Tietoa asiakkaille EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaikutuksista Väestörekisterikeskuksen tietopalveluihin

Tämä tieto koskee VTJkyselyä ja VTJ-rajapintaa.

Tietosuoja-asetuksen soveltamisen myötä rekisterinpitäjien on tullut arvioida ja dokumentoida toimintaansa uuden tietosuojalainsäädännön valossa. Rekisterinpitäjä arvioi tietojensa käsittelynsä edellytyksiä mm. käsittelyn lainmukaisuuden ja tietojen minimoinnin näkökulmasta.

Väestötietojärjestelmän (VTJ) tietojen vastaanottaja vastaa rekisterinpitäjänä tekemistään kyselyistä sekä kantaa riskin mahdollisesta VTJ:n tietojen tallentamisesta ja säilyttämisestä. Mahdolliset muutokset VTJ:stä luovutettavaan tietosisältöön tehdään asiakkaan omasta aloitteesta.

Varsinkin erityisten henkilötietojen osalta on rekisterinpitäjien tullut tarkoin arvioida toimintansa vaatimustenmukaisuutta. Erityisiksi henkilötiedoiksi on mahdollista katsoa esimerkiksi kieltä, kansalaisuutta ja/tai syntymäpaikkaa koskevien tietojen muodostama kokonaisuus sekä rekisteröityä parisuhdetta koskevat tiedot.

Siviilisääty-/parisuhdetiedot ovat tarvittaessa saatavilla jatkossa myös neutraalissa muodossa. Neutraali siviilisääty-/parisuhdetieto ei erottele onko kyseessä avioliitto vai rekisteröity parisuhde. Asiakas tekee itse arvioinnin siitä, ottaako tarvittaessa käyttöön neutraalit siviilisääty-/parisuhdetiedot.

Äidinkielitiedot ovat saatavilla myös muodossa suomi/ruotsi/muu. Asiakkaat vastaavat itse siitä, että ottavat tarvittaessa käyttöön suppeammat tiedot. Samassa yhteydessä asiakkailla on mahdollisuus tarkistaa myös kansalaisuus- ja syntymäpaikkatietojen tarpeellisuus toimintansa kannalta.

Mitä tulisi tehdä?

Organisaatio tulee itse arvioida väestötietojärjestelmästä luovutettavien tietojen tarpeellisuutta. Väestörekisterikeskus (VRK) muistuttaa, että voitte hakea tietoluvan muutosta, jos katsotte, että suppeammat tiedot olisivat riittävät. Tietoluvan muutosta haetaan käytettävästä tietopalvelusta riippuen uudella VTJkyselyn tai VTJ-rajapinnan tietolupahakemuksella VRK:n verkkoasioinnin kautta.

Tietoluvan muutoksessa katsotaan yhdessä VRK:n asiantuntijan kanssa asiakkaan tietotarpeeseen sopiva luovutettava tietosisältö. Asiakas voi olla ennen tietoluvan muutoshakemuksen jättämistä yhteydessä VRK:n asiantuntijoihin.

VTJ-rajapinnan osalta on huomioitavaa, että VTJ-rajapintatuotteiden tietosisällön muutokset voivat edellyttää asiakkaalta muutoksia omaan järjestelmään.

Kehen voit olla yhteydessä:

• julkishallinto(at)vrk.fi
• yritysasiakkaat(at)vrk.fi