Suomi.fi-valtuuksien virkailijavaltuuttamispalvelu on aloittanut toimintansa – Katso-palvelua käyttävät voivat siirtyä Suomi.fi-valtuuksien käyttäjiksi

Suomi.fi-valtuuksien virkailijavaltuuttamispalvelu on aloittanut toimintansa 11.6.2020.

Virkailijavaltuuttamispalvelu mahdollistaa sähköisen valtuuttamisen ja toisen puolesta asioinnin niille tahoille, jotka eivät pysty tekemään sähköisiä valtuutuksia omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksissa. Näitä ovat esimerkiksi elinkeinoyhtymät, oppilaitokset, seurakunnat, julkiset organisaatiot ja ulkomaiset yritykset.

Suomi.fi-valtuuksien virkailijavaltuuttamispalvelun on toteuttanut Digi- ja väestötietovirasto ja tarjoamisesta vastaa tässä vaiheessa Verohallinto.

Katso-palvelun käyttö loppuu 31.12.2020

Palvelun aloittaminen on erityisen merkittävä askel Katso-palvelun lopettamisessa, sillä nyt Suomi.fi-valtuuksiin voivat siirtyä Katso-palvelun käyttäjät. Katso-palvelun käyttö loppuu 31.12.2020.

Suomi.fi-valtuudet on sähköisen valtuuttamisen palvelu, jossa tunnistautunut henkilö voi hallinnoida sekä omia valtuuksiaan että niiden edustamiensa organisaatioiden valtuuksia, joiden osalta henkilön edustamisoikeus on kauppa- ja yhdistysrekistereistä selvitettävissä.

Virkailijavaltuuttamispalvelun myötä valtuuksiaan hallinnoimaan pääsevät myös sellaiset yritykset ja yhteisöt, joilla edustamisoikeudet eivät ole rekistereistä selvitettävissä.

Mitä virkailijavaltuuttamispalvelu mahdollistaa?

Virkailijavaltuuttamispalvelu mahdollistaa sähköisen valtuuttamisen ja toisen puolesta asioinnin sellaisille tahoille, jotka eivät pysty tekemään sähköisiä valtuutuksia itsepalveluna Suomi.fi-valtuuksissa. Palvelua tarvitsevat mm. organisaatiot, joiden edustajaa ei ole rekisteröity kaupparekisteriin: esim. seurakunnat, oppilaitokset, elinkeinoyhtymät, y-tunnukselliset kuolinpesät, julkiset organisaatiot ja ulkomaiset yritykset.

Lisäksi palvelun avulla sähköisiä valtuuksia pääsevät antamaan henkilöt, joilla ei ole verkkopankkitunnuksia tai jotka eivät muutoin pysty käyttämään sähköisiä välineitä.

Valtuuden rekisteröinnin saa vireille lähettämällä valtuushakemuksen tarvittavine liitteineen virkailijavaltuuttamispalveluun. Palvelussa virkailija rekisteröi hakijan puolesta hakemuksessa esitetyt valtuudet valtuusrekisteriin.

Miten valtuushakemus tehdään?

Virkailijavaltuuttamispalvelun kautta yritys tai yhteisö voi hakea työntekijöilleen ensisijaisesti valtuuksia, jotka ovat tyyppiä valtuutusoikeus. Kun valtuutusoikeudet on rekisteröity, voivat nämä valtuutusoikeudelliset antaa varsinaiseen asiointiin oikeuttavia asiointivaltuuksia itsepalveluna Suomi.fi-valtuuksissa. Jatkossa yritys tai yhteisö voi siis hallinnoida asiointivaltuuksiaan itsenäisesti samaan tapaan kuin esimerkiksi Kaupparekisteriin rekisteröidyt yritykset.

Valtuushakemuksessa yksilöidään valtuuttajan ja valtuutetun tiedot sekä annettavan valtuuden (valtuutusoikeuden) laajuus. Valtuushakemuksen allekirjoittaa valtuuttajan laillinen edustaja tai valtuuttaja itse. Valtuuttajasta riippuen allekirjoitusoikeus osoitetaan yhdellä tai useammalla valtuushakemukseen liitettävällä asiakirjalla.

