The Virtual Finland öppnar flaskhalsar i invandringen med hjälp av interoperabilitetsplattformen

Projektet The Virtual Finland strävar efter att underlätta utländska arbetstagares, studerandes och företags inresa och etablering. Projektet har förenhetligat den information som samlas in av personer och organisationer samt testat en smidig delning av den mellan myndigheterna. Interoperabilitetsplattformen som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har haft en central roll. 

Flera aktörer verkar inom den offentliga förvaltningen kring delvis överlappande information. På interoperabilitetsplattformen som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata produceras beskrivningar som gör det möjligt att tolka uppgifterna på samma sätt mellan olika tjänster. Projektteamet beskriver den som ett utmärkt och effektivt hjälpmedel för att modellera och beskriva information.

På plattformen definieras olika innehåll på ett enhetligt sätt med hjälp av ordlistor, kodsystem och datamodeller. Informationen rör sig med samma innehåll, begriplig och oförändrad mellan olika tjänster.

 "Interoperabilitetsplattformen har visat sig vara en utmärkt plattform för att pröva på en ny ekosystemmodell. Jag har inte hittat andra lika effektiva verktyg på nationell nivå för att modellera och entydigt beskriva information mellan olika aktörer på ett sätt som är begripligt för alla", berättar Jukka Kyhäräinen, projektledare för The Virtual Finland.

Informationen rör sig med samma innehåll och oförändrad mellan tjänsterna  

Ur medborgarnas synvinkel talar man om principen Fråga bara en gång. Det innebär att t.ex. en persons identifikationsuppgifter via befolkningsdatasystemet används gemensamt av olika myndighetstjänster och att de inte behöver ges separat till varje aktör.

En organisation kan i sin tur komplettera interoperabilitetsplattformen och införa egna specifikationer i den, som utnyttjar klassificeringar som redan finns på plattformen. När en sådan komplettering görs i samarbete mellan flera olika organisationer kan onödiga överlappningar samt silor mellan organisationer och sektorer elimineras.

Visionen är aktörernas gemensamma digitala servicelucka och riktade tjänster  

Målet med projektet The Virtual Finland är att underlätta behandlingen av utländska arbetssökandes och studerandes uppgifter. Det har också talats mycket i offentligheten om att behandlingen är långsam. 

Utmaningen har varit att de data som olika myndigheter samlat in har varit överlappande och i något olika format. Nu har interoperabilitetsplattformen utnyttjats för att göra ärendehanteringen smidigare. I praktiken talar man i fråga om sökanden och den mottagande organisationen om att datainsamlingsprocessen intensifieras samtidigt som myndigheternas tillgång till information underlättas och hanteringen effektiviseras.

Projektet har inletts och koordineras av utrikesministeriet under ledning av regeringsprogrammet. Från interoperabilitetsplattformen har man i arbetet utnyttjat särskilt verktyg för datamodeller och kodsystem. 

Till en början kartlades de uppgifter som personer eller organisationer som kommer från utlandet ska lämna till olika ämbetsverk och instanser. Därefter skapades gemensamma databeskrivningar för plattformen, med hjälp av vilka man nu har genomfört olika försök.

I praktiken skapades en egen testplattform för interoperabilitetsplattformen där man har testat Migris, Skatteförvaltningens och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas färska och gemensamma databeskrivningar. Man har bl.a. testat hur utländska arbetssökande på ett riktat sätt kan erbjudas arbetsplatser som lämpar sig för deras kompetensbakgrund. Dessutom har man i projektet skapat en vision om en gemensam digital servicelucka för aktörerna och Helsingfors stad.

Interoperabilitetsplattformen väcker intresse även utomlands

Ämnet som valdes ut för försöket lämpade sig utmärkt för pilotförsöket, eftersom jobbsökningsprocessen inte förutsätter stark autentisering eller en finländsk personbeteckning. Plattformen och befintliga ordlistor, kodsystem och datamodeller gör det också möjligt att samordna många andra tjänster. Det krävs endast lite ansträngning för att införa nytt innehåll på plattformen. 

"Om vi kunde koncentrera oss på att beskriva uppgifterna skulle vi uppnå en enorm kostnadsnytta. Även om de centrala myndigheterna är överens om att det måste bli lättare att uträtta ärenden, har man ännu inte blivit intresserad av detta inom alla branscher. Själv önskar jag att beskrivning och formulering skulle bli en kontrollerad verksamhet", fortsätter Kyhäräinen.

Inom projektet testade man också att söka grundläggande företagsinformation mellan de olika nordiska länderna. Den privata sektorn, såsom banker och bokföringsbyråer, har visat intresse för att utnyttja gemensamma databeskrivningar på engelska. Användningen av databeskrivningar kan ha stora konsekvenser för bland annat smidigheten i myndighetsrapporteringen eller öppnandet av en filial i ett annat nordiskt land. 

Kyhäräinen rekommenderar att man testar interoperabilitetsplattformen inom olika branscher och organisationer. Projektet The Virtual Finland har visat hur interoperabilitetsplattformen verkligen kan effektivisera processerna och öppna helt nya möjligheter. Samarbetet är centralt för att lyckas.
 
"I allmänhet upptäcker man redan genom små försök och pilotprojekt i organisationerna något som man inte har upptäckt tidigare. Det inspirerar till att fortsätta och eliminera onödiga överlappningar eller se helt nya möjligheter. Man kan inte bygga upp framtiden utan samarbete", avslutar Kyhäräinen.