Toimita asiakirjat näin:
Toimita tarvittavat asiakirjat DVV:lle Suomen ulkomailla sijaitsevan edustuston kautta henkilökohtaisesti tai postitse, jos olet Suomen kansalainen tai pysyvästi Suomessa asuva ulkomaan kansalainen. Muussa tapauksessa voit tiedustella edustustosta, onko asiakirjojen toimittaminen heidän kauttaan mahdollista.
Suomen edustusto toimittaa asiakirjasi skannattuna DVV:lle ja palauttaa alkuperäiset asiakirjat sinulle. Edustusto perii palvelustaan hinnastonsa mukaisen maksun. Koska alkuperäiset asiakirjat voivat olla ainutlaatuisia, asiakirjat kannattaa toimittaa ensisijaisesti Suomen edustuston kautta.
Toimittamalla asiakirjat edustuston kautta saat seuraavat hyödyt:
- Saat varmuuden siitä, että asiakirjasi saapuvat DVV:lle, eivätkä ne katoa matkalla.
- Edustusto toimittaa asiakirjasi nopeasti sähköisesti DVV:lle, jolloin saat asiasi vireille heti.
- Saat pitää alkuperäiset asiakirjat itselläsi.
Täytä elämäntapahtumaasi liittyvä paperinen lomake lähetystössä tai etukäteen. Näin kaikki asiaasi liittyvät asiakirjat ovat yhdessä.
Jos toimitat asiakirjat postitse DVV:lle, toimita ne oikeaksi todistettuina jäljennöksinä. Noudata tällä sivulla Asiakirjat -otsikon alla olevia asiakirjan alkuperämaan mukaisia ohjeita. Katso tarkemmin laillistamisohjeesta, tarvitsetko asiakirjasta laillistuksen tai käännöksen. Oikeaksi todistettuja jäljennöksiä ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Huom. Älä lähetä kirjekuoreessa rahaa tai passia DVV:lle.
Toimita asiakirjat osoitteeseen Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 Helsinki, FINLAND.
Jos nykyinen tai viimeisin kotikuntasi Suomessa on Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat osoitteeseen Statens ämbetsverk på Åland, PB 58, 22101 Mariehamn, FINLAND.
Täytä asianmukainen lomake elämäntapahtumaasi liittyen.
Voit jättää asiakirjoja viraston aulapalveluun tai postilaatikkoon. Varaa aika etukäteen, jos haluat henkilökohtaista asiakaspalvelua.
Täytä etukäteen asianmukainen lomake elämäntapahtumaasi liittyen.
Sähköisten asiakirjojen toimittaminen
Monessa maassa viranomaiset antavat sähköisiä asiakirjoja, joissa ei ole käsin tehtyä allekirjoitusta tai leimaa. Voimme hyväksyä tällaisen asiakirjan vain, jos voimme tarkastaa sen aitouden sähköisesti esimerkiksi asiakirjassa olevan QR-koodin tai linkin avulla. Myös sähköinen asiakirja pitää tarvittaessa laillistaa. Huomaa, että skannattu kopio tai valokuva todistuksesta ei ole sama kuin sähköinen asiakirja.
Voit toimittaa meille sähköisen asiakirjan sähköpostitse vain, jos sen voi varmistaa esimerkiksi QR-koodin tai todistuksessa olevan linkin kautta.
Käytä sähköpostin lähettämiseen Digi- ja väestötietoviraston turvapostia, jotta tietosi liikkuvat salatusti. Valitse turvapostissa vastaanottajaksi [email protected]
Asiakirjojen palauttaminen takaisin sinulle
Jos toimitat meille alkuperäisiä asiakirjoja, palautamme ne sinulle omalla vastuullasi tavallisena postina, ei kirjattuna kirjeenä.
Emme palauta meille toimitettuja
- muiden Pohjoismaiden ja Viron antamia alkuperäisiä tavanomaisia rekisteriotteita
- kopioita, oikeaksi todistettuja jäljennöksiä tai sähköisiä asiakirjoja.
Palautamme asiakirjat lähtökohtaisesti hakijan omaan osoitteeseen, ellei hän ole erikseen pyytänyt toimittamaan asiakirjoja toiseen osoitteeseen. Jos asiakirjat noutaa palvelupaikastamme muu kuin hakija, hän tarvitsee valtakirjan asiakirjojen noutamiseen.
