Anna Lindin vaihtovuosi Digi- ja väestötietovirastossa – intranet-uudistus tehtiin henkilöstöä kuunnellen

Viestinnän ammattilainen Anna Lind on virkavapaalla Poliisihallituksesta ja parhaillaan työnkierron kautta johtamassa Digi- ja väestötietoviraston intranet-uudistusta.

Anna on työskennellyt 20 vuotta turvallisuusviranomaisten palveluksessa. Poliisihallituksessa hän on työskennellyt yli viisi vuotta ja vastaa nykyisin ylitarkastajana viestinnän menetelmien ja järjestelmien kehittämisestä. Tätä ennen hän työskenteli Puolustusvoimissa 16 vuotta muun muassa verkkopäätoimittajana sekä intra- ja verkkosivujen kehittämisen että sosiaalisen median parissa.

– Kun viisi vuotta Poliisihallituksessa tuli täyteen, ilmoittauduin sisäiseen työkierto-ohjelmaamme. Ketään sopivaa, joka olisi voinut vaihtaa kanssani päittäin virkaa, ei kuitenkaan löytynyt, Anna kertoo.

Huhu Annan kiinnostuksesta työkiertoon kiiri Digi- ja väestötietovirastoon, jossa oli tulossa ajankohtaiseksi intranetin uudistus. Annalta löytyi kokemusta vastaavista projekteista.

– Minulla oli silloisten projektien suhteen täydellinen hetki lähteä työkiertoon. Ajattelin, että eri työympäristö ja asiat virkistäisivät. Minua myös houkutteli mahdollisuus siirtyä välillä ulos turvallisuusalalta.

Intra vaikuttaa lopulta asiakaskokemukseen

Anna aloitti Digi- ja väestötietoviraston viestinnän erityisasiantuntijana joulukuussa 2023. Hän toimii intrauudistuksen projektipäällikkönä marraskuun 2024 loppuun saakka. Intranet-projekti eteni aikataulussa ja budjetissa. Viraston uusi Divi-intranet otettiin käyttöön lokakuussa.   

Yli 900 ihmisen virastossa tapahtuu paljon asioita jatkuvasti, joten ajan tasalla pysyminen yhteisistä asioista on erityisen tärkeää. Intranet myös varmistaa, että kaikki työhön tarvittavat tiedot ja järjestelmät löytyvät.

Tarve intranetin uudistamiselle tuli henkilöstöltä. Henkilöstön palautteiden ja strategiakiertueen havaintojen mukaan henkilöstö koki haastavaksi pysyä ajan tasalla ja löytää työhönsä tarvittavat tiedot. Lisäksi vanha intranet ei ollut enää teknisesti nykypäivän työn tekemisen vaatimusten mukainen.

Anna on mielissään, että hänelle annettiin vapaat kädet projektin vetämiseen. Projektin lähtökohtana olivat korkea tietoturva ja -suoja. Henkilöstöä osallistettiin projektiin koko hankkeen ajan. Henkilöstö vastasi kyselyssä, että hakutoiminto, etusivu, helppo pääsy työkaluihin ja ohjeistuksiin ovat tärkeimpiä toimintoja uudessa intrassa.

– Minulle on tärkeää tietää, mitä tietoa ihmiset tarvitsevat ja miten he löytävät tietoa vaivattomasti. Intranetin tavoitteena on tukea jokaisen työntekijän työtä. Jokaisella on oltava helppo pääsy työssä tarvitsemaansa tietoon. Halusimme myös mahdollistaa ja tukea työyhteisön vuorovaikutusta. Projektin tavoitteena oli poistaa turhat klikkaukset ja helpottaa näin ihmisten työpäivää konkreettisesti, kun tieto löytyy helpommin. Isossa valtakunnallisessa työyhteisössä ohjeita ja tärkeitä sisältöjä on paljon. Siksi panostimme hakutoimintoon ja sen viilaamiseen, Anna lisää.

Annan mielestä intranetillä on olennainen merkitys työntekijöiden arjessa ja lopulta asiakaskokemuksessa.

– Kun tieto löytyy helposti, voi asiakaspalvelutehtävissä keskittyä oikeasti asiakkaisiin.

Uuteen paikkaan oli helppo hypätä

Anna kiittelee hyvästä perehdytyksestä. Hän ehti myös mukaan viraston tiimin kokkauskurssille, missä ihmisiin pääsi paremmin tutustumaan.

–  Sain tosi hyvän vastaanoton ja perehdytyksen asioihin. Myös etänä ihmiset lähestyivät ja kysyivät kuulumisia, Anna muistelee.

Intranet-uudistuksen ohella Anna toimii vuorollaan viestinnän päivystäjänä. Viestinnän sähköpostiin tulee erilaisia ulkoisia ja sisäisiä asioita, minkä lisäksi päivystäjä vastaa mediapuhelimeen. Anna sai asioihin ja järjestelmiin kattavat ohjeet, ja pulmatilanteissa päivystysringistä saa nopeasti apua kollegoilta. Digi- ja väestötietovirastossa Anna on nauttinut myös astetta vapaammasta työympäristöstä.

–  Täällä on tosi paljon hyviä työkäytäntöjä. Olen tottunut myös TUVE-verkkoon eli valtion turvallisuusviranomaisten tietoverkkoon, joka on erillään julkisesta verkosta. Poliisihallituksessa emme käytä esimerkiksi yleisesti käytössä olevaa Teams-sovellusta TUVEssa. On ollut vapauttavaa  päästä tekemään töitä uusilla työkaluilla, ja Teamsiin olenkin suorastaan rakastunut täällä!

Työkierto rikastuttaa puolin ja toisin

Työkierto tarjoaa mahdollisuuksia niin organisaatioille kuin työntekijöille. Annan tapauksessa Digi- ja väestötietoviraston oli mahdollista saada akuuttiin projektiin kokenut osaaja. Annalle kokemus on puolestaan tarjonnut sekä vaihtelua että mahdollisuuksia uuden oppimiseen. Uusia opittuja taitoja Anna aikoo hyödyntää virkaansa palatessaan.

–  Työkierto on ollut mielenkiintoisempaa kuin odotin! Virastossa on selkeä sisäänrakennettu pyrkimys viedä digitalisaatiota eteenpäin valtionhallinnossa. Lisäksi täällä tuetaan tietoisesti ja onnistuneesti työyhteisöä sekä rakennetaan hyvää ilmapiiriä. Olen oppinut hirveän paljon ja saanut uusia työvälineitä – ja työkavereita!

Työnkiertoa Anna suosittelee kaikille kiinnostuneille.

– Myönnän, että aikaisemmin minulle oli epäselvää, mitä kaikkea Digi- ja väestötietovirasto tekee. Työkierron kautta oppii paljon valtionhallinnon toiminnasta ja toimijoista sekä saa omaan työhön uusia näkökulmia ja ammatillinen verkosto laajenee. Tykkään sanoa, että ”vaihtelu virnistää!, Anna päättää.​