Asiakirja varmennetaan apostille-todistuksella (leima tai paperinen todistus), jos maa on liittynyt Haagin yleissopimukseen vuodelta 1961.  

Voit saada apostille-todistuksen vain viranomaisen tai siihen verrattavissa olevan tahon (esim. auktorisoitu kääntäjä, laillistettu lääkäri) antamaan asiakirjaan.

Yksityiseen asiakirjaan voit saada apostille-todistuksen vasta sitten, kun julkinen notaari on ensin todistanut asiakirjan allekirjoittajan toimivallan tai allekirjoituksen oikeellisuuden.

Tarvitset apostille-todistusta vain ulkomailla. Todistusta ei yleensä tarvita Pohjoismaissa eikä EU:n sisällä viranomaisten antamiin tiettyihin yleisiin asiakirjoihin, joilla vahvistetaan mm. henkilön syntymä, kuolema, nimi, avioliitto, asuinpaikka tai kansalaisuus.

EU-jäsenvaltioiden viranomaisten antamat tietyt yleiset asiakirjat hyväksytään ilman Apostille-todistusta.

EU:n alueella sovelletaan 16.2.2019 lukien asetusta (EU-asetus 2016/1191), jonka mukaan EU-jäsenvaltion antamat tietyt yleiset asiakirjat on hyväksyttävä ilman Apostille-todistusta, kun se esitetään toisen jäsenvaltion viranomaiselle.

Tällaisia yleisiä asiakirjoja ovat todistukset, joiden pääasiallisena tarkoituksena on vahvistaa jokin seuraavista asioista: syntymä, elossaolo, kuolema, nimi, avioliitto, kelpoisuus solmia avioliitto, siviilisääty, avioero, rekisteröity parisuhde, rekisteröityyn parisuhteeseen liittyvä siviilisääty, rekisteröidyn parisuhteen purkaminen, vanhemmuus, adoptio, koti- ja/tai asuinpaikka taikka kansalaisuus. 

Asiakirjan tulee olla alkuperäinen, asiakirjan antaneen viranomaisen oikeaksi todistama jäljennös tai sellaisen viranomaisen antama jäljennös, joka asianomaisessa EU-maassa on oikeutettu antamaan virallisia jäljennöksiä. EU-maat löydät verkkosivuosoitteesta: https://e-justice.europa.eu/551/FI/public_documents

Jos asiakirja on myönnetty maassa, joka ei kuulu Haagin Apostille-sopimuksen piiriin, laillistetaan asiakirja siten, että asiakirjan antajamaan ulkoministeriö laillistaa asiakirjan oikean viranomaisen antamaksi. Sen jälkeen tuossa maassa toimivaltainen Suomen edustusto laillistaa asiakirjan liittämällä asiakirjaan todistuksen tuon ulkoministeriön virkamiehen oikeudesta antaa tällaisia todistuksia.

Asiakirjan laillistaminen tapahtuu siis kolmessa vaiheessa:

1. Asiakirjan antava viranomainen allekirjoittaa asiakirjan ja leimaa sen virkaleimallaan.
2. Asiakirjan alkuperämaan ulkoministeriö varmentaa asiakirjan antaneen viranomaisen allekirjoituksen ja virkaleiman.
3. Asiakirjan alkuperämaassa toimiva tai siellä toimimiseen valtuutuksen saanut Suomen lähetystö tai lähetetty konsulivirkamies varmentaa asiakirjan alkuperämaan ulkoministeriön virkailijan allekirjoituksen ja virkaleiman.

Huomaathan, että Länsi-Afrikassa on oma laillistamiskäytäntönsä, katso erillinen ohje.

Asiakirjan laillistaminen toisen Pohjoismaan suurlähetystössä

Myös  toisen pohjoismaan (Ruotsi, Tanska, Norja ja Islanti) edustustossa tehty laillistus on riittävä. Jos  maassa ei ole Suomen suurlähetystöä, saattaa asiakirjan laillistaminen olla mahdollista myös toisen pohjoismaan edustustossa. Käytännössä on kuitenkin poikkeuksellista, että toisen pohjoismaan edustusto laillistaisi asiakirjan Suomen viranomaista varten. Vaihtoehtoisesti asiakirja laillistetaan lähimmässä Suomen suurlähetystössä.