Emme säilytä asiakirjaasi pysyvästi, vaikka et olisi ilmoittanut meille asiallista palautusosoitetta tai yhteystietojasi. Asiakirja hävitetään 6 kuukauden kuluttua. Säilytämme meille puutteellisen osoitteen takia palautuneita asiakirjoja 6 kuukautta.
Asiakirjat
Jos lähetät asiakirjat EU:n ulkopuolelta, lähetä asiakirjat tavallisena kirjepostina. Näin varmimmin vältytään tullaukselta.
Jos lähetät asiakirjat seurantatiedoilla, lisää Lähetyksen sisältö -kohtaan sisältötietoja.
Posti ohjeistaa, että alla olevat tiedot olisi hyvä tuoda esiin:
- ei kaupallinen lähetys
- sisältää asiakirjoja
- ei rahallista arvoa/maksuton
Huom. Älä lähetä kirjekuoreessa rahaa tai passia Digi- ja väestötietovirastolle.
Jos alkuperäinen asiakirjasi on annettu valtiossa, joka ei ole Pohjoismaa eikä EU:n jäsenvaltio, toimita asiakirjat meille seuraavasti:
- Hanki alkuperäinen asiakirja ja siihen tarvittavat laillistukset. Käännätä asiakirja, jos se on muulla kielellä kuin suomen, ruotsin tai englannin kielellä. Myös ulkomailla tehty käännös on laillistettava. Katso tarkemmat ohjeet asiakirjojen laillistamisesta ja käännättämisestä.
- Pyydä, että asianomaisen maan julkinen notaari todistaa jäljennöksen alkuperäisestä laillistetusta asiakirjasta oikeaksi. Edellä mainittu jäljennös on myös laillistettava. Huom. jäljennös täytyy pyytää laillistetusta asiakirjasta.
- Täytä asianmukainen lomake elämäntapahtumastasi: Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset
- Postita lomake, passikopio(t) ja laillistettu jäljennös alkuperäisestä laillistetusta asiakirjasta sekä laillistettu käännös osoitteeseen: Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 Helsinki, FINLAND. Jos nykyinen tai viimeisin kotikuntasi on Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Huom! Jos toimitat alkuperäisen asiakirjan, palautamme sen sinulle tavallisena postina vastuullasi.
Yleisiä asiakirjoja ovat todistukset, joiden pääasiallisena tarkoituksena on vahvistaa jokin seuraavista asioista: syntymä, elossaolo, kuolema, nimi, avioliitto, kelpoisuus solmia avioliitto, siviilisääty, avioero, rekisteröity parisuhde, rekisteröityyn parisuhteeseen liittyvä siviilisääty, rekisteröidyn parisuhteen purkaminen, vanhemmuus, adoptio, koti- ja/tai asuinpaikka taikka kansalaisuus.
Jos asiakirjasi on tällainen EU:n jäsenvaltion viranomaisen antama yleinen asiakirja, toimita asiakirjat meille seuraavasti:
- Hanki alkuperäinen asiakirja. Jos asiakirja on muulla kielellä kuin suomen, ruotsin tai englannin kielellä, hanki myös asianomaiselta viranomaiselta asiakirjaan liitettävä käännösapuna käytettävä vakiolomake tai käännätä asiakirja jonkin EU-maan virallisella kielenkääntäjällä. Löydä virallinen kielenkääntäjä alueittain.
- Pyydä, että asianomaisen maan julkinen notaari tai sellainen viranomainen, jolla on kyseisen valtion kansallisen lainsäädännön nojalla valtuudet antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä, todistaa jäljennöksen alkuperäisestä asiakirjasta oikeaksi. Huom. jäljennös täytyy pyytää laillistetusta asiakirjasta. Katso tarkemmin: Löydä alueittain tietoa viranomaisista, joilla on oikeus antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä.
- Täytä asianmukainen lomake elämäntapahtumastasi: Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset.
- Postita lomake, passikopio(t), jäljennös alkuperäisestä asiakirjasta sekä mahdollinen vakiolomake tai käännös osoitteeseen: Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 Helsinki, FINLAND. Jos nykyinen tai viimeisin kotikuntasi Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Huom! Jos toimitat alkuperäisen asiakirjan, palautamme sen sinulle tavallisena postina vastuullasi.
Emme palauta alkuperäisiä väestötieto-otteita Virosta, vaan ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Lue ohje kohdasta Asiakirjat Pohjoismaiden ja EU:n ulkopuolelta.
