Remettre des documents étrangers à l’Agence du numérique et du registre de la population

Cette pratique sera adoptée le 01/09/2021. 

Remettre les documents en personne 

Remettre les documents en personne à l’Agence du numérique et du registre de la population (DVV)

Si vous voulez remettre vos documents en personne à DVV, veuillez prendre rendez-vous à l’antenne service de votre choix à l’adresse dvv.fi/ajanvaraus. Sélectionner le service ”Kansainväliset rekisteröinnit”. 

À l’occasion de votre visite sur place, vous devez présenter les originaux de vos documents pour que nous puissions faire des copies. Les documents originaux vous seront immédiatement restitués. 

Remettre les documents à la représentation diplomatique finlandaise

Si vous avez la nationalité finlandaise et que vous vivez à l’étranger. Veuillez remettre les documents nécessaires à DVV par l’intermédiaire de la représentation diplomatique finlandaise basée à l’étranger en personne ou par courrier postal.

La représentation diplomatique finlandaise remet vos documents scannés à DVV, et vous renvoie les originaux. La représentation diplomatique prélève des droits conformes à ses tarifs. Étant donné que les documents originaux peuvent être d’uniques exemplaires, il est recommandé de les remettre en premier lieu par l’intermédiaire de la représentation diplomatique finlandaise.

Les avantages de remettre les documents par l’intermédiaire de la représentation diplomatique sont les suivants:

  • Vous serez assuré.e que vos documents parviennent à DVV et qu’ils ne disparaissent pas en chemin.
  • La représentation remettra rapidement vos documents à DVV sous format électronique, ainsi votre affaire sera plus rapidement engagée
  • Vous pourrez garder les documents originaux pour vous.

Envoyer les documents par courrier postal

Si vous voulez remettre les documents à DVV par courrier postal nous vous recommandons de les remettre sous forme de copies certifiées authentiques (conformément au pays d’origine du document) en observant les consignes ci-dessous. Les copies certifiées conformes ne seront pas retournées Elles seront détruites au bout de six mois après leur arrivée dans notre administration.

Si vous remettez des documents originaux à DVV, ils vous seront renvoyés par courrier postal ordinaire (et non pas en recommandé) sous votre propre responsabilité. Les extraits de registre originaux ordinaires délivrés par les pays nordiques (Suède, Norvège, Danemark, Islande) ne seront pas retournés. Ils seront détruits au bout de six mois après leur arrivée dans l’administration.

Si vous envoyez des documents à partir d’un pays hors de l’UE, envoyez les documents par courrier postal. C’est la manière la plus sure d’éviter les frais de douane. 

Si vous envoyez les documents avec un code de suivi, veuillez ajouter les données du contenu au point Contenu de l’envoi.  

La poste vous conseillera pour mettre ces données en évidence: 

  • pas de colis commercial 
  • contient des documents 
  • pas de valeur marchande/gratuit 

Remarque! N’envoyez pas d’argent dans l’enveloppe, ni de passeport à DVV.  

Durée du traitement du dossier, voir: dvv.fi/-/henkiloasiakkaiden-asiakaspalvelun-kasittelyajat

Les demandes de renseignement et les courriels envoyés n'accéléreront pas le traitement du dossier. Nous vous contacterons si nous avons besoin de davantage d’informations. Dans les autres cas, nous vous contacterons uniquement lorsque l’enregistrement aura été effectué. Si vous nous avez communiqué votre adresse e-mail, nous vous enverrons un avis d’enregistrement dans le système d’information sur la population par courriel crypté. Si vous n’avez pas communiqué votre adresse e-mail, nous vous enverrons un avis d’enregistrement dans le système d’information sur la population par courrier postal.  

Veuillez donc attendre en toute patience. 

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