Katso-palvelun tietosuojaseloste

Katso-tunnistus- ja valtuutuspalvelu

 

Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Järjestelmäasiantuntija Vesa Vanhalakka
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, [email protected]

 

Rekisteri on Digi- ja väestötietoviraston tuottaman Katso-palvelun käyttäjä-, valtuutus- ja tapahtumatietorekisteri. Rekisteri sisältää tietoja Katso-palvelun käyttäjiksi tunnistautuneista luonnollisista henkilöistä (käyttäjistä), heidän edustamistaan organisaatioista, palvelussa myönnetyistä valtuutuksista ja sähköisen asioinnin valtakirjoista, asiakkaiden rekisteröinnin suorittaneista virkailijoista sekä palvelun käyttöön liittyviä tapahtumatietoja. Katso-tunnisteen luominen edellyttää käyttäjän vahvaa tunnistamista Suomi.fi-tunnistuksen avulla Rekisteriin tallennettuja tietoja käytetään Katso-palvelun käyttäjäorganisaatioiden ja niitä edustavien käyttäjien tunnistamiseen ja palvelussa annettujen valtuutusten hallintaan.

Rekisteriin tallennettuja tietoja käytetään myös Katso-palvelun käytön kehittämiseen, seurantaan ja valvontaan, virhetilanteiden selvittämiseen sekä mahdollisten väärinkäytösten ja tietosuojaloukkausten selvittämiseen sekä tilastointitarpeisiin.

Digi- ja väestötietovirasto tuottaa Katso-palvelua hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetun lain (571/2016) 3 §:n 1 momentin 5 kohdan perusteella. Henkilötietoja käsitellään Digi- ja väestötietoviraston lakisääteiseen tehtävään liittyen.

Digi- ja väestötietoviraston palvelutoimittaja CGI huolehtii Katso-palvelun tuottamisesta ja toimii henkilötietojen käsittelijänä Digi- ja väestötietoviraston lukuun. Verohallinto säilyttää Katso-palvelun tuottamiseen liittyvän manuaalisen aineiston.

Rekisterinpitäjä säilyttää tiedot Katso-tunnisteen haltijoista ja heidän edustamistaan organisaatioista, Katsopalvelussa annetuista valtuutuksista ja sähköisen asioinnin valtakirjoista sekä palvelun käytöstä tallennetut tapahtumatiedot viiden (5) vuoden ajan vuoden 2020 aikana toteutettavasta Katso-palvelun alasajosta lukien.

Digi- ja väestötietovirasto on arvioinut, että viiden (5) vuoden säilytysaika on tarpeellinen, kun huomioidaan yleisimmät henkilötietojen käsittelyyn liittyvien rikosten ja talousrikosten vanhentumisajat sekä virkarikoksen vanhentumisaika, joka on viisi vuotta.

Rekisteriin tallennetaan Katso-tunnisteen haltijasta seuraavat tiedot:

• Henkilötunnus tai muu tunnistetieto
• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Tunnistuksen tunnistustieto (käyttäjätunnus) sekä kiinteä salasana ja kertakäyttösalasanat salattuna
• Kieli (suomi/ruotsi/englanti)
• Matkapuhelinnumero (jos käyttäjä sen ilmoittaa)

Käyttäjän edustamasta organisaatiosta tallennetaan seuraavat tiedot:

• Nimi
• Y-tunnus
• Osoite ja postitoimipaikka
• Maa

Rekisteröintivirkailijasta tallennetaan seuraavat tiedot:

• Käyttäjätunnus
• Nimi

Valtuutusten tiedot:

• Valtuutuksen antaja (organisaation edustaja)
• Valtuutuksen saaja (organisaatio tai yksi/useampi organisaation edustaja)
• Asiointipalveluntarjoaja, jonka rooleja valtuutus sisältää
• Roolit/rooliryhmä (valtuutuksen laajuus)
• Luomispäivä
• Päättymispäivä
• Tila

Sähköisen asioinnin valtakirjojen tiedot:

