Usein kysyttyä Suomi.fi-valtuuksista ja virkailijavaltuuttamispalvelusta

Katso-palvelun käyttö päättyy 31.12.2020 ja sen korvaa Suomi.fi-valtuudet ja -tunnistus.

Mikä on Suomi.fi-valtuudet?

Suomi.fi-valtuudet tarjoaa palveluntarjoajille tarkistusrajapintojen kautta käyttäjien ajantasaiset valtuustiedot puolesta-asiointia varten.

Asiointipalveluiden käyttäjiä varten Suomi.fi-verkkosivustolla on tarjolla sähköisen valtuuttamisen itsepalvelu, jossa henkilö voi hallinnoida sekä omia henkilökohtaisia valtuuksiaan että niiden yritysten ja yhteisöjen valtuuksia, joihin hänellä on oikeus.

Yritysten ja yhteisöjen puolesta valtuuttamiseen ovat oikeutettuja henkilöt, joiden edustamisoikeus on kauppa- ja yhdistysrekistereistä selvitettävissä tai, jotka ovat saaneet valtuuttamisoikeuden valtuusrekisteriin.

Miksi Katso-valtuudet eivät muutu automaattisesti Suomi.fi-valtuuksiksi?

Katsossa käyttöoikeudet annetaan asiointipalveluihin. Valtuudet-palvelussa annetaan valtuus hoitaa tietynlaista asiointia missä tahansa palvelussa, jossa on käytössä valtuustarkistus Suomi.fistä. 

Katso-roolin antama käyttöoikeus on näin ollen selkeästi rajatumpi ja aina järjestelmäkohtainen, kun taas Suomi.fi-valtuus antaa valtuuden hoitaa valtuusasiaa laajemmin.

Koska Suomi.-fi-valtuudet eivät ole toimivallaltaan yksi yhteen saman laajuisia kuin Katso-roolit, niitä ei voi automaattisesti rekisteröidä ilman, että valtuuttajalle annetaan mahdollisuus päättää hyväksyykö hän uuden laajuisen toimivallan antamisen valtuutetulle.

Pitääkö valtakirja (tai joku muu asiakirja) pyytää uudestaan Suomi.fi-valtuutta varten, jos sen on jo aikanaan saanut Katso-valtuutusta varten?
Pitää, koska Katsoa varten toimitetut valtakirjat (tai muut asiakirjat) on toimitettu eri tarkoitusta varten. 

Suomi.fi-verkkosivuston Virkailijavaltuuttamispalvelussa täytettävä ja tulostettava valtuushakemus toimii valtakirjana, jonka avulla annettavat Suomi.fi-valtuudet voidaan yksilöidä ja rekisteröidä. Liitteeksi mukaan mahdollisesti tarvittavat muut asiakirjat eivät saa olla yli kuusi kuukautta vanhempia.

Kenelle virkailijavaltuuttamispalvelu on tarkoitettu?

Virkailijavaltuuttamispalvelu mahdollistaa sähköisen valtuuttamisen ja toisen puolesta asioinnin niille tahoille, joiden edustamisoikeus ei ole selvitettävissä perustietorekisteristä. Virkailijavaltuuttamispalvelua tarvitsevia tahoja ovat esimerkiksi elinkeinoyhtymät, oppilaitokset, seurakunnat, kunnat ja valtio ja ulkomaiset yritykset.

Palvelussa virkailija rekisteröi hakijan puolesta valtuushakemuksessa esitetyt valtuudet valtuusrekisteriin.

Miten valtuushakemus tehdään?

Valtuushakemuksessa yksilöidään valtuuttajan ja valtuutetun tiedot sekä annettavan valtuutusoikeuden laajuus. Valtuushakemuksen allekirjoittaa valtuuttaja itse tai valtuuttajan laillinen edustaja. Valtuuttajasta riippuen allekirjoitusoikeus osoitetaan yhdellä tai useammalla valtuushakemukseen liitettävällä asiakirjalla.

