Remettre des documents étrangers à l’Agence du numérique et du registre de la population
Cette pratique sera adoptée le 01/09/2021.
Remettre les documents à la représentation diplomatique finlandaise
Si vous avez la nationalité finlandaise et que vous vivez à l’étranger. Veuillez remettre les documents nécessaires à DVV par l’intermédiaire de la représentation diplomatique finlandaise basée à l’étranger en personne ou par courrier postal.
La représentation diplomatique finlandaise remet vos documents scannés à DVV, et vous renvoie les originaux. La représentation diplomatique prélève des droits conformes à ses tarifs. Étant donné que les documents originaux peuvent être d’uniques exemplaires, il est recommandé de les remettre en premier lieu par l’intermédiaire de la représentation diplomatique finlandaise.
Les avantages de remettre les documents par l’intermédiaire de la représentation diplomatique sont les suivants:
- Vous serez assuré.e que vos documents parviennent à DVV et qu’ils ne disparaissent pas en chemin.
- La représentation remettra rapidement vos documents à DVV sous format électronique, ainsi votre affaire sera plus rapidement engagée
- Vous pourrez garder les documents originaux pour vous.
Envoyer les documents par courrier postal
Si vous voulez remettre les documents à DVV par courrier postal nous vous recommandons de les remettre sous forme de copies certifiées authentiques (conformément au pays d’origine du document) en observant les consignes ci-dessous. Les copies certifiées conformes ne seront pas retournées Elles seront détruites au bout de six mois après leur arrivée dans notre administration.
Si vous remettez des documents originaux à DVV, ils vous seront renvoyés par courrier postal ordinaire (et non pas en recommandé) sous votre propre responsabilité. Les extraits de registre originaux ordinaires délivrés par les pays nordiques (Suède, Norvège, Danemark, Islande) ne seront pas retournés. Ils seront détruits au bout de six mois après leur arrivée dans l’administration.
Si vous envoyez des documents à partir d’un pays hors de l’UE, envoyez les documents par courrier postal. C’est la manière la plus sure d’éviter les frais de douane.
Si vous envoyez les documents avec un code de suivi, veuillez ajouter les données du contenu au point Contenu de l’envoi.
La poste vous conseillera pour mettre ces données en évidence:
- pas de colis commercial
- contient des documents
- pas de valeur marchande/gratuit
Remarque! N’envoyez pas d’argent dans l’enveloppe, ni de passeport à DVV.
Durée du traitement du dossier, voir: dvv.fi/-/henkiloasiakkaiden-asiakaspalvelun-kasittelyajat
Les demandes de renseignement et les courriels envoyés n'accéléreront pas le traitement du dossier. Nous vous contacterons si nous avons besoin de davantage d’informations. Dans les autres cas, nous vous contacterons uniquement lorsque l’enregistrement aura été effectué. Si vous nous avez communiqué votre adresse e-mail, nous vous enverrons un avis d’enregistrement dans le système d’information sur la population par courriel crypté. Si vous n’avez pas communiqué votre adresse e-mail, nous vous enverrons un avis d’enregistrement dans le système d’information sur la population par courrier postal.
Veuillez donc attendre en toute patience.
Documents
Si votre document original a été délivré dans un État qui n’est pas un pays nordique ou un État membre de l’UE, nous vous recommandons de nous remettre les documents de la manière suivante:
- Procurez-vous le document original et les légalisations requises pour celui-ci. Faites traduire le document, s’il est rédigé dans une autre langue que le finnois, le suédois ou l’anglais. Une traduction qui a été faite à l’étranger doit également être légalisée. Voir les consignes plus précises sur: dvv.fi/laillistusohje
- Demandez ensuite qu’un notaire public du pays en question certifie de la copie à partir du document original légalisé comme authentique. La copie susmentionnée doit également être légalisée.
- Veuillez remplir le formulaire prévu à cet effet: Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset
- Envoyez ensuite par courrier postal le formulaire, la (les) copie(s) de passeport et la copie légalisée à partir du document original légalisé, ainsi que la traduction légalisée à l’adresse: Digital and Population Data Services Agency, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND.
Les documents remis conformément aux consignes, ne seront pas renvoyés et ils seront détruits dans les six mois après leur arrivée dans les bureaux de l’administration.
Remarque! Si vous ne suivez pas les consignes, et que vous remettez le document original, nous vous renverrons ce document par courrier postal ordinaire sous votre propre responsabilité.
Les documents qui ont été remis avant le 1er juillet 2021 sont conservés de manière permanente, et ils seront retournés au client uniquement sur demande et par courrier postal ordinaire.