• Päämiehenä organisaatio:
  • Organisaation nimi, y-tunnus tai ulkomainen tunnus, osoite ja postitoimipaikka, maa.
  • Edustajan nimi, tunnus ja tunnuksen tyyppi (suomalainen tai ulkomainen henkilötunnus tai ulkomainen passinumero), kieli (suomi/ruotsi/englanti) ja sähköpostiosoite.
  • Asianhoitajaorganisaation edustajan nimi, matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite ja edustajalle välitettävä vapaamuotoinen saateteksti.
• Päämiehenä yksityishenkilö:
  • Päämiehen nimi, henkilötunnus, osoite ja postitoimipaikka, maa, kieli (suomi/ruotsi/englanti), sähköpostiosoite ja tieto siitä, jos valtakirjan hyväksyy edustaja.
  • Päämiehen mahdollisen edustajan nimi, henkilötunnus, kieli (suomi/ruotsi/englanti) ja sähköpostiosoite.
  • Asianhoitajaorganisaation edustajan nimi, matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite ja edustajalle välitettävä vapaamuotoinen saateteksti.
• Asiointipalvelun tarjoaja, jonka rooleja valtuutus sisältää
  • Roolit/rooliryhmä (valtuutuksen laajuus)
  • Valtuutuksen tai sähköisen valtakirjan yksilöivä tunniste
  • Luomispäivä
  • Päättymispäivä
  • Tila

Katso-tunnisteiden luontia ja hallinnointia koskevat tapahtumatiedot:

• Katso-tunnisteen luontiin liittyvät tapahtumatiedot:
  • Käyttäjän toimenpiteet
• Hakemuksen tila
• Katso-alitunniste perustettu
• Katso-alitunniste vahvennettu
• Alustettu Katso-tunniste aktivoitu
  • Rekisteröintivirkailijan toimenpiteet
• Rekisteröintivirkailijan nimi ja käyttäjätunnus
• Kirjautumistapahtuman yksilöivä tunniste
• Pääkäyttäjätunniste aktivoitu
• Katso-tunnisteiden hallinnointiin liittyvät lokitiedot:
  • Tieto käyttäjän kirjautumisesta Katso-palveluun
• Toimenpiteiden aikaleimat, mikäli toimenpiteestä jää tapahtumatietomerkintä
• Tekninen virheilmoitus, jos toimenpide keskeytyy virheen vuoksi

Katso-kirjautumiseen liittyvät tapahtumatiedot:

• Tieto asiointipalvelusta, johon on kirjauduttu Katso-tunnisteella, mikäli asiointipalvelu käyttää Katsokirjautumista suoraan (ei Suomi.fi-tunnistuksen kautta)
• Kirjautumistapahtuman yksilöivä tunniste
• Kirjautumistapahtumaan liittyvät aikaleimat
• Tieto epäonnistuneesta kirjautumisesta
• Käyttäjän Katso-id

Valtuutusten ja sähköisten valtakirjojen antamiseen liittyvät tapahtumatiedot:

• Valtuutuksen tai sähköisen valtakirjan luomiseen liittyvät tapahtumatiedot
  • Valtuutuksen tai sähköisen valtakirjan voimassaolon alkamis- ja päättymisajankohta
  • Käyttäjän tekemä toimenpide (valtuutuksen tai sähköisen valtakirjan luonti, vahvistus tai päättäminen)
  • Valtuutuksen tai sähköisen valtakirjan yksilöivä tunniste
  • Valtuutuksen tai sähköisen valtakirjan antajan yksilöivä tunniste
  • Valtuutuksen tai sähköisen valtakirjan saajan yksilöivä tunniste
  • Valtuutuksen tai sähköisen valtakirjan sisältö (roolit).
• Toimenpiteiden aikaleimat, mikäli toimenpiteestä jää tapahtumatietomerkintä
• Tekninen virheilmoitus, jos toimenpide keskeytyy virheen vuoksi.

 

Henkilötietoja saadaan palvelun asiakkailta itseltään sekä hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetun lain 9 §:n nojalla väestötietojärjestelmästä, kaupparekisteristä, yhdistysrekisteristä ja säätiörekisteristä.

