Blogit

Yhteisöllisellä työtavalla kohti sujuvia palveluja

Pekka Rehn Julkaisupäivä 6.4.2020 13.56 Blogit

Valtion keskeinen tehtävä on palvella kansalaisia, yrityksiä sekä yhteisöjä. Palvelut saadaan parhaaseen kuntoon, kun niitä on kehittämässä laaja verkosto julkisen ja yksityisen sektorin toimijoita. Pyrimme tarjoamaan palveluja kattavasti eri elämäntapahtumiin liittyen, joissa palvelutarpeet ovat usein samankaltaisia. 

Asiointi on sujuvaa, kun data liikkuu mutkattomasti oikeiden tahojen välillä, eikä ihmisten tarvitse itse liikkua tai liikutella tietoa. Tähän pyrkii Digi- ja väestötietoviraston ja Verohallinnon vetämä Läheisen kuolema -verkosto, johon osallistuu suuri joukko sekä julkisen että yksityisen sektorin toimijoita. Olemme käyneet siinä yhdessä läpi suuren osan läheisen kuolemaan liittyvästä asioinnista ja asioinnin nykyisistä ongelmista. Yhdessä keksimme myös keinoja, joilla näitä ongelmakohtia voitaisiin helpottaa sekä yksittäisen henkilön että asiaan liittyvien organisaatioiden näkökulmasta. 

Tarvittavat toimenpiteet ovat tiedossa, mutta niiden toteuttaminen vaatii muutoksia sekä toimintamalleihin, tietojärjestelmiin että lakeihin. Alla muutama esimerkki: 

Ennen kuolintiedon rekisteröintiä väestötietojärjestelmään ei kuolemaan liittyvien asioiden hoitamista voi aloittaa. Suurin osa ilmoituksista tehdään nyt paperilla, joista tieto päätyy järjestelmään huomattavalla viiveellä ja vain 20 prosenttia kuolintiedoista kulkee sähköisesti. Kuolintietojen merkkaaminen sähköiseen järjestelmään jo terveydenhuollon yksikössä vaatii muutoksia toimintamalliin ja järjestelmän toiminnallisuuteen. Lisäksi järjestelmän pitää pystyä ilmoittamaan tieto väestötietojärjestelmään. Integraatio on olemassa, mutta kaikkien toimijoiden on se otettava myös käyttöön. Integraatio täytyy saada myös luontevaksi osaksi sairaaloiden prosessia.

Ennen perunkirjoitusta omaisten on hankittava sukuselvitys seurakunnasta tai Digi- ja väestötietovirastosta. Nykyään sukuselvityksen tekeminen on viranomaisille suuritöistä ja omainen joutuu usein odottamaan sukuselvitystä jopa kuukauden. Syy on selvä: suuri osa sukuselvitykseen tarvittavista dokumenteista on vielä paperisia. Tekoälyn hyödyntäminen asiakirjojen muuttamisessa sähköisiksi nopeuttaisi sukuselvityksen kokoamista. Pidemmällä tähtäimellä pyrimme siihen, että jokaisen sukuselvitys ja ovat saatavissa koko elämän ajan, syntymästä kuolemaan. Vastaavalla tavalla monet muutkin nykyisin manuaalisesti koostettavat tiedot voisivat olla jatkuvasti saatavilla.

Kuoleman jälkeen omaisten hoidettavaksi jää usein asioita myös pankkien ja vakuutusyhtiöiden kanssa. Nykyään omaisen täytyy kerätä eri lähteistä dokumentteja ja koota valtakirjat kaikilta asianosaisilta voidakseen hoitaa esimerkiksi pankkiasioita. Nykyistä laajempi mahdollisuus valtuuttaa toinen henkilö hoitamaan asioitaan voisi olla merkittävä askel eteenpäin ongelman ratkaisussa. Lisäksi asiointia helpottaisi sähköinen asiakirjasalkku, johon mm. pankeilla olisi tarvittaessa pääsy ja mahdollisuus lähettää esimerkiksi saldotodistukset. Valtuuttaminen mahdollistaisi myös yritysten työllistämisen asioiden hoitamiseen. Esimerkiksi hautaustoimiston voisi valtuuttaa hoitamaan hautauksen ja lakiasiaintoimiston perunkirjoituksen. Esitäytetyn veroilmoituksen toimintamallia soveltamalla voidaan kuolinpesän asioiden hoitamista yksinkertaistaa myös tuottamalla osakkaiden käyttöön esitäytetty perukirja kuolinhetken osakas- ja varallisuustietoineen.

Oikeusturvaa voidaan vahventaa ja pesänselvitystä selkeyttää testamenttien rekisteröinnillä. Tämän toteuttaminen vaatii lainsäädännön kehittämistä.

Digi- ja väestötietoviraston ja Verohallinnon vetämässä läheisen kuolema -verkostossa havaitsimme, että moni asia on olisi mahdollista jo ratkaista ja osa vaatii lainsäädännön kehittämistä. 

Etsimme aktiivisesti jatkossakin laajaa yhteistyötä ja kaikkien mukanaolijoiden panostusta, jotta asioiden hoito olisi pian kaikille sujuvampaa.

Kirjoittajat:

Pekka Rehn, ylijohtaja, Digi- ja väestötietovirasto
Sanna Savolainen, ohjelmajohtaja, Verohallinto

Pekka Rehn kuolintietojen ilmoittaminen perukirja valtuudet