Les documents généraux sont les certificats qui ont pour objet principal de certifier un des points suivants: naissance, vie, décès, nom, mariage, capacité de mariage, état civil, divorce, partenariat enregistré, état civil lié au partenariat enregistré, dissolution du partenariat enregistré, liens de parenté, adoption, domicile ou résidence ou bien nationalité.
Si votre document est ce type de document général délivré par un État membre de l’UE, nous recommandons de nous remettre les documents de la manière suivante:
- Procurez-vous le document original. Si le document est rédigé dans une autre langue que le finnois, le suédois ou l’anglais, veuillez vous procurer auprès des autorités compétentes le formulaire standard à joindre à la traduction du document ou faites traduire le document dans une des langues officielles de l’UE par un traducteur juré. Trouvez un traducteur juré dans les différentes régions.
- Veuillez ensuite demander que le notaire du pays concerné ou une autre autorité qui a la compétence de délivrer des copies certifiées en vertu de la législation nationale du pays en question, certifie la copie à partir du document original comme authentique. Voir plus précisément: Trouvez, selon les régions, les autorités qui ont le droit de délivrer des copies certifiées conformes.
- Veuillez remplir le formulaire prévu à cet effet: Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset
- Envoyez ensuite par courrier postal le formulaire, la (les) copie(s) de passeport et la copie du document original, ainsi que la traduction à l’adresse : Digital and Population Data Services Agency, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND.
Les documents remis conformément aux consignes, ne seront pas renvoyés et ils seront détruits dans les six mois après leur arrivée dans les bureaux de l’administration.
Remarque! Si vous ne suivez pas les consignes, et que vous remettez le document original, nous vous renverrons ce document par courrier postal ordinaire sous votre propre responsabilité.
Les documents qui ont été remis avant le 1er juillet 2021 sont conservés de manière permanente, et ils seront retournés au client uniquement sur demande et par courrier postal ordinaire.
Voir la consigne au point Documents extérieurs aux pays nordiques et à l’UE.
- Procurez-vous la décision originale relative à la garde de l’enfant et demandez d’y joindre le certificat conforme à l’article 39 du Règlement* de Bruxelles II a. Pas besoin de faire traduire la décision originale dans ce cas.
- Veuillez ensuite demander que le notaire du pays concerné ou une autre autorité qui a la compétence de délivrer des copies certifiées en vertu de la législation nationale du pays en question, certifie la copie à partir du document original comme authentique. Voir plus précisément: Trouvez, selon les régions, les autorités qui ont le droit de délivrer des copies certifiées conformes
- Veuillez remplir le formulaire: Correction/ajout des données de registre - affaires internationales
- Envoyez ensuite par courrier postal le formulaire, la (les) copie(s) de passeport et la copie du la décision originale, ainsi que le formulaire conforme au Règlement de Bruxelles II a à l’adresse : Digital and Population Data Services Agency, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND.
Les documents remis conformément aux consignes, ne seront pas renvoyés et ils seront détruits dans les six mois après leur arrivée dans les bureaux de l’administration.
Remarque! Si vous ne suivez pas les consignes, et que vous remettez le document original, nous vous renverrons ce document par courrier postal ordinaire sous votre propre responsabilité.
Les documents qui ont été remis avant le 1er juillet 2021 sont conservés de manière permanente, et ils seront retournés au client uniquement sur demande et par courrier postal ordinaire.
* Règlement (CE) du Conseil n° 2201/2003 relatif à la compétence, la reconnaissance et l'exécution des décisions en matière matrimoniale et en matière de responsabilité parentale des enfants communs et abrogation du règlement (CE) n° 1347/2000.
Un divorce prononcé à l’étranger peut être enregistré dans le système d’information sur la population sur la base d’un extrait de registre, voir dans ce cas Documents généraux de la zone UE. Un divorce prononcé à l’étranger peut cependant être enregistré dans le système d’information sur la population sur la base d’une décision ayant force de chose jugée. Si vous voulez déclarez votre divorce en remettant la décision du tribunal d’instance, nous vous recommandons de nous remettre les documents nécessaires de la manière suivante:
- Procurez-vous la décision originale ayant force de chose jugée et demandez d’y joindre le certificat conforme à l’article 39 du Règlement* de Bruxelles II a. Pas besoin de faire traduire la décision originale dans ce cas.
- Veuillez ensuite demander que le notaire du pays concerné ou une autre autorité qui a la compétence de délivrer des copies certifiées en vertu de la législation nationale du pays en question, certifie la copie à partir du document original de la décision comme authentique. Voir plus précisément : Trouvez, selon les régions, les autorités qui ont le droit de délivrer des copies certifiées conformes.
