Väestörekisterikeskuksen uusi ylijohtaja Janne Viskari aloitti tehtävässään marraskuussa 2017. Viskarin toi Väestörekisterikeskukseen vuonna 2014 alkanut KaPA-ohjelma, jonka toteuttamisesta hän vastasi.

Aiempien ylijohtajien virkaurat Väestörekisterikeskuksessa ovat olleet pitkät, mutta Viskari kokee lyhyemmän kokemuksensa eduksi: ”Mielestäni se antaa vapauden kehittää nimenomaan johtamista. Minulla ei ole syvällistä kokemusta väestötietohallinnon substanssista, eikä se olekaan johtajalle tarpeellista.” Viskari toivoo saavansa talossa aikaiseksi muutoksen, jossa päätöksentekovaltaa siirretään asiankäsittelijälle. Tällöin kaikkia päätöksiä ei kierrätettäisi linjaorganisaation kautta. ”Kaikki asiantuntijuus ei asu johtajissa ja esimiehissä”, Viskari toteaa.

Millaisen Väestörekisterikeskuksen Viskari sitten sai luotsattavakseen pari kuukautta sitten? ”Hyvän Väestörekisterikeskuksen, semmoisen joka on onnistunut tekemisissään. Siitä on osoituksena se, että olemme saaneet paljon uusia tehtäviä, meihin selvästikin luotetaan. Se kertoo myös, että meidän perustoiminta on hyvää”, Viskari summaa.

Väestörekisterikeskuksen tehtäväkenttä muuttuu

Tulevaisuutta pohdittaessa muutos on läsnä voimakkaana. Väestörekisterikeskuksen toiminta tulee muuttumaan, siitä kertovat myös vuoden 2018 alusta Väestörekisterikeskukseen siirtyneet lukuisat uudet tehtävät. Vaikka Väestörekisterikeskuksen tuttujen tehtävien, kuten varmenteiden ja väestötietojärjestelmän ylläpidon suhteellinen osuus pienenee, ei niiden merkitys kuitenkaan vähene. Viskari korostaa, että ne on edelleen hoidettava yhtä hyvin kuin ennenkin.

Uudet tehtävät täydentävät Väestörekisterikeskuksen tehtäväkokonaisuutta. ”Kaikki ovat saman tyyppisiä digitaalisia palveluita, jotka on tarkoitettu muiden virastojen ja enenevässä määrin myös kansalaisten hyödynnettäväksi”, Viskari huomauttaa. ”Oletus on, että meille siirtyvät uudet tehtävät pystytään paketoimaan osaksi meidän palvelupakettia, jota voidaan tarjota kokonaisuutena asiakkaille.”

Väestörekisterikeskus tulee jatkossa merkittävästi enemmän työskentelemään myös suoraan kansalaisten parissa. Miten tähän haasteeseen vastataan tulevaisuudessa? ”Meille onneksi siirtyy uusien tehtävien myötä tosi kovaa asiantuntijuutta tässä asiassa. Kansalaisneuvonta tietää, miten kansalaisten asiakaspalvelu hoidetaan. Heidän asiantuntijuuttaan pyritään hyödyntämään Väestörekisterikeskuksen kaikkien asiakaspalvelukokonaisuuksien kehittämisessä”, Viskari toteaa.

Väestörekisterikeskuksen ja maistraattien yhdistämiseen yhteistyössä

Horisontissa häämöttää myös Väestörekisterikeskuksen ja maistraattien yhdistyminen vuonna 2020. Muutos on suuri, mutta onnistumisen avaimet yksinkertaiset: ”Lähdemme tekemään tätä yhteistyössä maistraattien kanssa. Yhdistyminen on järjestetty siten, että maistraatit yhdistyvät Väestörekisterikeskukseen eli säilymme hallinnollisena virastona. Se auttaa työn aloittamisessa, sillä pöytä ei ole täysin tyhjä”, Viskari sanoo, mutta huomauttaa: ”Se tuo mukanaan myös ison vastuun. Tunnemme maistraattien toimintaa osin, mutta emme kovin syvällisesti. Siksi on tärkeää, että he ovat vahvasti mukana suunnittelussa.”

