Uusi ohjeistus auttaa parantamaan tietosuojaa ja valvontaa:
Onhan organisaatiollanne selkeät prosessit Suomi.fi-valtuuksien hallintaan?

Suomi.fi-valtuuksilla organisaatio luovuttaa toimivaltaa. Siksi sillä tulee aina olla selkeä kokonaisnäkymä, keille valtuuksia on myönnetty. DVV on nyt tuottanut valtuuksien hallinnan suunnittelua jäntevöittävän ohjeistuksen.

Tämä ohjeistus on suunnattu erityisesti valtuushakemuksia tarvitseville tahoille, kuten yhdistyksille, kunnille, hyvinvointialueille ja muille julkishallinnon organisaatioille. 

Nappia painamalla organisaation omien valtuuksien hallintamalli ei kuitenkaan synny, vaan vaatii organisaatiolta perehtymistä, suunnittelua ja ylläpitoa. Sen tekemiseen kannattaa ehdottomasti käyttää tovi. Hyötyjä on monia: 

• Organisaation omiin prosesseihin sovitetun hallintamallin avulla valtuuksien hallinnointi on kaikille yhdenmukaista, nopeaa ja selkeää. 
• Organisaatio voi olla varma, että vain oikeilla ihmisillä on vain heidän tarvitsemansa valtuudet vain heidän tarvitsemansa ajan. 
• Hallintamalli parantaa valtuuksien valvontaa työsuhteiden ja toimeksiantojen elinkaaren ajan. 
• Uusien valtuuksien myöntäminen ja tarpeettomien poistaminen on sujuvaa, oikea-aikaista ja suoraviivaista.

Back to the basics: Kartoittakaa ja listatkaa asiointitarpeet organisaation puolesta  

Suunnittelussa kannattaa aloittaa ihan perusasioista eli kartoittaa ja listata, 

• missä asioissa organisaation puolesta asioidaan Suomi.fi-valtuuksilla?
• millaiseen puolesta-asiointiin on tarvetta nyt ja tulevaisuudessa?
• kenellä valtuuksia on nyt ?
• missä tehtävissä valtuuksia tarvitaan?  

Nakit jakoon: Tunnistakaa roolit ja vastuut

Organisaation oman hallintamallin suunnittelua varten tulee tunnistaa erilaiset valtuuttamiseen liittyvät roolit, tehtävät ja vastuut. 

Digi- ja väestötietovirasto suosittelee, että organisaatiossa on valittu Suomi.fi-valtuuksien hallintamallin omistaja tai omistajat. Hänen tehtävänään on vastata toimintatavoista, annettujen valtuuksien dokumentoinnista, valvonnasta ja poistamisesta. Hallintamallin omistajalle olisi hyvä hakea Valtuusrekisterin tietojen katselu -valtuus, jotta hän saa ladattua ajantasaiset tiedot organisaation valtuuksista Suomi.fistä. 

Valtuushakemus on tehtävä yleisimmin silloin, kun on haettava uusia valtuutusoikeuksia. Tätä varten tarvitaan nimenkirjoitusoikeudellinen allekirjoittamaan hakemus. Organisaation valtuutusoikeudelliset puolestaan käytännössä myöntävät asiointivaltuuksia Suomi.fissä. Monessa organisaatiossa heitä voivat olla esimerkiksi yksiköiden esimiehet. 

Alla olevia roolikuvauksia voitte hyödyntää organisaation roolien ja vastuunjakojen selkeyttämisessä. Organisaatiot ovat erilaisia, joten sama henkilö voi toimia useammassa roolissa. 

Tietosuojarutiinit kuntoon: Kuvatkaa valtuuksien hallinnan käytännöt 

Kun roolit ja vastuut on kirkastettu, uusien valtuuksien hakemiseen, valtuuksien myöntämiseen ja mitätöimiseen on helppo suunnitella organisaation omiin prosesseihin soveltuvat toimintatavat. 
Hallintamallin omistaja on keskeisessä roolissa luomassa, juurruttamassa ja kehittämässä organisaation omia toimintamalleja. 

DVV:n suosituksesta löydätte valtuuksien myöntämisen sekä valvonnan ja seurannan kokonaisuutta selkeyttävät kaaviot. 

Sujuvuutta prosesseihin valtuuskartoilla?

Valtuuksien myöntämistä ja poistamista helpottamaan organisaatio voi laatia käyttöönsä esimerkiksi  valtuuskartat, joihin kootaan tiedot tietyssä tehtävässä tai toimialalla tarvittavista valtuuksista.  

• Toimialakohtaisiin valtuuskarttoihin voi listata organisaatiolla olevat asiointivaltuudet ja roolit, jotka vaativat asiointivaltuuden. Valtuuskarttaan on hyvä listata toimialakohtaisesti asiointivaltuudet, asiointikanavat sekä miksi valtuutta tarvitaan työnteossa. 
• Tehtävänimikekohtaisiin valtuuskarttoihin voi koota kuhunkin työtehtävään vaaditut asiointivaltuudet, asiointikanavat sekä perustelut miksi kyseistä asiointivaltuutta tarvitaan. Kun uusi työntekijä aloittaa, valtuuskartan avulla hänelle saadaan kerralla hankittua kaikki oikeat valtuudet. 

Suosituksesta löydät mallikuvat valtuuskartoista.