Valtuushakemuksen voi jättää virkailijan käsiteltäväksi kolmella eri tavalla riippuen valtuuttajasta:

• sähköinen valtuushakemus: tarkoitettu vain suomalaisille yrityksille ja yhteisöille
• käyntiasiointi: tarkoitettu ensisijaisesti henkilövaltuuttajille
• postitse lähetettävä hakemus: tarkoitettu ensisijaisesti ulkomaalaisille yhteisöille, joilta vaaditaan oikeaksi todistetut ja laillistetut asiakirjat.

Sähköinen valtuushakemus:

Sähköinen valtuushakemus on Suomi.fi -verkkosivustolla oleva palvelu, joka koostuu kolmesta osasta:

• Valtuushakemuksen valmistelu, jonka avulla valtuuttaja ohjataan hankkimaan vaadittavat liiteasiakirjat sekä opastetaan valtuushakemuksen jättämisessä.
• Valtuushakemuksen täyttäminen, jossa valtuuttaja yksilöi, mitä valtuuksia annetaan ja kenelle.
• Valtuushakemuksen tallentaminen ja lähettäminen. Ennen lähettämistä hakemuksen valmistelijan täytyy hankkia hakemukseen tarvittavat allekirjoitukset sekä liitteet. Tätä varten valmistellun hakemuksen voi tallentaa keskeneräisenä palveluun.
• Hakemuksen tallentaminen ja lähettäminen edellyttää vahvaa tunnistautumista.

Sähköistä valtuushakemusta eivät toistaiseksi voi käyttää henkilövaltuuttajat eivätkä ulkomaalaiset yritykset ja yhteisöt.

Käyntiasiointi

Käyntiasiointia voivat käyttää kaikki valtuuksien virkailija-avusteista rekisteröintiä tarvitsevat. Asioija voi olla valtuuden allekirjoittaja itse tai hänen asiamiehensä. Asiamiehellä on oltava kaikki tarvittavat liiteasiakirjat kuten allekirjoitettu hakemus mukanaan asioinnin yhteydessä.

Käyntiasiointi on mahdollista Verohallinnon toimipisteissä kautta maan. Verotoimistojen yhteystiedot löydät osoitteesta: vero.fi/tietoa-verohallinnosta/yhteys-tiedot-ja-asiointi/verotoimistot/. Myös valtuushakemuksen ohjeissa kohdassa ”Palvelupaikat” kerrotaan toimipisteiden yhteystiedot.

Postitse lähetettävä hakemus

Valtuushakemuksen voi toimittaa palveluun myös postitse osoitteeseen

Digi- ja väestötietovirasto
PL 1003
02151 Espoo.

Tämä vaihtoehto on tarkoitettu ensisijaisesti ulkomaalaisille sekä niille kotimaisille organisaatioille, jotka jostain syystä eivät pysty käyttämään sähköistä valtuutushakemusta. Valtuushakemus on ensin täytettävä ja tulostettava Suomi.fi -verkkosivuston valtuushakemuspalvelussa sekä hankittava siihen tarvittavat allekirjoitukset. Lisäksi hakemukseen on laitettava mukaan vaaditut muut liiteasiakirjat.

Miten valtuushakemuksen tekemiseen voi valmistautua?

Tutustu ensin ohjeisiin. Virkailijavaltuuttamispalveluun liittyviä ohjeita on julkaistu Suomi.fi-verkkosivuston Valtuudet -palvelun ohjeet ja tuki -osiossa  osana muuta Valtuudet -palveluun liittyvää yleisohjeistusta. Lisäksi tarkemmat valtuushakemuksen teko-ohjeet löytyvät valtuushakemuspalvelun etusivulta.