Uuden viraston rakentaminen alkaa toiminnoittain. Ensin on käytävä läpi, mitä kaikkia toimintoja yhdistyvissä virastoissa on. Syntyvän viraston mahdollisuuksia Viskari pitää todella hyvinä: ”Meillä on laaja toimintakenttä, ja selkeä paketti. Kansalaisten palvelu on korostunut, ja elämäntilannelähtöinen ajattelu ohjaa palveluiden järjestämistä.”

Jotta kansalaisia voidaan palvella elämäntilannelähtöisesti, tulee uuden viraston toimia yhteistyössä useiden tahojen kanssa. Viskari käyttää esimerkkinä lapsen syntymää: ”Tuomalla maistraattien, Väestörekisterikeskuksen ja Kelan palvelut yhteen saataisiin jo aika kattava palvelupaketti. Näiden tarjoaminen yhtenä palveluna olisi iso askel.”

Virastojen yhdistyessä eivät kuitenkaan yhdisty vain toiminnot, vaan myös työyhteisöt. Miten syntyvään virastoon lähdetään hakemaan me-henkeä? ”Muuta keinoa ei taida olla kuin riittävä kanssakäyminen.  Fyysisiä kohtaamisia on vaikea järjestää ainakaan usein, sillä sijaitsemme niin eri puolilla Suomea. Vapaamuotoinen kanssakäyminen olisi myös tärkeää, kyllä tähän varmasti keinoja keksitään”, Viskari uskoo. ”Lähin työyhteisö, ne jokapäiväiset työkaverit kahvihuoneessa, on kuitenkin aina tärkein”, Viskari toteaa.

Uuden viraston nimi on vielä arvoitus, mutta suuntaa sille antanee viraston rooli: ”Se on nimenomaan se digitalisaatiota toimeenpaneva taho, josta on monet vuodet puhuttu.” Kauaa nimi ei ole enää arvoitus, sillä sen pitää olla tiedossa jo helmikuussa. Sopivaa nimeä etsitään tammikuussa kansalaisille avoimen nimikilpailun avulla.

Tulevaisuuteen vievät digitalisaatio ja rohkeat kokeilut

”Digitalisaatio ei ole ict:tä”, Viskari korostaa heti aluksi. ”Digitalisaatio ei ole ainoastaan sähköisiä palveluita, vaan kysymys on siitä, miten palvelut järjestetään käyttäjän kannalta järkevästi.” Tämä tarkoittaa sitä, että palvelu ja sen taustaprosessit ovat sujuvia ja digitaalisia. Käyttäjälle kanavia palvelun käyttöön voi olla monia aina tiskillä asioinnista tietokoneeseen.

Viskari näkee, että edeltäjänsä Luntiala ja Krohns ovat tehneet jo merkittävästi työtä nyt Väestörekisterikeskukselle siirtyvien tehtävien saamiseksi.  ”He ovat olleet aktiivisia niissä pöydissä, missä on puhuttu, miten digitalisaatiota kannattaisi tehdä. He ovat vakuuttaneet muut siitä, että Väestörekisterikeskus on tehtäviä halukas hoitamaan. Toiminnallamme olemme myös osoittaneet, että siihen kyetään”, Viskari toteaa.

Väestörekisterikeskuksen strategiasta Viskari haluaa nostaa esille sanan rohkeus. ”Meidän virastossa uskalletaan kokeilla asioita ennakkoluulottomasti, ja miettiä miten asioita voisi tehdä järkevämmin. Kaikissa asioissa ei aina tarvitse mennä virallisen prosessin mukaan. Esimerkkinä tästä toimii vaikkapa se, kun hakemukset Väestörekisterikeskuksen kesätyöpaikkoihin otettiin vastaan Twitterin kautta muutama vuosi sitten. Kaiken toiminnan ei tarvitse olla samasta muotista”, Viskari sanoo.

 

Tämä kirjoitus on julkaistu osana Väestörekisterikeskuksen Suomi 100 -juttusarjaa. Heinä-joulukuussa 2017 julkaisimme yhden teemaan liittyvän jutun kuukausittain - tämä bonuskirjoitus katsoo tulevaan.