Mitä yrittäjät ja viranomaiset odottavat digitalisaatiolta?

Digi- ja väestötietovirasto selvitti yrittäjien ja viranomaisten odotuksia digitalisaatiolta osana digitalisaation edistämisohjelmaa. Tarve helppokäyttöisille, asiakaskeskeisille ja liiketoimintaprosesseja tukeville digitaalisille palveluille on suuri. 

Työtä tavoitteen toteuttamiseksi on paljon. Haasteena on hallinnon siilomaisuus ja yhteisen koordinaation puute. 

Mitä yrittäjät ja elinkeinotoimintaa harjoittavat odottavat viranomaispalveluilta?

Digitaalinen asiointi kiinnostaa yrittäjiä. Yrittäjät haluaisivat saada kaikki viranomaispäätökset ja viestit sähköisesti. He tekisivät mielellään sähköisesti myös hakemukset ja ilmoitukset. Osa pienyrittäjistä tarvitsisi myös digitukea, mutta he eivät osaa hakeutua julkisen digitukiverkoston piiriin. 

Nykyisiä palveluita yrittäjät eivät koe asiakaslähtöisiksi. Tieto on pirstaleista, hankalasti löydettävää ja vaikeasti ymmärrettävää. Asioiden hoitamiseen voi liittyä monta lakia, prosessia ja viranomaista. Palvelupolku viranomaiselta toiselle on usein katkonainen ja yrittäjät eivät välttämättä löydä etenemispolkua yhden viranomaisen palvelusta seuraavaan. 

Pirstaleisuutta ja yrittäjien hallinnollista taakkaa kuvaa hyvin se, että eräällä toimialalla yrittäjän täytyi asioida 11 eri viranomaisen kanssa yrityksen perustamista varten.  

Lisäksi eri paikkakunnilla asiointiprosessi voi olla erilainen. Monella paikkakunnalla toimivalle yritykselle olisi helpompaa, jos vaikkapa lupaprosessit ja muu viranomaisasiointi olisivat yhdenmukaisia kaikkialla. 

Viranomaisilta vahva ei byrokraattiselle pyykkinarulle

Viranomaiset tunnistavat tarpeen katsoa palvelukokonaisuuksia ja -prosesseja asiakkaiden näkökulmasta, jotta digitaalista asiointia voisi edistää. Asiakasdatan olisi liikuttava jouhevammin palvelusta toiseen, siten että asiakkaan ei tarvitsisi toimittaa samoja perustietoja usealle eri viranomaiselle. Haastatteluissa väläyteltiin myös julkisen sektorin yhteisen asiakasrekisterin perustamista. 

Suurimpina haasteina viranomaiset pitävät siilomaisuutta ja lainsäädäntöä. Palveluita kehitetään omissa siiloissa ja myös rahoitus on siiloutunut. Palveluiden digitalisointia jarruttaa myös lainsäädäntö, sillä pykälät saattavat edellyttää asiakirjan toimittamista paperisena. 

Viranomaiset toivoivat kehittämiseltä kustannustehokkuutta ja nokkeluutta. Välttämättä isollakaan budjetilla ei rakenneta hyvää asiointikokemusta, jos ymmärrystä asiakkaiden palvelutarpeista ei ole. 

Jotta palveluiden digitalisoinnilla voidaan aidosti sujuvoittaa yritysten asiointia, on suuri tarve yhteiselle, koordinoidulle suunnittelulle. Miten kerätään yhteistä tietoa ja rakennetaan yhteistä palvelua? Miten tiedot yhdenmukaistetaan? Miten voitaisiin hyödyntää yhteiskehittämisen ja yhteisen palvelumuotoilun keinoja?  

”Eihän tehdä digitaalista pyykkinarua, missä roikkuu erilaisia sähköisiä palveluita”, haastattelussa toivottiin.

Digi- ja väestötietovirasto selvitti keväällä sekä yrittäjien että viranomaisten näkemyksiä asioinnin digitalisoinnista. Selvitykseen on haastateltu 30 henkilöä 11 organisaatiosta.  Haastateltavana on ollut sekä viranomaisia että yrittäjien ja palvelualojen järjestöjä. Selvitys on osa Digitalisaation edistämisen ohjelmaa. Lisätietoa ohjelmasta osoitteessa dvv.fi/hankkeet