Valtuushakemuksen voi jättää käsiteltäväksi kolmella eri tavalla riippuen valtuuttajasta:

1. sähköinen valtuushakemus: tarkoitettu vain suomalaisille yrityksille ja yhteisöille
2. käyntiasiointi: tarkoitettu ensisijaisesti henkilövaltuuttajille
3. postitse lähetettävä hakemus: tarkoitettu ensisijaisesti ulkomaalaisille yhteisöille, joilta vaaditaan oikeaksi todistetut ja laillistetut asiakirjat

Mikä on valtuutusoikeuden ja asiointivaltuuden ero?

Yritys tai yhteisö voi hakea virkailijavaltuuttamispalvelun kautta työntekijöilleen ensisijaisesti valtuutusoikeuksia. Kun valtuutusoikeudet on rekisteröity, voivat nämä valtuutusoikeudelliset antaa asiointivaltuuksia omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksissa kyseisen yrityksen tai yhteisön puolesta.

Kun valtuutusoikeudet on rekisteröity, yritys tai yhteisö voi hallinnoida valtuuksiaan jatkossa siis itsenäisesti, ilman tukeutumista virkailijavaltuuttamispalveluun.

Miten yritys tai yhteisö voi valmistautua valtuushakemuksen tekemiseen?

• Tutustukaa Valtuudet-palveluun ohjeisiin osoitteessa: suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-valtuuksista
• Valitkaa vähintään kaksi henkilöä, joille haetaan valtuutusoikeuden rekisteröintiä.
• Päättäkää mitä valtuusasioita kukin valtuutusoikeutettu / valtuutusoikeudellinen saa hoitaa. Valtuutusoikeuden voi antaa vain rajoittuen tiettyihin valtuusasioihin.
• Tutustukaa palveluntarjoajien omiin ohjeisiin mitkä valtuusasiat hyväksytään heidän palveluissaan.
• Eri valtuusasioihin voi tutustua myös Suomi.fi- verkkosivustolla: suomi.fi/valtuudet/valtuusasiat
• Valtuutusoikeuden voi valtuusasian lisäksi kohdistaa valtuustarkenteen avulla koskemaan vain esim. tiettyä aliorganisaatiota. Valtuustarkenteita on käytössä kuitenkin vain tietyissä valtuusasioissa. Näihinkin kannattaa tutustua ennakkoon ja miettiä jo valmiiksi.
• Selvittäkää, ketkä organisaatiossa ovat toimivaltaisia allekirjoittamaan valtuushakemuksen organisaationne puolesta.

Voitte myös katsoa ohjevideon hakemuksen tekemisestä virkailijavaltuuttamispalvelussa. 

Kuinka pitkään valtuushakemuksen käsittely kestää?

Käsittelyaika on 2 - 3 viikkoa. Ruuhka-aikoina käsittelyaika pidentyy. Lisäksi käsittelyaikaa pidentää se, että hakemuksesta puuttuu allekirjoituksia tai vaadittuja liitteitä.

Mitkä ovat tyypillisimpiä virheitä, jotka hidastavat valtuushakemuksen käsittelyä?

Valtuushakemuksesta puuttuu edustamiseen oikeutettujen henkilöiden allekirjoitukset tai kopiot heidän henkilöllisyyskortistaan tai passistaan.

Hakemukseen on myös saatettu liittää kopio allekirjoittajien ajokortista, vaikka hakemuksen liitteeksi vaaditaan kopio voimassa olevasta passista tai henkilökortista.

Mitä asiakirjoja valtuutushakemukseen tulee liittää?

Valtuushakemus allekirjoitettuna. Allekirjoittajana tulee olla henkilö tai henkilöt, joilla on yrityksen tai yhteisön edustamisoikeus.

Kopiot allekirjoittajan tai allekirjoittajien henkilöllisyystodistuksista (passi tai poliisin myöntämä henkilökortti).

