Vi knappar in på handläggningstider genom att utveckla de elektroniska tjänsterna och finslipa de interna verksamhetsmetoderna

Det är rusning i en del av tjänsterna hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, vilket bland annat förlänger handläggningstiden för intyg från befolkningsdatasystemet. Det tar sin tid att göra det färska ämbetsverkets nationella praxis smidig. Via de elektroniska tjänsterna kan kunden få intyget rent av omedelbart.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata inledde verksamheten i början av året och ansvarar för det som tidigare var magistraternas och Befolkningsregistercentralens uppgifter. Ett av ämbetsverkets huvudsakliga mål är att stöda samhällets digitalisering. Ämbetsverket har en detaljerad plan även för att digitalisera sina tjänster.

– Då ett nytt ämbetsverk inleder arbetet ändras praxisen vilket tar sin tid, och som tyvärr visat sig för en del av kunderna som längre handläggningstider. Vi finslipar hela tiden ämbetsverkets nationella verksamhetsmetoder för att kunna betjäna våra kunder så smidigt som möjligt. På grund av rusningen i början av året har vi bland annat flyttat över personresurser från andra tjänster för att arbeta med köerna. Till exempel har handläggningstiden för flyttningsanmälningar nu normaliserats efter köerna i början av året, säger Janne Viskari, generaldirektör för Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

I flera tjänster har handläggningstiderna redan varit långa vid magistraterna innan Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata inledde sin verksamhet.

Intyg från befolkningsdatasystemet kan beställas elektroniskt utan dröjsmål

I början av året förlängdes handläggningstiderna särskilt för intyg från befolkningsdatasystemet. Kunderna kan redan nu beställa många intyg själv från befolkningsdatasystemet via e-tjänsten och då får de tillgång till ett elektroniskt intyg som duger inrikes genast.

– Våra tjänsters digigrad stiger hela tiden. Utbudet intyg som ka beställas själv elektroniskt kommer att utvidgas senare i år till mer omfattande intyg om person- och familjerelationer, berättar Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas överdirektör Timo Salovaara.

Via den elektroniska tjänsten Intyg från befolkningsdatasystemet kan du beställa levnads-, hemvist-, äktenskaps-, civilstånds- och födelseintyg i elektronisk version för användning inom landet genast. Det elektroniska intyget kostar mindre för kunden jämfört med pappersversionen. Via den elektroniska tjänsten kan man ännu inte beställa alla intyg och till exempel måste släktutredningen beställas via ämbetsverkets övriga kanaler.

Den nationella kundtjänsten är jämlik för alla

Då ämbetsverken slogs samman förändrades kundtjänsten och blev nationell, dvs. det är inte bara enheten på hemorten som tar hand om kundens ärenden, utan de sköts runt om i Finland. De elektroniska tjänsterna är det allra snabbaste sättet att sköta ärenden, men vid behov går det också att sköta ärenden per e-post, telefon eller genom att besöka ämbetsverket.

– Den nationella kundtjänsten underlättar uträttandet av ärenden då man inte behöver sköta dem regionalt på olika enheter, utan allt kan skötas på en gång. Vi beklagar de utdröjda handläggningstiderna och de bekymmer detta orsakat våra kunder. Vi strävar efter att förkorta handläggningstiderna för våra tjänster så snart som möjligt, fortsätter generaldirektör Viskari.

Uppgifter om tjänsternas handläggningstider uppdateras varje vecka på ämbetsverkets webbplats.

Mer information:

Kommunikations- och marknadsföringsdirektör Liinu Lehto, tfn 0295 535 385