Kommunikationsexpert Anna Lind är tjänstledig från Polisstyrelsen och leder som bäst genom arbetsrotation förnyelsen av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas intranät.

Anna har arbetat för säkerhetsmyndigheter i 20 år. Vid Polisstyrelsen har hon jobbat i över fem år och ansvarar numera som överinspektör för utvecklingen av kommunikationsmetoder och -system. Dessförinnan arbetade hon vid Försvarsmakten i 16 år, bland annat som ansvarig webbredaktör både med att utveckla intra- och webbsidor och med sociala medier.

– När jag hade varit fem år vid Polisstyrelsen anmälde jag mig till vårt interna program för arbetsrotation. Det fanns dock ingen lämplig person som kunde ha bytt tjänst med mig, berättar Anna.

Ryktet om Annas intresse för arbetsrotation spred sig till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, där en förnyelse av intranätet höll på att bli aktuell. Anna hade erfarenhet av motsvarande projekt.

– Med tanke på mina dåvarande projekt var det ett perfekt tillfälle för att delta i arbetsrotation. Jag tänkte att annorlunda arbetsmiljö och nya saker skulle vara uppiggande. Jag lockades också av möjligheten att för en tid komma bort från säkerhetsbranschen.

Intranätet påverkar slutligen kundupplevelsen

Anna började som specialsakkunnig inom kommunikation vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata i december 2023. Hon arbetar som projektchef för förnyelsen av intranätet fram till slutet av november 2024. Intranätprojektet framskred enligt tidtabell och budget. Ämbetsverkets nya Divi-intranät togs i bruk i oktober.   

Vid ett ämbetsverk med över 900 personer händer det mycket hela tiden. Därför är det särskilt viktigt att hålla sig uppdaterad om gemensamma frågor. Intranätet säkerställer också att all information och alla system som behövs för arbetet kan hittas.

Det var personalen som framförde behovet av att förnya intranätet. Enligt personalens respons och observationer från strategiturnén upplevde personalen att det var utmanande att hålla sig uppdaterad och hitta den information som behövs för arbetet. Dessutom var det gamla intranätet tekniskt sett inte längre förenligt med dagens krav på arbete.

Anna är nöjd över att hon fick fria händer att leda projektet. Utgångspunkten för projektet var hög datasäkerhet och högt dataskydd. Personalen engagerades i projektet under hela projektet. I enkäten svarade personalen att sökfunktionen, startsidan, enkel tillgång till verktyg och anvisningar är de viktigaste funktionerna i det nya intranätet.

– Det är viktigt för mig att veta vilken information människor behöver och hur de enkelt hittar information. Målet med intranätet är att stöda varje anställds arbete. Var och en ska ha enkel tillgång till den information som behövs i arbetet. Vi ville också möjliggöra och stöda interaktionen i arbetsgemenskapen. Målet med projektet var att avlägsna onödiga klickningar och på så sätt konkret underlätta människors arbetsdag med att göra det lättare att hitta information. I en stor riksomfattande arbetsgemenskap finns det mycket anvisningar och viktigt innehåll. Därför satsade vi på sökfunktionen och på att fila på den, lägger Anna till.

Anna anser att intranätet är av väsentlig betydelse i de anställdas vardag och slutligen i kundupplevelsen.

– När det är lätt att hitta information kan man i kundserviceuppgifterna verkligen koncentrera sig på kunderna.

Det var lätt att hoppa över till ett nytt ställe

Anna tackar för en bra introduktion. Hon hann också med på en matlagningskurs som ordnades för ämbetsverkets team. Där hade man möjlighet att lära känna människor bättre.

– Jag fick ett mycket bra mottagande och introduktion i olika frågor. Människor kontaktade också på distans och frågade hur det går, minns Anna.

Vid sidan av förnyelsen av intranätet arbetar Anna som jourhavande inom kommunikation under sin egen tur. Olika externa och interna ärenden kommer till kommunikationens e-post, och dessutom svarar jourhavande på medietelefonen. Anna fick omfattande anvisningar om ärenden och system och i problemsituationer får man snabbt hjälp av kollegorna i jourcirkeln. Vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har Anna också åtnjutit en något friare arbetsmiljö.

– Det finns väldigt mycket god arbetspraxis här. Jag har också vant mig vid TUVE-nätet, dvs. de statliga säkerhetsmyndigheternas datanät, som är separat från det offentliga nätet. Vid Polisstyrelsen använder vi till exempel inte den allmänt använda Teams-applikationen som används i TUVE. Det har varit befriande att få arbeta med nya verktyg, och här har jag faktiskt förälskat mig i Teams!

Arbetsrotation är ömsesidigt berikande

Arbetsrotation erbjuder möjligheter för både organisationer och anställda. I Annas fall var det möjligt för Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata att få en erfaren expert till ett akut projekt. Erfarenheten har å sin sida erbjudit Anna både variation och möjligheter att lära sig nytt. Anna tänker utnyttja de nya färdigheter hon lärt sig när hon återvänder till sin tjänst.

– Arbetsrotationen har varit intressantare än vad jag hade förväntat mig! Ämbetsverket har en tydlig inbyggd strävan att föra digitaliseringen framåt inom statsförvaltningen. Här stöder man dessutom arbetsgemenskapen på ett medvetet och framgångsrikt sätt och skapar en god atmosfär. Jag har lärt mig otroligt mycket och fått nya verktyg – och arbetskamrater!

Anna rekommenderar arbetsrotation för alla som är intresserade.

– Jag medger att det tidigare var oklart för mig vad Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata gör. Genom arbetsrotation lär man sig mycket om statsförvaltningens verksamhet och aktörer samt får nya perspektiv på det egna arbetet och dessutom utvidgas det professionella nätverket. Jag tycker om att säga att ”variation får en att le!, avslutar Anna.