The Virtual Finland avaa Yhteentoimivuusalustan avulla maahantulon pullonkauloja

The Virtual Finland -hanke pyrkii helpottamaan ulkomaalaisten työntekijöiden, opiskelijoiden ja yritysten maahantuloa sekä asettumista. Hankkeessa on yhtenäistetty henkilöiltä ja organisaatioilta kerättävää tietoa eri viranomaisten kanssa sekä testattu niiden ketterää ja luotettavaa jakamista hyödyntämällä Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämää Yhteentoimivuusalustaa.

Hankkeessa on yhtenäistetty henkilöiltä ja organisaatioilta kerättävää tietoa yhdessä 

Julkishallinnossa toimii useita tahoja osittain päällekkäisten tietojen ympärillä. The Virtual Finland-hankkeen projektitiimi kuvailee Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämää Yhteentoimivuusalustaa erinomaiseksi ja tehokkaaksi apuvälineeksi organisaatioille yhteisen tiedon mallintamiseen ja kuvantamiseen. Yhteentoimivuusalustalle tuotetaan kuvauksia, joiden avulla tiedot pystytään tulkitsemaan samalla tavalla eri palveluiden välillä. Alustalla eri tietosisällöt määritellään sanastojen, koodistojen ja tietomallien avulla yhtenäisellä tavalla. 

“Yhteentoimivuusalusta on osoittautunut erinomaiseksi alustaksi kokeilla uudenlaista ekosysteemimallia. En ole löytänyt muita yhtä tehokkaita kansallisen tason työkaluja tiedon mallintamiseen ja yksiselitteiseen kuvaamiseen eri toimijoiden välillä kaikille ymmärrettävällä tavalla", The Virtual Finlandin hankejohtaja Jukka Kyhäräinen kertoo.

Tieto liikkuu samansisältöisenä ja muuttumattomana palveluiden välillä

Kansalaisen näkökulmasta voidaan puhua Kysy vain kerran -periaatteesta. Se tarkoittaa sitä, että esim. henkilön tunnistetiedot ovat väestötietojärjestelmän kautta erilaisten viranomaispalveluiden yhteisessä käytössä, eikä niitä tarvitse antaa erikseen jokaiselle toimijalle.

Organisaatiot voivat puolestaan täydentää Yhteentoimivuusalustaa ja tuoda sinne omia sisältöjään, jotka hyödyntävät alustalla jo olemassa olevia määrityksiä. Kun tällaista sisältöjen täydentämistä tehdään yhteistyössä usean eri organisaatioiden kesken, pystytään purkamaan turhaa päällekkäisyyttä sekä organisaatioiden ja sektoreiden välisiä siiloja.

Visiona toimijoiden yhteinen digitaalinen palveluluukku ja kohdennettuja palveluita

The Virtual Finland -hankkeen tavoitteena on ulkomaalaisen työnhakijan ja opiskelijan tietojen käsittelyn helpottaminen. Käsittelyn hitaudesta on puhuttu paljon julkisuudessakin. Haaste on ollut se, että eri viranomaisten keräämä data on ollut päällekkäistä ja hieman eri muotoista. Nyt asioinnin sujuvoittamiseen on hyödynnetty Yhteentoimivuusalustaa. Käytännössä puhutaan hakijan ja hänet vastaanottavan organisaation osalta siitä, että tiedonkeruuprosessi tiivistyy samalla, kun viranomaisten tiedonsaanti helpottuu ja käsittely tehostuu.

Hankkeen on käynnistänyt ja sitä koordinoi hallitusohjelman ohjaamana Ulkoministeriö. Yhteentoimivuusalustan osalta työssä on hyödynnetty erityisesti tietomalli- ja koodistotyökaluja. Aluksi kartoitettiin tietoja, jotka ulkomailta Suomeen tulevien henkilöiden tai organisaatioiden on toimitettava eri virastoille ja tahoille. Sen jälkeen näistä luotiin alustalle yhteisiä tietokuvauksia, joiden avulla on nyt toteutettu erilaisia kokeiluja.

Käytännössä hankkeelle tehtiin oma testialusta, jossa maahantuloviranomaisten ja pohjoismaisten sidosryhmien tuoreita, yhteisiä tietokuvauksia on testattu. Kokeiluja on tehty mm. siitä, kuinka ulkomaisille työnhakijoille voitaisiin tarjota kohdennetusti osaamistaustaansa sopivia työpaikkoja. Lisäksi hankkeessa on visioitu toimijoille yhteistä digitaalista palveluluukkua.

Yhteentoimivuusalusta herättää kiinnostusta ulkomaita myöten

Kokeiluun valikoitunut aihe sopi pilotointiin erinomaisesti, koska työnhakuprosessi ei edellytä vahvaa tunnistautumista tai suomalaista henkilötunnusta. Alusta ja jo olemassa olevat sanastot, koodistot ja tietomallit mahdollistavat hyvin myös monien muiden palveluiden yhteensovittamisen. Uusien sisältöjen tuominen alustalle vaatii vain hieman vaivannäköä. 

“Jos maltettaisiin hetki keskittyä tietojen kuvaamiseen, saavutettaisiin ihan valtava kustannushyöty. Vaikka keskeiset viranomaiset ovatkin yhtä mieltä siitä, että asiointia pitää pystyä helpottamaan, ei aivan kaikilla aloilla ole vielä innostuttu tästä. Itse toivoisin, että mallintamisesta ja kuvaamisesta tulisi hallittua toimintaa”, Kyhäräinen jatkaa.

Hankkeessa kokeiltiin myös yritysten perustietojen hakemista eri Pohjoismaiden välillä. Yksityinen sektori, kuten pankit ja tilitoimistot, ovat osoittaneet kiinnostusta yhteisten englanninkielisten tietokuvauksien hyödyntämiseen. Tietokuvausten käytöllä voisi olla isoja vaikutuksia muun muassa viranomaisraportoinnin sujuvuuteen tai sivuliikkeen avaamiseen toiseen Pohjoismaahan. 

Kyhäräinen suosittelee kokeilemaan yhteentoimivuusalustaa eri aloilla ja organisaatioissa. The Virtual Finland -hanke on osoittanut, kuinka yhteentoimivuusalusta voi aidosti tehostaa prosesseja ja avata kokonaan uusia mahdollisuuksia. Keskeisessä asemassa onnistumisessa on yhteistyö.
 
”Yleensä jo pienillä kokeiluilla ja pilotoinnilla organisaatioissa huomataan jotakin, mitä ei ole tultu havainneeksi aikaisemmin. Se innostaa jatkamaan pidemmälle ja poistamaan turhia päällekkäisyyksiä tai näkemään kokonaan uusia mahdollisuuksia. Tulevaisuutta ei oikein voi tehdä ilman yhteistyötä,” päättää Kyhäräinen.