Aloittaessaan tehtävässään Väestörekisterikeskuksen ylijohtajana Ritva Viljanen oli muutoksen siemen jo itsessään – 90-luvulla nuori naisjohtaja oli vielä harvinaisuus. ”Vaikka en olisi tehnyt mitään, olin jo lähtökohtaisesti muutos – eri sukupolvea ja eri sukupuolta”, Viljanen toteaa.
”Ylijohtaja Hannu Tulkki oli tehnyt hyvän ja vahvan rekisterin sekä laadukkaan tietojenkeruun. Rekisteri oli sisällöltään huipputasoinen ja rekisteröintiprosessi oli laaja ja monipuolinen”, Viljanen kiittää edeltäjäänsä ja toteaa, että tälle pohjalle oli hyvä perustaa tulevaa kehitystä.
Viljasen kausi olikin muutosten aikaa. Uutta olivat Väestörekisterikeskuksen uusi rooli varmennepalvelujen tarjoajana sekä luotettavan sähköisen asioinnin mahdollistaminen. Henkilökortti lanseerattiin joulukuussa 1999 ja VTJ2000-hanke, eli väestötietojärjestelmän kokonaisuudistus, vietiin loppuun.
”Se oli tosi hauskaa aikaa”, Viljanen muistelee. ”Väestörekisterikeskuksen porukka innostui muutokseen, me tehtiin radikaaleja asioita ja hauskoja uusia toimintatapoja.”
Asiakkuuden ja tietosuojan kehittymisen aikaa
Omalla ylijohtajakaudellaan Viljanen halusi nostaa asiakaspalvelun keskiöön.
”Tämä on tietopalvelutehtävä. Kun yhteiskunta keräsi laajasti väestötietoa, oli tärkeätä, että tietoja myös käytettiin tehokkaasti. Portinvartijoista tuli asiakaspalvelijoita. Minun aikanani Väestörekisterikeskus muuttui nettobudjetoiduksi, eli vain osa rahasta saatiin valtion budjetista. Alkukeväästä oli valtion rahat jo käytetty ja sen jälkeen oltiin omillamme”, Viljanen kertoo. Asiakkuuksiin haluttiin siis panostaa, joten Väestörekisterikeskuksessa käytiin Viljasen johdolla läpi palveluperiaatteet; sovittiin miten usein asiakkaita tavataan, ja osoitettiin virkamiehille asiakasvastuut. Samalla vakiinnutettiin vuosittaiset asiakastilaisuudet. Asiakkailta kysyttiin millaisia palveluja he haluavat, ja palautetta kerättiin systemaattisesti.
Sidosryhmiin haluttiin pitää yhteyttä myös hieman kevyemmissä merkeissä. Tällaista uudenlaista sidosryhmätyötä olivat mm. Väestörekisterikeskuksen lähettämät nimipäiväkortit. Nimipäiväonnitteluiden lisäksi kortissa kerrottiin, montako kaimaa vastaanottajalla on. ”Niitä oli kiva lähettää ja niistä tuli hyvä palaute. Hyvänmielen kortteja”, Viljanen hymyilee. Samoin vuotuinen rekisteritiedote vastasynnyttäneille äideille muutettiin Väestörekisterikeskuksen kauniiksi vauvakirjaksi, jossa oli samat perustiedot, mutta hauskassa muodossa.
Uusien palvelutuotteiden ja kilpailun synnyttämiseksi kilpailutettiin Väestörekisterikeskuksen yhteistyökumppaneiksi kolme yksityisen sektorin palveluntuottajaa. ”Samaan aikaan oli tärkeää, kun ihmisistä kerätään tietoja ja niitä hyödynnetään laajasti, ettei tietoja käytetä ihmistä vastaan tai väärin”, Viljanen korostaa. Tietosuojalainsäädäntö oli tuolloin vielä uutta ja tietosuojan käytännesäännöt puutteelliset. Väestörekisterikeskus totta kai noudatti tinkimättömästi lainsäädäntöä, mutta sen lisäksi Väestörekisterikeskus laati omat, lainsääntöä tiukemmat eettiset tietojen käytön käytännesäännöt. Ne periaatteet Väestörekisterikeskus edellytti myös asiakkaidensa allekirjoittavan. Tietosuojan toteutumista alettiin myös valvoa. ”Tänä päivänä ei ehkä kuulosta erityiseltä, että tietojen käyttöä valvotaan, mutta tuolloin valvontaa ei vielä nykyisessä muodossaan ollut ja Väestörekisterikeskuksen toimintamuotona se oli uutta”, Viljanen muistelee. ”Valvontaseurantojen tuloksia käytiin lävitse myös asiakkaiden kanssa ja yhdessä sovittiin tarvittavista toiminnan tarkistuksista.”
Lähemmäs kansalaista
”Minun kaudellani tapahtui suuri digitaalisen maailman muutos. Internet alkoi yleistyä, sähköposti niin ikään, uudenlaisia verkkosovelluksia alettiin ideoida”, Viljanen korostaa. Www:n tulo avasi internetin laajemmin myös kotitalouksille 90-luvun loppupuolella, ja Väestörekisterikeskuksessa alettiin ymmärtää mitä se mahdollistaa. Internetin kautta väestötietojärjestelmän palveluja voitiin kehittää ja alettiinkin suunnitella uusia käyttöliittymiä ja palvelutapoja. ”Vain taivas oli rajana ja innostus oli melkoinen”, Viljanen kertoo.