Virkailijavaltuuttamispalvelua tarvitsevissa yrityksissä ja yhteisöissä valtuushakemksen tekemiseen voi valmistautua myös seuraavasti:

• Valitkaa vähintään kaksi henkilöä, joille haetaan valtuutusoikeuden rekisteröintiä.
• Tutustukaa niiden asiointipalveluiden omiin ohjeisiin, joissa asioitte sähköisesti. Kiinnittäkää erityistä huomiota, mitä valtuusasioita, kyseinen asiointipalvelu hyväksyy. Valtuusasialla rajataan asioijan toimivaltaa.
• Jos olette Katso -palvelun käyttäjiä, tutustukaa Katso -palvelun etusivulla olevaan asiointipalvelukohtaiseen ohjeistukseen kohdasta ” Katson käyttö päättyy”.
• Päättäkää mitä valtuusasioita kukin valtuutusoikeudelliseksi nimettävä henkilö saa hoitaa. Valtuutusoikeuden voi antaa vain rajoittuen tiettyihin valtuusasioihin eli se ei ole rajoittamaton oikeus.
• Suomi.fi-valtuuksissa käytössä oleviin erilaisiin valtuusasioihin voi tutustua myös Suomi.fi -verkkosivustolla: suomi.fi/valtuudet/valtuusasiat.
• Valtuutusoikeuden voi valtuusasian lisäksi kohdentaa valtuustarkenteen avulla koskemaan vain esim. tiettyä aliorganisaatiota. Valtuustarkenteita on käytössä kuitenkin vain tietyissä valtuusasioissa. Näihinkin kannattaa tutustua ennakkoon ja miettiä niiden hyödyntämistä valmiiksi.
• Selvittäkää, ketkä organisaatiossanne ovat toimivaltaisia allekirjoittamaan valtuushakemuksen organisaationne puolesta.
• Jos valtuushakemus allekirjoitetaan käsin, kaikilta allekirjoittajilta tarvitaan liitteeksi myös kopio henkilöllisyystodistuksesta tai passista. Jos valtuushakemukseen liitettävä valtakirja allekirjoitetaan sähköisesti Digi- ja väestötietoviraston organisaatiovarmenteella tai sotekortilla, ei kopioita henkilöllisyystodistuksista tarvitse liittää mukaan.

Usein kysyttyä

Olemme kunta ja käytämme Veron ja Kelan sähköisiä asiointipalveluita. Pitääkö meidän tehdä liittymisilmoitus tai hakea lupaa toimia virkailijavaltuuttajana?

Ei tarvitse. Virkailijavaltuuttamispalvelu on käytettävissä kaikille sitä tarvitseville tahoille palvelun auetessa ilman erillisiä ilmoituksia tai rekisteröintejä.

Pitääkö virkailijavaltuuttamispalvelua käyttääkseen hakea Suomi.fi-tunnukset?

Ei tarvitse. Kaikkiin Suomi.fi-palveluihin, joissa vaaditaan tunnistautumista, kirjaudutaan henkilökohtaisilla vahvoilla tunnistusvälineille, kuten pankkitunnisteet, mobiilivarmenne tai varmennekortti. Sama koskee virkailijavaltuuttamispalvelua ja valtuushakemusta.

Millä siirtymäajalla Katso-tunnisteet poistuvat käytöstä ja Suomi.fi-tunnistautuminen jää ainoaksi?

Kukin asiointipalvelu korvaa Katso-tunnistuksen Suomi.fi-tunnistuksella oman aika-taulunsa mukaisesti. Katso-tunnistus päättyy kuitenkin kokonaisuudessaan viimeistään vuoden 2020 loppuun mennessä. Linkit kunkin viraston ohjeisiin löytyvät sivulta Katso-palvelun etusivulta osoitteesa yritys.tunnistus.fi/ kohdasta ” Katson käyttö päättyy”

Millaisen sopimuksen tai hakemuksen kunta tekee valtuutusoikeudellisen henkilön puolesta?

Valtuushakemus tehdään Suomi.fi-verkkopalvelun valtuushakemuspalvelussa olevalla lomakkeella.

Mistä tiedän mitä valtuuksia kunnassamme tarvitaan?