-
Hanki alkuperäinen päätös lapsen huollosta ja pyydä siihen tarvittava liite:
- Jos päätös on annettu ennen 1.8.2022, liitteeksi tarvitaan Bryssel II a -asetuksen* 39 artiklan mukainen todistus.
- Jos päätös on annettu 1.8.2022 tai sen jälkeen, liitteeksi tarvitaan Bryssel II b -asetuksen** 36 artiklan mukainen todistus (tuomioistuimen huoltopäätös) tai 66 artiklan mukainen todistus (viranomaisen vahvistama huoltosopimus).
Kun sinulla on alkuperäinen päätös ja siihen tarvittava liite, päätöstä ei pääsääntöisesti tarvitse käännättää.
- Hanki päätöksestä jäljennös. Sen voi antaa julkinen notaari tai viranomainen, jolla on kyseisessä maassa oikeus antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä. Huomaa, että jäljennös täytyy pyytää alkuperäisestä asiakirjasta. Katso tarkemmin: Löydä alueittain tietoa viranomaisista, joilla on oikeus antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä.
- Täytä ilmoituslomake: Ilmoitus ulkomailla annetusta huoltopäätöksestä
- Postita sen jälkeen ilmoituslomake, passikopio(t), jäljennös alkuperäisestä päätöksestä sekä Bryssel II a tai b -asetuksen mukainen todistus osoitteeseen: Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 Helsinki, FINLAND. Jos nykyinen tai viimeisin kotikuntasi on Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Huom! Jos toimitat alkuperäisen asiakirjan, palautamme asiakirjan sinulle tavallisena postina vastuullasi.
* Neuvoston asetus (EY) n:o 2201/2003 tuomioistuimen toimivallasta sekä tuomioiden tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta avioliittoa ja vanhempainvastuuta koskevissa asioissa ja asetuksen (EY) N:o 1347/2000 kumoamisesta.
** Neuvoston asetus (EU) 2019/1111 tuomioistuimen toimivallasta, päätösten tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta avioliittoa ja vanhempainvastuuta koskevissa asioissa ja kansainvälisestä lapsikaappauksesta.
Ulkomailla myönnetty avioero voidaan merkitä väestötietojärjestelmään rekisteriotteen perusteella, ks. tällöin Yleiset asiakirjat EU:n alueelta. Ulkomailla myönnetty avioero voidaan kuitenkin myös merkitä väestötietojärjestelmään lainvoimaisen päätöksen perusteella. Mikäli ilmoitat avioerostasi toimittamalla tuomioistuimen päätöksen, suosittelemme toimittamaan tarvittavat asiakirjat meille seuraavasti:
Hanki alkuperäinen lainvoimainen avioeropäätös ja pyydä siihen tarvittava liite:
- Jos päätös on annettu ennen 1.8.2022, liitteeksi tarvitaan Bryssel II a -asetuksen* 39 artiklan mukainen todistus.
- Jos päätös on annettu 1.8.2022 tai sen jälkeen, liitteeksi tarvitaan Bryssel II b -asetuksen** 36 artiklan mukainen todistus (tuomioistuimen avioeropäätös) tai 66 artiklan mukainen todistus (muun viranomaisen kuin tuomioistuimen vahvistama avioeroasiakirja).
Kun sinulla on alkuperäinen päätös ja siihen tarvittava liite, päätöstä ei pääsääntöisesti tarvitse käännättää.
- Hanki päätöksestä jäljennös. Sen voi antaa julkinen notaari tai viranomainen, jolla on kyseisessä maassa oikeus antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä. Huomaa, että jäljennös täytyy pyytää alkuperäisestä asiakirjasta. Katso tarkemmin: Löydä alueittain tietoa viranomaisista, joilla on oikeus antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä.
- Täytä asianmukainen lomake elämäntapahtumastasi: Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset.
- Postita sen jälkeen ilmoituslomake, passikopio(t), jäljennös alkuperäisestä päätöksestä sekä Bryssel II a tai b -asetuksen mukainen todistus osoitteeseen: Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND. Jos nykyinen tai viimeisin kotikuntasi on Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Huom! Jos toimitat alkuperäisen asiakirjan, palautamme asiakirjan sinulle tavallisena postina vastuullasi.