Silloin tehtiin myös hauskoja palveluita kuten nimirekisteri ja nimien alueellinen kartta. Ne saivat suuret kävijämäärät. Suosittu oli myös omien tietojen tarkastusmahdollisuus verkossa: ”Oli iso asia että mahdollistettiin ihmisille omien rekisteritietojen katsominen suoraan verkon kautta”, Viljanen toteaa. Väestörekisterikeskus alkoi pitää myös omien tietojen tarkistuspäiviä omissa tiloissaan. Päivät olivat suosittuja, joten muille perusrekistereille ehdotettiin yhteistyötä. Yhdessä perusrekisterien kanssa järjestetyt omien tietojen tarkastuspäivät saivatkin hyvin julkisuutta. ”Lasipalatsissa oli jonot ulos asti!” Viljanen huudahtaa. Hän ymmärtää omien tietojen tarkastamisen kiehtovuuden hyvin: ”Kun katsot läpi elämäsi aikana rekisteröityjä tietoja, käyt läpi samalla omaa muistojen maailmaa.”
Varmenteilla kohti digitaalista yhteiskuntaa
Yksi Viljasen ylijohtajakauden isoista asioista oli digitaalisuuden nousu. ”Me aloimme käsittää mitä tästä voi saada irti. Valtiovarainministeriö oli 90-luvun puolivälissä tehnyt ehdotuksen varmennepalvelujen perustamisesta Suomeen”, Viljanen muistelee. ”Me tultiin porukan kanssa siihen tulokseen, että ainoa järkevä taho varmennepalveluiden ylläpitäjäksi on Väestörekisterikeskus, koska me olimme perusrekisteri ja meillä oli henkilön perustiedot. Varmennepalvelut täydensivät perustehtäväämme hyvin.”
Vaihtoehtoisina varmennepalvelujen tuottajina olivat esillä myös Kela ja Verohallinto, mutta tehtävä annettiin Väestörekisterikeskukselle. ”Väestörekisterikeskus hoiti minusta sen hyvin. Rakennettiin toimiva varmennepalvelu, sähköinen henkilökortti, sähköinen varmenne. Se oli joulukuu 1999 kun luovutimme maailman ensimmäisen julkisen varmenteen pääministeri Lipposelle. Ja kansainvälinen julkisuus oli huomattava. Ensimmäisen varmennepalveluvuoden aikana Väestörekisterikeskuksessa kävi noin 80 kansanvälistä vierailijaryhmää tutustumassa varmennepalvelutuotantoon.”
”Se oli hieno hetki, mutta yhteiskuntamme ei ollut valmis. Kyseessä ei ollut pelkkä sovellus. Väestörekisterikeskus tuotti infrastruktuurin, ja muiden toimijoiden olisi pitänyt tuottaa siihen sopivat tietokoneet missä on kortinlukijat sekä korttiin perustuvia palveluja”, Viljanen toteaa.
Suomessa keskustelu ajautui kinasteluun siitä, kenelle tunnistaminen oikeasti kuuluu, kuka saisi rahastaa transaktioista, tarvitaanko julkista valtaa lainkaan tässä työssä. Finanssisektorin intressit tunnistamisen hoitamiseen olivat korkealla, sillä siinä oli nähtävissä iso bisnesarvo ja toisaalta pankit olivat satsanneet isoja rahamääriä vaihtuviin salasanalistoihin ja halusivat rahastaa tämän teknologian aivan loppuun asti. ”Silloin oli jo kuitenkin nähtävissä että vaihtuvien salasanalistojen tietoturvataso ei ole riittävä. Ne ovat hidastaneet meidän tietoyhteiskuntakehitystämme ihan silminnähden.”, Viljanen harmittelee. ”Tänä päivänä Väestörekisterikeskuksen varmennetta vastaava varmenne on menestystarina Virossa. Siellä on se ero, että koko yhteiskunta alkoi puhaltaa yhteen varmenteeseen. Kun verkossa on ollut passin kaltainen, luotettava sähköinen identiteetti jokaisen käytössä, on koko yhteiskunnan ollut helppo rakentaa sen varaan monipuolisia palvelusovelluksia. Tämä on ollut keskeinen syy Viron digitaaliseen menestystarinaan.”
Kapula eteenpäin
Viljanen siirtyi uusien haasteiden pariin sisäministeriön kansliapäällikön paikalle vuonna 2003. Tätä edeltäneet kuusi vuotta Väestörekisterikeskuksessa olivat täynnä toimintaa, muutoksia ja intoa. Millaisen Väestörekisterikeskuksen Viljanen kokee jättäneensä seuraajalleen? ”Jätin hyvinvoivan työyhteisön, jossa oli innostunut ja luova henki. Jätin asiakaspalveluajattelun, tietopalvelun. Ja sitten jätin tietosuojan uudet käytänteet ja kyllä se varmennepalvelu oli iso asia”, Viljanen listaa.
Viljanen koki tärkeäksi myös organisaation madaltamisen. Hän halusi tulla suoraan lähemmäs henkilöstöä, ja kiittämisen kulttuuria tehtiin keskeiseksi. ”Minun aikanani Väestörekisterikeskus valittiin Suomen toiseksi parhaaksi työpaikaksi, ja seuraavana vuonna, kun olin jo pois, se valittiin Suomen parhaaksi”, Viljanen hyrähtää ja jatkaa: ”Siellä oli tosi kiva henki, syntyi semmoinen vahva organisaatio missä oli helppo puhua ja olla eri mieltäkin. Minulla on Väestörekisterikeskuksesta tosi hauskat ja valoisat muistot!”
Tämä kirjoitus on julkaistu osana Väestörekisterikeskuksen Suomi 100 -juttusarjaa. Heinä-joulukuussa julkaisemme yhden teemaan liittyvän jutun kuukausittain.
