Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata övergick till digitala tjänster under sitt första verksamhetsår

År 2020 var Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas första verksamhetsår. Befolkningsregistercentralen, magistraterna och enheten för styrning och kontroll av magistraterna vid Regionförvaltningsverket i Östra Finland gick samman den 1 januari 2020 till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Myndighetens verksamhetsidé är att främja digitaliseringen av samhället, säkerställa tillgången till information samt tillhandahållande av tjänster för olika händelser i kundernas liv.

Trots att myndighetens uppgifter gick i arv från de sammanslagna ämbetsverken, förutsatte inledandet av myndighetens verksamhet betydande förändringar i dess organisation, tjänsteproduktion och verksamhetssätt. Myndighetens organisation och tjänsteproduktion har ordnats på riksnivå och myndigheten är verksam på 36 orter i Finland.

Myndigheten erbjuder tjänster för både person- och organisationskunder och myndighetens tjänster uppdelas i fyra servicegrupper: Notarius publicus-tjänster och juridisk bekräftelse, förmyndarverksamhetens tjänster, befolkningsdatatjänster och digitala tjänster.

Mot digitala tjänster och ärendehantering

De riksomfattande serviceprocesserna inleddes och verksamhetssätten för myndighetens serviceproduktion är enhetliga. Övergången från pappersdominerad till digital ärendehantering inleddes, och arbetet fortsätter ännu i flera år.

Ärendehantering och tjänster digitaliseras en tjänst åt gången. År 2020 var bland annat elektronisk ansökan om namnändring, elektronisk beställning av Apostille-intyg samt ibruktagande av vårdnadshavarens rättskoder i befolkningsdatasystemet centrala kundinsatser.

I utvecklingen av myndighetens ärendehantering var de mest betydande slutförda objekten digitaliseringen av allmänna intressebevakares revision samt digitaliseringen av behandlingen av intyg och utdrag som beställts från befolkningsdatasystemet.

Dessutom började man använda ett nytt faktureringssystem och automatiserade faktureringen för vissa tjänster. Som nya interna funktioner vid myndigheten inleddes behandling av klagomål och intern revision.

Under övergången till digitalisering har en del av tjänsterna som myndigheten erbjuder varit överbelastade och behandlingstiderna för avgöranden inom vissa tjänster har varit längre än normalt. En central orsak till överbelastningen har varit ökningen av arbetsskeden när dokument som anhängiggjorts på papper har skannats eller överförts som tjänstemannaarbete i elektroniska bakgrundssystem. Å andra sidan har bakgrundssystemen möjliggjort riksomfattande arbetsköer och utjämning av ärendehanteringen.

Kundtjänstens tidsbokning blir obligatorisk på grund av coronapandemin

Coronapandemin hade en betydande effekt på myndighetens verksamhet. Fysiska besök på myndigheten övergick i mars med snabb tidtabell till besökstider som i regel erbjuds med tidsbokning. På så sätt minimerades antalet personer i som väntar i lobbyn samtidigt.

Personalen beordrades att i enlighet med statsrådets anvisning arbeta på distans om arbetet tillåter detta. Samtidigt övergick man till att huvudsakligen använda elektroniska signaturer i myndighetens beslut.

Läs mer

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas verksamhetsberättelse 2020 (på finska)
Verksamhetsberättelsen innehåller bland annat en bedömning av hur målen har uppnåtts och en bokslutsanalys.

Överdirektör Janne Viskaris blogg (på finska): Muutos koettelee kansalaista ja virkamiestä (Förändring prövar medborgaren och tjänstemannen)

Mer information

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, överdirektör Janne Viskari, tfn 0295 536 000 (växel)