Väestörekisterikeskuksen toteuttama ja valtiovarainministeriön ohjaama Kansallisen palveluarkkitehtuurin toteuttamisohjelma (KaPA) päättyi ja ohjelman tuotoksina syntyneet Suomi.fi-palvelut jatkavat taivaltaan VRK:n lakisääteisinä tehtävinä. KaPA-ohjelma on arvioitu julkisuudessa poikkeuksellisen hyvin onnistuneeksi isoksi julkishallinnon ICT-hankkeeksi. Kaikki ohjelman tavoitteissa olleet palvelut valmistuivat aikataulussaan ja budjetistakin jäi yli 20 miljoonaa euroa käyttämättä.

Ohjelmaa arvioitiin sen reilun kolmevuotisen projektikauden aikana vuosittain ulkoisella arvioinnilla ja kaikissa näissä raporteissa keskeiseksi menestystekijäksi on nostettu osaava ja motivoitunut henkilöstö. Ohjelmaa sisäpuolelta koko sen toimikauden katsoneena voin täydellisesti yhtyä tähän arvioon. Lisäpohdinnan arvoista on kuitenkin tarkastella, mistä henkilöstön motivaatio ja vankka sitoutuminen on syntynyt. Uskoakseni vaikuttimia on useita, joista tässä esitän oman arvioni muutamista.

Henkilöstön osaaminen oli korkeaa sen vuoksi, että koko henkilöstö rekrytoitiin tätä projektia varten. Tarvittavat roolit määriteltiin ensin ja niihin haettiin avoimella rekrytoinnilla sopivimmat työntekijät. Rekrytoinneissa onnistuttiin, mutta yhtä tärkeä tekijä oli projektihenkilöstön vankka arvostus toistensa ammattitaitoa kohtaan. Vapaamatkustajia ei ollut eikä kenenkään energia mennyt sen murehtimiseen, että joutuu paikkaamaan kollegan tonttia vastentahtoisesti.

Toki työntekijämäärän suhteen elimme niukkuudessa, koska reippaasta budjetista huolimatta henkilöstömäärämme oli rajattu varsin pieneksi (ohjelman alussa 10 henkilötyövuotta ja lopussa 27). Tämä näkyi ajoittain todella suurena työkuormana, joka taas näkyi työntekijöiden ilahduttavan suurena joustavuutena, mikä puolestaan osaltaan kertoo kovasta sitoutumisesta yhteiseen projektiin.

Ohjelman aikana tehdyissä työtyytyväisyyskyselyissä, kehityskeskusteluissa ja muussa sosiaalisessa kanssakäymisessä useat nostivat tärkeänä motivaatiotekijänä esiin riittävän vapauden oman työnsä järjestämiseen sekä mahdollisuuden omaa tehtäväkenttäänsä koskevaan päätöksentekoon. Minulle johtajana tämä vapaus on näkynyt ennen kaikkea projektin sutjakkaana etenemisenä sekä ongelmien ripeänä hoitumisena. Useimpia asioita ei tarvinnut kierrättää päätettävänä ohjausryhmien eikä edes linjaesimiesten kautta. Luotettiin siihen, että henkilöstö tietää mitä tekee.

Myös vapauden taustapuolella olevan vastuun KaPA:n työntekijät kantoivat hyvin. KaPA-kokemusten valossa tällainen toimintatapa ei loppujen lopuksi ole vaikeaa, mutta siihen heittäytyminen vaatii rohkeutta ja uskallusta sekä esimiehiltä että työntekijöiltä. Esimiesten pitää uskaltaa antaa päätösvaltaa pois itseltään ja luottaa työntekijöiden harkintakykyyn. Työntekijöiden puolestaan pitää uskaltaa tehdä omaa tehtäväkenttää koskevia päätöksiä ja uskaltaa hyväksyä, että aina päätökset eivät ole nappisuorituksia. Työntekijöiden uskallusta toivottavasti kuitenkin helpottaa tieto, että eivät esimiesten ja johdonkaan päätökset aina ole nappisuorituksia. Eikä pidä ollakaan: asioiden sujuva eteneminen suurinpiirtein oikeaan suuntaan on aina kannattavampaa kuin täydellisen päätöksen tekeminen myöhässä.