Kaikkea ei kannata tehdä itse: IT-yritys voi yhdistää Suomi.fi-viestit osaksi omaa tuotettaan

Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämä Viestit-palvelu on maksuton ratkaisu yhteydenpitoon viranomaisten, kansalaisten ja yritysten välillä. IT-yritykset voivat integroida toimivaksi hiotun viestinvälityskomponentin osaksi omaa tuotettaan ja luoda näin lisäarvoa aukotonta tietoturvaa vaativille julkishallinnon asiakkailleen.

Käytössä testattu kommunikaatiokanava

Vuonna 2019 voimaan tulleen digipalvelulain (Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 306/2019) mukaan viranomaisen on tarjottava asiakkaalle mahdollisuus lähettää asiointiinsa liittyvät asiakirjat sähköisesti Suomi.fi-viestit-palvelun kautta tai muulla vastaavalla tietoturvallisella tavalla.

Yli 250 organisaatiota, verottajasta Traficomiin ja kuntiin, käyttääkin nyt Digi- ja väestötietoviraston - entiseltä nimeltään Väestörekisterikeskuksen - luomaa digitaalista Viestit-palvelua. Suomi.fi-viesteinä kulkee anomuksia, lisätietokyselyitä, päätöksiä, tiedoksiantoja. Osa viranomaisista on avannut Viestit-palvelun kahdensuuntaiseksi, jolloin palvelun käyttäjiksi rekisteröityneet kansalaiset ja yritykset voivat myös vastata viesteihin ja halutessaan vielä lähettää niitä.

Sujuvuutta asiointiin, säästöjä viestijälle

Triplan Oy on IT-yritys, joka kehittää ja markkinoi kuntien ja muiden julkishallinnon toimijoiden käyttämiä asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmiä. Triplanin järjestelmiin on toteutettu integraatio Viestit-palveluun. Tuotepäällikkö Mikko Laine oli järjestänyt palvelukokemuksista pienimuotoisen palautekyselyn Triplanin asiakkaille. Vastaukset kertoivat, että he arvostavat sähköisen Viestit-asioinnin nopeutta, viestien jäljitettävyyttä ja vahvaa tietoturvaa. Eräs kunta-asiakkaista oli myös maininnut pitäneensä arvossa valtion aikanaan tarjoama käyttöönottotukea. 

Viestit-palvelun kehittämisessä kiinteästi mukana ollut Hannu Korkeala Digi- ja väestötietovirastosta lisää etujen listalle vielä vähentyvän paperipostin tuottamat kustannussäästöt ja mahdollisuuden puolesta-asiointiin ja muistuttaa myös aika- ja päätelaiteriippumattomuuden edusta: ”Vastaanottajat voivat avata sähköiset viestit milloin tahansa ja missä tahansa.”

Käyttöönotto sujuu yhteistyönä

Viestit-palveluun integroituminen ei suju aivan sormia napsauttamalla vaan vaatii kaikilta osapuolilta viikkojakin kestävää teknistä vuoropuhelua, pohdiskelua ja rajapintojen sovittelua. ”Saimme kuitenkin Digi- ja väestötietovirastolta mukavasti tukea ja hyvät dokumentaatiot”, Mikko Laine mainitsee.

Kehitys- ja laajentamiskysymyksiä pohtiessaan Mikko Laine kaipaa ensisijaisesti lisää rekisteröityneitä Suomi.fi-viestien loppukäyttäjiä. Hän vinkkaa, että jokin kannustin tai tuuppaus voisi joskus olla paikallaan: ”Jos käyttäjiä olisi enemmän, se voisi vauhdittaa palvelun käytön laajenemista. Silloin asiakkaillemme kertyisi varmasti enemmän säästöjäkin.”

Laine heittää ilmaan toisenkin ajatuspallon: ”Meidän järjestelmissämme kulkeva kirjeenvaihto on hyvin pitkälti lomakepohjaista asiointia. Mitäs jos viestittäjät eivät lähettäisikään tavallisia pdf-pohjaisia dokumentteja vaan älykkäitä, toiminnallisuutta tukevia lomakkeita? Ne olisivat mahdollisuus rikastaa ja syventää integraatiota.”  Hannu Korkeala vinkkaa, että Viestit-palvelussa onkin mahdollista kuljettaa ulkoisten lomakkeiden sisältöjä tietoturvallisesti hyödyntämällä ns. Post-lomaketoiminnallisuutta: ”Tämä on koettu tervetulleeksi etenkin sote-sektorilla.”

Lisätietoa

Suomi.fi-viestejä käyttävät organisaatiot

Suomi.fi-viestipalvelun tarkempi esittely