Sipoo ja Ranua ottivat Palvelutietovarannon tiedot hyötykäyttöön uusilla verkkosivuillaan

Palvelutietovarantoon (PTV) tuotetut palvelutiedot kannattaa ottaa hyötykäyttöön verkkosivu-uudistusten yhteydessä. Sipoon kunta ja Ranuan kunta ovat tänä vuonna toteuttaneet verkkosivu-uudistukset, joissa hyödynnetään PTV-tietoja.

Ranuan kunnan verkkosivujen uudet sisällöt julkaistiin syyskuun alkupuolella. Sipoon kunta on julkaissut uusien sivujensa kokeiluversion syyskuun lopussa ja varsinainen sivusto julkaistaan marras-joulukuun aikana.

Haastattelimme Sipoon kunnan verkkoviestinnän suunnittelija Päivi Jaakolaa ja Ranuan kunnan verkkosivujen sisällöntuottaja Riina Puurusta. He kertovat omat vinkkinsä PTV-sisältöjen tuottamiseen ja siihen, mitä PTV-integraation toteuttamisessa kannattaa ottaa huomioon. Sipoolla on uusilla verkkosivuillaan käytössä Wordpress-julkaisujärjestelmä, Ranualla puolestaan Infoweb-julkaisujärjestelmä.

Mitkä asiat vaikuttivat päätökseen lähteä uudistamaan verkkosivut? Miten päädyitte verkkosivu-uudistuksen yhteydessä toteuttamaan myös PTV-integraation?

Sipoo: Tarve verkkosivu-uudistukselle lähti saavutettavuusdirektiivistä. Lisäksi sipoo.fin tekninen alusta oli vanhentunut ja halusimme sivuista rakenteen osalta selvästi käyttäjäystävällisemmät. Tavoitteena oli myös, että palvelutietoja tarvitsee ylläpitää jatkossa vain yhdessä paikassa eli PTV:ssä.  

Ranua: Halusimme verkkosivuista palvelevat – sivuilla oli aiemmin vanhentunutta tietoa, sisällöt eivät olleet saavutettavia ja päivittämiseen liittyi ongelmia. Saavutettavuuden ja päivitettävyyden lisäksi taustasyynä integraatioon oli toki myös PTV:n lakisääteisyys.

Mitä PTV-tietoja organisaationne hyödyntää uusilla verkkosivuilla?

Sipoo: Hyödynnämme sivuillamme palveluiden ja kanavien PTV-tietoja laajasti. Pyrimme siihen, että tekstisisällöt tulevat pääsääntöisesti PTV:stä.

Ranua: Todella merkittävä osa verkkosivujemme sisällöstä tulee PTV:stä: verkkosivujen tärkeimmät sisällöt eli palveluiden ja asiointikanavien tiedot tulevat PTV:stä. Hyödynnämme myös PTV:n palveluluokkia, joiden avulla nostamme palveluiden yhteyteen samaan aiheeseen liittyviä palveluita, mutta tämä toiminnallisuus ei toiminut heti ihan toivotulla tavalla. Haemme verkkosivuillemme myös tiettyjä palveluita, joita muut organisaatiot tuottavat Ranualle. Tällaisia ovat muun muassa jotkin Rovaniemen kaupungin ja Rovakaaren ympäristöterveydenhuollon palvelut.

Millainen prosessi PTV-tietojen hyödyntäminen on ollut?

Sipoo: Aluksi PTV-tietojen yhdistäminen verkkosivuston rakenteeseen oli vaikea hahmottaa. Vähitellen PTV:n rakenne ja selkeys tulivat tutuiksi ja sisältörakenteen suunnittelu lähti sujumaan, PTV-tietojen ehdoilla tietysti.

Ranua: Aluksi PTV tuntui isolta viidakolta, kun tiedot pitää pilkkoa moniin paikkoihin. PTV-työn edetessä on oppinut arvostamaan PTV:n selkeyttä ja sitä, että aina tietää, missä mikin tieto on. PTV tarjoaa mahtavan rakenteen, jota on helppo seurata.

Millä tavoin olette tuottaneet PTV-sisältöjä uusille verkkosivuillenne?

Sipoo: Uudet käyttäjät ovat aloittaneet PTV-ajokortin suorittamisella, ja sen jälkeen olemme yhdessä katsoneet tietojen täydentämistä. Olemme pitäneet yksiköittäin opastustuokioita ja lisäksi PTV-käyttäjille on annettu paljon kahdenkeskistä opastusta. PTV oli koettu aiemmin pakkona ja tuplatyönä. Rinnalla kulkeminen on vaikuttanut asenneilmapiiriin – moni on lopulta todennut, että PTV-tekeminen on ihan kivaa ja helpottaa työtä. Olemme käyttäneet sisältöjen kehittämisessä apuna PTV:n tekstintarkastajaa, ja siitä on ollut tosi paljon hyötyä.

Ranua: Valitsin työskentelytavaksi työpajat, joissa oli 2–5 osallistujaa hallintokunnittain. Työpajatyöskentelyssä huomasi, miten ihmiset alkoivat innostua PTV:stä ja alkoivat nähdä sen hyödyt. Motivaatio kasvoi varsinkin sitten, kun julkaisualusta saatiin käyttöön ja tekemänsä tietosisällön näki suoraan verkkosivuilla. Olen työskennellyt aiemmin toimittajana ja toimittajan näkökulma oli PTV-työssä hyödyllinen. Olen tottunut edustamaan kansalaisen näkökulmaa ja kysymään ”tyhmät kysymykset”. Oli hyvä, että työpajoissa joku edusti verkkosivujen käyttäjää. Infoweb-julkaisujärjestelmää käyttää meillä vain muutama henkilö. Työntekijät olivat huojentuneita, ettei heidän tarvinnut opiskella uuden julkaisualustan käyttöä, vaan suurin osa ylläpitää tietoja vain PTV:ssä.

Mitä vinkkejä antaisitte organisaatiolle, joka on kiinnostunut tai suunnittelee PTV-integraation toteuttamista?

Sipoo: PTV-tiedon ja sisältörakenteen suunnitteluun sekä sivupohjien suunnitteluun kannattaa varata hyvin aikaa. Kannattaa heti alkuvaiheessa pohtia, mitä mahdollisuuksia PTV-integraatio tarjoaa, ja ottaa myös mahdolliset yhteistyökumppanit mukaan suunnittelu- ja kehittämistyöhön mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Lisäksi sisällöntuotantoon ja ihmisten sitouttamiseen PTV-työhön on hyvä varata aikaa.

Ranua: Verkkosivuston sivupohjien ja rakenteen suunnittelun on hyvä olla jo pitkällä siinä vaiheessa, kun ryhdytään tuottamaan ja päivittämään PTV-sisältöjä integraatiota varten.

Lisätietoa PTV-tietojen hyödyntämisestä:

Palvelutietovarannon tietojen hyödyntäminen: esimerkkejä PTV-tietojen hyödyntäjistä

PTV-koulutukset ja -klinikat

Kysy ja keskustele rajapinnoista PTV-foorumilla