade rollbeskrivningar kan utnyttjas för att förtydliga organisationens roller och ansvarsfördelning. Organisationer är olika, så samma person kan ha flera roller. 

Rutiner för dataskydd i skick: Beskriv praxis för hantering av fullmakter  

När rollerna och ansvarsområdena har förtydligats är det lätt att planera tillvägagångssätt som lämpar sig för organisationens egna processer för att ansöka om nya fullmakter, bevilja och annullera fullmakter. 

Ägaren till hanteringsmodellen har en central roll i att skapa, förankra och utveckla organisationens egna verksamhetsmodeller. 

I MDB:s rekommendation hittar ni scheman som förtydligar beviljandet av fullmakter samt tillsynen och uppföljningen som helhet. 

Smidighet i processerna med fullmaktskartor?

För att underlätta beviljandet och raderandet av fullmakter kan organisationen till exempel utarbeta fullmaktskartor där man samlar uppgifter om de fullmakter som behövs för en viss uppgift eller sektor.  

• I de sektorsspecifika fullmaktskartorna kan man lista organisationens ärendefullmakter och -roller som kräver ärendefullmakt. Det är bra att i fullmaktskartan lista ärendefullmakter, servicekanaler och varför fullmakten behövs i arbetet. 
• I de uppgiftsspecifika fullmaktskartorna kan man samla de ärendefullmakter, servicekanaler och motiveringar till varför ärendefullmakten i fråga behövs. När en ny arbetstagare börjar får hen alla rätta fullmakter på en gång med hjälp av fullmaktskartan. 

I rekommendationen hittar du modellbilder på fullmaktskartor.

Läs mer

Bekanta dig i anvisningar (på finska)

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och Borgå stad: Utarbetandet av en modell för hantering av Suomi.fi-fullmakter stärker informationssäkerheten och sparar tid