Rekisterinpitäjä luovuttaa Katso-tunnistamistapahtuman yhteydessä käyttäjän henkilötunnuksen tai muun tunnistetiedon ja/tai tunnistuksen tunnistetiedon (käyttäjätunnuksen) Katso-palvelua hyödyntävälle viranomaiselle tai muulle julkista tehtävää hoitavalle organisaatiolle.

Rekisterinpitäjä voi lisäksi luovuttaa rekisterin tietoja hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin palveluista annetun lain 14 §:n nojalla Katso-palvelua hyödyntävälle viranomaiselle tai muulle julkista tehtävää hoitavalle, jonka asiointipalvelun käytön tai muun asioinnin yhteydessä tiedot on tallennettu, jos edellä mainittu organisaatio tarvitsee välttämättä tietoja:

• asiointipalvelunsa toimivuuden varmistamista tai parantamista varten
• asiointipalvelunsa käytönraportointia varten
• tietoturvallisuudesta huolehtimista tai tietoturvallisuuteen kohdistuvien häiriöiden selvittämistä varten
• tietojen käsittelyn oikeellisuuden osoittamiseksi tai muutoin asiointia koskevien ongelmien selvittämistä varten.

Rekisterinpitäjä voi lisäksi luovuttaa pyynnöstä rekisterin tietoja Katso-palvelun käyttäjälle hänen omien tapahtumatietojensa osalta.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterin tietoja

• poliisi-, esitutkinta- ja syyttäjäviranomaiselle sekä tuomioistuimelle rikoksen ehkäisemistä ja selvittämistä varten
• tietosuojavaltuutetulle tietosuojan valvonnan toteuttamista varten.

Tietoja voidaan luovuttaa myös tilastoina tai muutoin siten, että yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.

Katso-tunnistusta käyttävien asiointipalvelujen tarjoajille toimitetaan automaattisesti kuukausittain käyttötilastoja Katso-palvelun käytöstä. Muutoin tietoja luovutetaan tapauskohtaisen harkinnan perustella.

Lisäksi tietoja voidaan muutoin luovuttaa lain nojalla.

 

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

 

Katso-palvelun tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla sekä muilla teknisillä toimenpiteillä. Henkilötietoja koskeva viestintä tapahtuu salattuna. Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu kulunvalvontaan, henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja käyttöoikeuksien rajaukseen. Tietojen katselu- ja muuttamisoikeudet on rajattu henkilöstön tehtävien mukaisesti ja tietojen katselu sekä tietojen muutokset kirjataan. Tietojen oikeellisuus varmistetaan tietojärjestelmien koneellisilla ja manuaalisilla kontrolleilla tietojenkäsittelyn eri vaiheissa. Tietojen häviämättömyydestä huolehditaan varmuuskopioinnilla ja fyysisillä turvamenettelyillä. Rekisteriin liittyvät paperilla olevat tiedot on suojattu kulunvalvonnalla ja lukituilla arkistoilla.

 

Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

 

Tarkastusoikeus

Sinulla ja organisaatiollasi on oikeus pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin eli tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietosi. Lähetä omien tietojen tarkastuspyyntö Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi. Saat tarvitsemasi tiedot kuukauden kuluessa. Jos tietoja ei pystytä perustellusta syystä toimittamaan tässä ajassa, Digi- ja väestötietovirasto ja voi jatkaa määräaikaa enintään 2 kuukaudella. Tässä tapauksessa saat siitä ilmoituksen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Sinulla ei kuitenkaan ole oikeutta vaatia korjauksia tapahtumatietoihin eikä päättyneisiin tai poistettuihin valtuutuksiin. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle (kohta Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt). Korjauspyynnössä sinun tulee mainita oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai rekisteriin täydennettävät tiedot. Henkilöllisyytesi tarkistetaan pyynnön yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojensa poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä rekisteröidyllä ei myöskään ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tai oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiseen järjestelmään. Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus siihen, että henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Lisätietoa löydät Tietosuojavaltuutetun ohjeista.