Det lönar sig inte att göra allt själv: IT-företag kan koppla Suomi.fi-meddelanden till sin egen produkt

Meddelanden-tjänsten som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata är en avgiftsfri lösning för kontakt mellan myndigheter, medborgare och företag. IT-företag kan integrera en finslipad komponent för meddelandeförmedling i den egna produkten och därigenom skapa mervärde för kunder inom den offentliga förvaltningen som kräver obrutet dataskydd.

Kommunikationskanal som testats i användning

Över 250 organisationer, från skattemyndigheten till Traficom och kommuner, använder nu den digitala meddelandetjänst som Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata – tidigare Befolkningsregistercentralen – skapat. Ansökningar, förfrågningar om mer information, beslut och delgivningar skickas nu i form av Suomi.fi-meddelanden. En del myndigheter har öppnat Meddelande-tjänsten i båda riktningarna så att medborgare och företag som registrerat sig som användare också kan besvara meddelandena och, om de önskar, också skicka dem.

Smidiga tjänster, inbesparingar för kommunikatören

Triplan Oy är ett IT-företag som utvecklar och marknadsför ärende- och dokumenthanteringssystem som används av kommuner och andra aktörer inom den offentliga förvaltningen. Tjänsten Meddelanden har integrerats i Triplans system. Produktchef Mikko Laine hade ordnat en småskalig responsenkät om serviceupplevelser för Triplans kunder. Av svaren framgick att kunderna uppskattar det att de elektroniska meddelandena är snabba, kan spåras och har ett starkt dataskydd. En kommunkund hade också nämnt att det ibruktagningsstöd som staten i tiderna erbjöd uppskattades. 

Hannu Korkeala från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har haft en aktiv roll i utvecklandet av Meddelanden-tjänsten. Han kompletterar listan över fördelar med de kostnadsinbesparingar som den minskade mängden papperspost ger och möjligheten att uträtta ärenden på någon annans vägnar samt påminner om fördelarna med att vara oberoende av tid och terminalutrustning: ”Mottagarna kan öppna elektroniska meddelanden när och var som helst.”

Samarbete vid ibruktagandet

Integreringen av Meddelanden-tjänsten går inte i en handvändning, utan av alla parter krävs veckor av teknisk dialog, överläggningar och synkronisering av gränssnitt. ”Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata gav oss dock mycket stöd och bra dokumentation”, nämner Mikko Laine.

Då Mikko Laine ombeds fundera på hur tjänsten kunde utvecklas och utvidgas nämner han i första hand att det skulle vara bra med fler registrerade slutanvändare av Suomi.fi-meddelanden. Han tipsar om att det ibland skulle sitta bra med ett incitament eller en drivfjäder: ”Flera användare skulle kunna sätta fart på utvidgningen av tjänsten. Då skulle våra kunder säkert också kunna göra större inbesparingar.”

Laine sätter ord på en till tanke: ”Det brevutbyte som försiggår i våra system består i stor utsträckning av blanketter. Hur skulle det vara om de som skickar ut blanketterna inte skickade vanliga PDF-dokument utan i stället smarta, funktionella blanketter? De skulle ge en möjlighet att utöka och fördjupa integreringen.”  Hannu Korkeala tipsar om att det i Meddelanden-tjänsten finns möjlighet att transportera innehållet i utomstående blanketter på ett datasäkert sätt genom att utnyttja funktionen med så kallade Post-formulär: ”Detta har varit en välkommen funktion i synnerhet inom social- och hälsovårdssektorn.”

Organisationer som använder Suomi.fi-meddelanden

Utförligare presentation av tjänsten Suomi.fi-meddelanden