Eri organisaatiot tarvitsevat eri liitteitä hakemukseensa. Voit selvittää organisaatiosi hakemukseen tarvittavat liitteet vakuutushakemuksen ohjeista.

Voiko hakemukseen liittää kopion ajokortista?

Ajokortti ei kelpaa, vaan hakemuksessa tarvitaan kopio passista tai poliisin myöntämästä henkilökortista.

Millä liitteellä organisaation edustamisoikeus voidaan todistaa?

Jos organisaation edustamisoikeutta ei löydy kauppa-, yritys-, yhdistysrekisteristä, se tulee todistaa muulla edustamisoikeuden todistavalla asiakirjalla.

Voit selvittää vaadittavat yritys- tai yhteisökohtaiset asiakirjat ohjeista

Olen tunnistautunut Suomi.fi-tunnistuksella, mutta en löydä valtuushakemusta?

Jos olet tunnistautunut palveluun, löydät valtuushakemuksen osoitteesta suomi.fi/valtuudet/valtuushakemus.

Voimmeko tarkistaa, missä vaiheessa hakemuksemme on?

Kyllä voitte. Voitte kirjautua valtuushakemukseen osoitteessa suomi.fi/valtuudet/valtuushakemus. Valtuushakemukseen pääsee sivun alalaidassa olevasta kohdasta Omat hakemukset. Kirjautumisen jälkeen voit avata hakemuksen klikkaamalla sitä Rekisteröitävät valtuudet -listasta.

Hakemuksen tilan pääsee näkemään omilla tunnuksillaan henkilö, joka alun perin lähettänyt hakemuksen.

Miten lisään pyydettyjä liiteasiakirjoja hakemukseen?

Voitte kirjautua valtuushakemukseen osoitteessa suomi.fi/valtuudet/valtuushakemus. Valtuushakemukseen pääsee sivun alalaidassa olevasta Omat hakemukset.

Kirjautumisen jälkeen kaksoisklikkaa hakemus auki kohdasta Rekisteröitävät valtuudet.

Hakemusta voi käsitellä omilla tunnuksillaan henkilö, joka alun perin lähettänyt hakemuksen.

Mistä selvitän Katso-rooleja vastaavan valtuusasian?

Virkailijavaltuuttamispalvelua tarvitsevissa yhteisöissä valtuushakemuksen tekemiseen liittyy usein Katso-roolien korvaaminen Suomi.fi-valtuuksien valtuusasioilla. Keskeisistä Katso-rooleista ja niitä vastaavista valtuusasioista on koottu listaus.

Pitääkö virkailijavaltuuttamispalvelua käyttääkseen hakea Suomi.fi-tunnukset?

Ei tarvitse. Kaikkiin Suomi.fi-palveluihin, joissa vaaditaan tunnistautumista, kirjaudutaan henkilökohtaisilla vahvoilla tunnistusvälineillä. Näitä ovat pankkitunnisteet, mobiilivarmenne, poliisin myöntämä henkilökortti tai Digi- ja väestötietoviraston myöntämä toimikortti. Näillä tunnistusvälineillä voi kirjautua myös virkailijavaltuuttamispalveluun.

Mistä saan ohjeistusta asiointipalveluihin, jotka käyttävät Suomi.fi-valtuuksia?

Kukin asiointipalvelu ohjeistaa asiakkaitaan ja loppukäyttäjiään siirtymisestä Suomi.fi-palveluun sekä palvelukohtaisista muutoksista ja aikatauluista. Linkki kunkin viranomaisen ohjeisiin löytyy Katso-palvelun etusivulta kohdasta ”Katson käyttö päättyy”.

Olemme kunta ja käytämme Veron ja Kelan sähköisiä asiointipalveluita. Pitääkö meidän tehdä liittymisilmoitus tai hakea lupaa toimia virkailijavaltuuttajana?

Ei tarvitse. Virkailijavaltuuttamispalvelu on käytettävissä kaikille sitä tarvitseville tahoille ilman erillisiä ilmoituksia tai rekisteröintejä.