Tutustukaa asiointipalveluiden omiin ohjeisiin, joissa asioitte sähköisesti. Jos olette Katso -palvelun käyttäjiä, tutustukaa Katso -palvelun etusivulla  olevaan asiointipalvelukohtaiseen ohjeistukseen kohdasta ” Katson käyttö päättyy”. Suomi.fi-valtuuksissa käytössä oleviin erilaisiin valtuusasioihin voi tutustua myös Suomi.fi -verkkosivustolla: suomi.fi/valtuudet/valtuusasiat.

Täytyykö kunnan hakea asiointivaltuuksia yksittäin vai voiko hakea kaikki tarvittavat valtuudet kerralla?

Tarvittavat valtuusasiat voi hakea kerralla. Huomaa kuitenkin, että asiointipalveluihin voidaan jatkossa hyväksyä myös uusia valtuusasia, joten hakemuksia saattaa joutua tekemään lisää.

Miksi valtuuksien käyttöön tarvitaan vahva tunnistus?

Käyttäjä tunnistetaan vahvasti, jotta palvelun tietoturva ja tietosuoja saadaan riittävän korkeaksi ja valtuudet kohdennettua oikealle henkilölle.

Millä todistan, että voin hakea valtuutusoikeutta säätiön, yhdistyksen tai maatalousyhtymän puolesta?

Valtuushakemuspalvelussa Suomi.fi -verkkosivustolla on ohjeistusta jokaista valtuuttajatyyppiä varten. Valitsemalla palvelussa ”Valtuushakemuksen valmistelu” käyttäjä ohjataan hankkimaan oikeat vaadittavat liiteasiakirjat ja allekirjoitukset oikeilta tahoilta sekä opastetaan valtuushakemuksen jättämisessä.

Voiko valtuutuksen tehdä toimintansa lopettaneen yrityksen puolesta?

Kyllä voi, valtuushakemuksen jättämällä. Hakemus tehdään Suomi.fi-verkkopalvelussa valtuushakemuspalvelussa, jossa saa ohjeet myös tähän tilanteeseen.

Kumpi hakee valtuutusoikeutta, emoyhtiö vai tytäryhtiö?

Valtuutusoikeutta hakee se yhtiö, minkä puolesta sähköistä asiointia tullaan eri asiointipalveluissa tekemään. Jos kyseinen yhtiö on rekisteröity Kaupparekisteriin ja sen laillisella edustajalla (edustajilla) on suomalainen henkilötunnus, voi valtuutusoikeuden antaa myös Suomi.fi-valtuuksissa itsenäisestikin. Jos valtuutusoikeuden rekisteröintiin tarvitaan virkailijavaltuuttamispalvelun apua, valtuushakemuksen tulee allekirjoittaa yhtiön laillinen edustaja. Valtuushakemuspalvelun ohjeissa opastetaan millä liitedokumenteilla allekirjoitusoikeus on todistettava.

Miten yrityksen ulkomaalainen toimitusjohtaja hakee valtuutusoikeutta itselleen tai työntekijälleen?

Valtuushakemus -palvelussa annetaan ohjeet mitä tämä vaatii. Valitsemalla palvelussa ”Valtuushakemuksen valmistelu”, käyttäjä ohjataan hankkimaan oikeat vaadittavat liiteasiakirjat ja allekirjoitukset oikeilta tahoilta sekä opastetaan valtuushakemuksen jättämisessä.

Jos valtuutettava henkilö on ulkomaalainen, hänen on ensin hankittava itselleen Finnish Authenticator -tunnistuspalvelun tunnistusväline sekä siihen liittyvä ulkomaalaisen tunniste (UID). Ohjeet tunnisteen hankkimiseen löytyvät osoitteesta suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-tunnistuksesta.

Miten yrityksen ulkomaalainen työntekijä, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta saa asiointivaltuuden?

Valtuutettavan henkilön ensin hankittava itselleen Finnish Authenticator -tunnistuspalvelun tunnistusväline sekä siihen liittyvä ulkomaalaisen tunniste (UID). Ohjeet tunnisteen hankkimiseen löytyvät osoitteesta suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-tunnistuksesta .Tämän jälkeen henkilö voidaan valtuuttaa, joko Suomi.fi-valtuuksissa tai virkailijavaltuuttamispalvelun kautta, jos valtuuttaminen ei itsepalveluna onnistu.