- Veuillez remplir le formulaire prévu à cet effet: Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset
- Envoyez ensuite par courrier postal le formulaire, la (les) copie(s) de passeport et la copie du la décision originale, ainsi que le formulaire conforme au Règlement de Bruxelles II a à l’adresse : Digital and Population Data Services Agency, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND.
Les documents remis conformément aux consignes, ne seront pas renvoyés et ils seront détruits dans les six mois après leur arrivée dans les bureaux de l’administration.
Remarque! Si vous ne suivez pas les consignes, et que vous remettez le document original, nous vous renverrons ce document par courrier postal ordinaire sous votre propre responsabilité.
Les documents qui ont été remis avant le 1er juillet 2021 sont conservés de manière permanente, et ils seront retournés au client uniquement sur demande et par courrier postal ordinaire.
* Règlement (CE) du Conseil n° 2201/2003 relatif à la compétence, la reconnaissance et l'exécution des décisions en matière matrimoniale et en matière de responsabilité parentale des enfants communs et abrogation du règlement (CE) n° 1347/2000.
Si vos documents ont été délivrés en Norvège, au Danemark ou en Islande, nous vous recommandons de nous remettre les documents de la manière suivante:
- Procurez-vous le document original, signé et/ou mini d’un cachet (par ex. utdrag ur folkeregister)
- Veuillez remplir le formulaire prévu à cet effet: Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset
- Envoyez ensuite par courrier postal le formulaire, la (les) copie(s) de passeport et le document original à l’adresse Digital and Population Data Services Agency, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND.
Les documents remis conformément aux consignes, ne seront pas renvoyés et ils seront détruits dans les six mois après leur arrivée dans les bureaux de l’administration.
Les documents qui ont été remis avant le 1er juillet 2021 sont conservés de manière permanente, et ils seront retournés au client uniquement sur demande et par courrier postal ordinaire.
Si vous êtes citoyen finlandais en Suède, vous n’avez pas besoin de déclarer les modifications relatives à vos données personnelles qui ont lieu en Suède à l’Agence DVV, car ces données sont automatiquement transférées des autorités suédoises aux autorités finlandaises.
Exception: Si vous êtes de nationalité suédoise ou finlandaise, la Suède ne transfère pas les données. Si vous avez la double nationalité, vous devez d’abord vous charger vous-même de faire ces déclarations. Par exemple, si la mère est de nationalité finlandaise à la naissance de l’enfant, mais que l’enfant a la double nationalité suédoise et finlandaise, les parents sont dans l’obligation de déclarer eux-mêmes la naissance de l’enfant.
Les données suivantes ne sont cependant pas mises à jour en Finlande de la manière susmentionnée par voie administrative, et vous devez vous-même veiller à déclarer les informations.
- les modifications d’adresse en Suède
- les informations relatives aux tuteurs des enfants ne sont pas mises à jour en Finlande, si les parents ne sont pas mariés.
En déclarant les modifications relative aux données personnelles mentionnées ci-dessus, nous vous recommandons de nous remettre les informations nécessaires délivrées en Suède de la manière suivante:
- Veuillez vous procurer l’original, signé et/ou avec le cachet ”Personbevis”.
- Veuillez remplir le formulaire prévu à cet effet: Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset
- Envoyez ensuite par courrier postal le formulaire, la (les) copie(s) de passeport et le document original à l’adresse Digital and Population Data Services Agency, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND.
Les documents remis conformément aux consignes, ne seront pas renvoyés et ils seront détruits dans les six mois après leur arrivée dans les bureaux de l’administration.
Les documents qui ont été remis avant le 1er juillet 2021 sont conservés de manière permanente, et ils seront retournés au client uniquement sur demande et par courrier postal ordinaire.
Si vos documents ont été délivrés en Suède, nous vous recommandons de nous remettre les documents de la manière suivante:
- Veuillez vous procurer l’original, signé et/ou avec le cachet ”Personbevis”.
- Veuillez remplir le formulaire prévu à cet effet: Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset
- Envoyez ensuite par courrier postal le formulaire, la (les) copie(s) de passeport et le document original à l’adresse Digital and Population Data Services Agency, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND.
Les documents remis conformément aux consignes, ne seront pas renvoyés et ils seront détruits dans les six mois après leur arrivée dans les bureaux de l’administration.
Les documents qui ont été remis avant le 1er juillet 2021 sont conservés de manière permanente, et ils seront retournés au client uniquement sur demande et par courrier postal ordinaire.