* Neuvoston asetus (EY) n:o 2201/2003 tuomioistuimen toimivallasta sekä tuomioiden tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta avioliittoa ja vanhempainvastuuta koskevissa asioissa ja asetuksen (EY) N:o 1347/2000 kumoamisesta.
** Neuvoston asetus (EU) 2019/1111 tuomioistuimen toimivallasta, päätösten tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta avioliittoa ja vanhempainvastuuta koskevissa asioissa ja kansainvälisestä lapsikaappauksesta.
Jos asiakirjasi on annettu Norjassa, Tanskassa, Islannissa tai Virossa, suosittelemme toimittamaan tarvittavat asiakirjat meille seuraavasti:
- Hanki alkuperäinen, allekirjoitettu ja/tai leimalla varustettu asiakirja (esim. utdrag ur folkeregister).
- Täytä asianmukainen lomake elämäntapahtumastasi: Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset.
- Postita lomake, passikopio(t) sekä alkuperäinen asiakirja osoitteeseen Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 Helsinki, FINLAND. Jos nykyinen tai viimeisin kotikuntasi on Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Jos olet Suomen kansalainen Ruotsissa, sinun ei tarvitse ilmoittaa Ruotsissa tapahtuneesta Suomen kansalaisen syntymästä, avioliitosta eikä kuolemasta Digi- ja väestötietovirastolle, sillä tiedot välittyvät automaattisesti Suomeen Ruotsin viranomaisilta. Joskus tietojen välittymisessä saattaa olla viivettä.
Poikkeus: Jos olet sekä Suomen että Ruotsin kansalainen, Ruotsi ei ilmoita tietoja eteenpäin. Kaksoiskansalaisena sinun täytyy siis itse huolehtia ilmoitusten tekemisestä. Esim. silloin, kun äiti on lapsen syntyessä Suomen kansalainen, mutta lapsi saa sekä Ruotsin että Suomen kansalaisuuden, vanhemmat ovat velvollisia ilmoittamaan itse lapsen syntymästä.
Seuraavat tiedot eivät kuitenkaan edellä mainitulla tavalla päivity Suomeen virkateitse, vaan sinun on itse huolehdittava tietojen ilmoittamisesta:
- Ruotsin osoitetietomuutokset
- tieto lasten huoltajista ei päivity Suomeen, jos vanhemmat eivät ole naimisissa.
Kun ilmoitat edellä mainituista henkilötietomuutoksista, suosittelemme toimittamaan tarvittavat, Ruotsissa annetut asiakirjat meille seuraavasti:
- Hanki alkuperäinen, allekirjoitettu ja/tai leimalla varustettu ”Personbevis”.
- Täytä asianmukainen lomake elämäntapahtumastasi: Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset.
- Postita lomake, passikopio(t) sekä alkuperäinen asiakirja osoitteeseen Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 Helsinki, FINLAND. Jos nykyinen tai viimeisin kotikuntasi on Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Jos asiakirjasi on annettu Ruotsissa, suosittelemme toimittamaan tarvittavat asiakirjat meille seuraavasti:
- Hanki alkuperäinen, allekirjoitettu ja/tai leimalla varustettu ”Personbevis”.
- Täytä asianmukainen lomake elämäntapahtumastasi: Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset.
- Postita ilmoituslomake, passikopio(t) sekä alkuperäinen asiakirja osoitteeseen Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 Helsinki, FINLAND. Jos nykyinen tai viimeisin kotikuntasi on Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Voit tarkastaa käsittelyajat eri sivultamme.
Tiedustelut ja sähköpostiviestit eivät nopeuta ilmoituksen käsittelyä. Otamme sinuun yhteyttä, jos tarvitsemme lisätietoja. Muussa tapauksessa otamme sinuun yhteyttä vasta, kun rekisteröinti on tehty.
Etkö löytänyt vastausta sivuiltamme?
Yhteystietomme:
Huomaathan, että löydät keskimääräiset käsittelyajat sivuiltamme.
Puhelin
Neuvonta: 0295 536 320
Palveluajat: ma–pe 9–15
Puhelu ja jonotus maksavat soittajan oman operaattorin sopimuksen mukaisen paikallisverkko- ja matkapuhelinmaksun verran.
Sähköposti
Käytä sähköpostin lähettämiseen Digi- ja väestötietoviraston Turvaviesti-palvelua, jotta tietosi liikkuvat salatusti. Valitse vastaanottajaksi Ulkomaalaisen rekisteröinti ja kansainväliset asiat, [email protected].