Tilitoimisto: Toimi näin, jos Suomi.fi -valtuutesi ovat kadonneet

Suomi.fi -asiakaspalveluun tulee yhteydenottoja, joissa kerrotaan asiakasyritysten kadonneen edustettavien yritysten listalta. 

Yleisin syy valtuuksien katoamiseen on joko asiakasyritykseltä saadun asiointivaltuuden vanheneminen tai tilitoimiston yksittäiselle työntekijälle antaman edustamisvaltuuden vanheneminen.

Suomi.fi -valtuudet ovat määräaikaisia

Useat tilitoimistot ryhtyivät käyttämään Suomi.fi -valtuuksia vuonna 2018, jolloin asiakasyritykset valtuuttivat tilitoimistoja asioimaan heidän puolestaan esimerkiksi Omaverossa tai Tulorekisterissä. 

Oletuksena ollut määräaika valtuuden päättymiselle on viisi vuotta. Siksi nyt syksyllä 2023 useat tilitoimistot ovat huomanneet, että vuonna 2018 annetut edustamisvaltuudet ja asiakasyrityksiltä saadut asiointivaltuudet ovat vanhentuneet. 

Suomi.fi-palvelusta ei lähetetä erillistä heräteviestiä vanhentuvista valtuuksista, joten valtuuksien voimassaoloa pitää seurata itse. Jokaisella organisaatiolla tulee olla kokonaiskuva siitä, mitä valtuuksia se on myöntänyt ja keille ne on myönnetty. Organisaatioiden tulee myös ottaa huomioon, että asiakkuudet ja työsuhteet voivat muuttua tai päättyä. Siksi valtuuksia ja niiden voimassaoloaikoja täytyy seurata säännöllisesti.

Näin tarkastat valtuuksien voimassaolon

Jos huomaat asiakasyrityksen katoamisen asiointipalvelusta, tarkasta, onko asiakkaan antama asiointivaltuus tilitoimistolle voimassa. Tämän voi tehdä

• tilitoimiston nimenkirjoittaja
• henkilö, jolle tilitoimisto on antanut edustajan valtuutusoikeuden
• henkilö, jolle tilitoimisto on antanut asiointivaltuuden Valtuusrekisterin tietojen katselu -valtuusasiaan.

Tarkasta tilitoimiston asiakasyrityksiltä saadut asiointivaltuudet näin:

• Tunnistaudu henkilökohtaisella tunnistautumisvälineellä Suomi.fi-valtuuksiin.
• Valitse Yrityksen valtuudet.
• Valitse tilitoimistonne ja jatka asiointipalveluun.
• Valitse Saadut valtuudet.

Näet listalla kaikki voimassa olevat saadut valtuudet asiakasyrityksiltä. Jos jokin valtuuttaja eli asiakasyritys puuttuu listalta, tarkastathan Päättyneet valtuudet.

Tarkasta myös, onko oma henkilökohtainen edustamisvaltuutesi tilitoimistolta voimassa. Tämän voi jokainen tilitoimiston työntekijä tarkastaa itse omista henkilökohtaisista valtuuksistaan: 

• Tunnistaudu henkilökohtaisella tunnistautumisvälineellä Suomi.fi-valtuuksiin.
• Valitse Henkilökohtaiset valtuudet.
• Valitse Saadut valtuudet.

Näet listalla kaikki voimassa olevat saadut valtuudet. Jos tilitoimistonne puuttuu listalta ja edustamisvaltuutesi on kadonnut, tarkastathan Päättyneet valtuudet. Tarkastathan myös, onko vain osa edustamisvaltuuksistasi päättynyt.

Mitä teen, jos valtuuksien voimassaolo on päättynyt?

Jos valtuudet ovat päättyneet, mutta sinun tulee edelleen asioida kyseisen asiakasyrityksen puolesta tai edustat edelleen tilitoimistoanne, tulee valtuutesi saattaa uudelleen voimaan. 

Tilitoimistojen nimenkirjoitusoikeutetut tai edustajan valtuutusoikeudelliset henkilöt voivat pyytää asiointivaltuuksia asiakasyrityksiltä. He voivat myös antaa tilitoimiston työntekijöille edustamisvaltuuksia.

 Suosittelemme päättyneiden tai päättymässä olevien valtuuksien uusimiseen valintakorin käyttöä, jotta asiointinne olisi mahdollisimman sujuvaa. Valintakori mahdollistaa esimerkiksi valtuuspyynnön tekemisen kaikkiin sellaisiin valtuusasioihin, jotka ovat olleet aiemminkin voimassa.

Näin pyydät asiointivaltuuksia asiakasyrityksiltä

Huomaa! Pyynnön voi lähettää vain tilitoimiston nimenkirjoittaja tai henkilö, jolle tilitoimisto on antanut edustajan valtuutusoikeuden. 

Ohjeet valintakorin hyödyntämiseen valtuuspyynnössä: Näin organisaatio pyytää asiakkailta uudet asiointivaltuudet päättymässä olevien valtuuksien tilalle.

Näin annat edustamisvaltuuksia tilitoimistonne työntekijälle

Huomaa! Edustamisvaltuudet voi myöntää vain tilitoimiston nimenkirjoittaja tai henkilö, jolle tilitoimisto on antanut edustajan valtuutusoikeuden. 

Ohjeet valintakorin hyödyntämiseen valtuuksia antaessa: Näin organisaatio antaa uuden asiakkaan edustamisvaltuudet kyseisen asiakkaan asioitava hoitavalle työntekijälle.

Mistä löydän lisätietoa?

Lisää tietoa Suomi.fi -valtuuksista löydät verkkosivuiltamme: Organisaation valtuudet.

Myös Taloushallintoliitto on tiedottanut 7.11.2023 asiasta: Ovatko asiakkailtasi saadut Suomi.fi-valtuudet vanhenemassa? Toimi näin | Suomen Taloushallintoliitto ry.

Valtuuksien vanhenemisesta, uusien valtuuksien voimaansaattamisesta ja valintakorin käytöstä pidettiin myös Taloushallintoliiton ja Digi- ja väestötietoviraston yhteinen maksuton webinaari 13.11.2023. Webinaarin tallenne on tulossa Taloushallintoliiton kanavien kautta jakoon lähiaikoina.