Virkailijavaltuuttamispalvelu käynnistyy kesäkuussa

Valtuudet-palvelun virkailijatoimintojen käyttöönotto alkaa kesäkuussa. Virkailijavaltuuttamispalvelu mahdollistaa sähköisen valtuuttamisen ja toisen puolesta asioinnin niille tahoille, jotka eivät pysty tekemään sähköisiä valtuutuksia itsepalveluna Suomi.fi-valtuuksissa. Näitä ovat esimerkiksi elinkeinoyhtymät, oppilaitokset, seurakunnat, julkiset organisaatiot ja ulkomaiset yritykset.

Suomi.fi-valtuudet on sähköisen valtuuttamisen itsepalvelu, jossa henkilö voi hallinnoida sekä omia valtuuksiaan että niiden edustamiensa organisaatioiden valtuuksia, joiden osalta henkilön edustamisoikeus on rekistereistä selvitettävissä.

Virkailijavaltuuttamispalvelun avulla itsepalvelun piiriin pääsevät myös sellaiset organisaatiot, joilla edustamisoikeudet eivät ole yksiselitteisesti kauppa- ja yhdistysrekistereistä selvitettävissä.

Vuodesta 2019 lähtien kehitteillä ollut virkailijavaltuuttamispalvelu aloittaa toimintansa suunnitelman mukaisesti kesäkuussa 2020.  Palvelun tuottamisen mahdollistava toiminnallisuus on kehitetty osaksi Suomi.fi-valtuuksia.

Mitä virkailijavaltuuttamispalvelu mahdollistaa?

Virkailijavaltuuttamispalvelu mahdollistaa sähköisen valtuuttamisen ja toisen puolesta asioinnin sellaisille tahoille, jotka eivät pysty tekemään sähköisiä valtuutuksia itsepalveluna Suomi.fi-valtuuksissa. Palvelua tarvitsevat mm. organisaatiot, joiden edustajaa ei ole rekisteröity kaupparekisteriin: esim. seurakunnat, oppilaitokset, elinkeinoyhtymät, y-tunnukselliset kuolinpesät, julkiset organisaatiot ja ulkomaiset yritykset.

Lisäksi palvelun avulla sähköisiä valtuuksia pääsevät antamaan henkilöt, joilla ei ole verkkopankkitunnuksia tai jotka eivät muutoin pysty käyttämään sähköisiä välineitä.

Palvelussa virkailija rekisteröi hakijan puolesta hakemuksessa esitetyt valtuudet valtuusrekisteriin.

Miten valtuushakemus tehdään?

Yritys tai yhteisö voi hakea työntekijöilleen ensisijaisesti valtuutusoikeuksia. Kun valtuutusoikeudet on rekisteröity, voivat nämä valtuutusoikeudelliset antaa asiointivaltuuksia  itsepalveluna Suomi.fi-valtuuksissa. Jatkossa  yritys tai yhteisö voi hallinnoida valtuuksiaan  itsenäisesti.

Valtuushakemuksessa yksilöidään valtuuttajan ja valtuutetun tiedot sekä annettavan valtuuden laajuus. Valtuushakemuksen allekirjoittaa valtuuttaja itse tai valtuuttajan laillinen edustaja. Valtuuttajasta riippuen allekirjoitusoikeus osoitetaan yhdellä tai useammalla valtuushakemukseen liitettävällä asiakirjalla.

Valtuushakemuksen voi jättää käsiteltäväksi kolmella eri tavalla riippuen valtuuttajasta:

• sähköinen valtuushakemus: tarkoitettu vain suomalaisille yrityksille ja yhteisöille
• käyntiasiointi: tarkoitettu ensisijaisesti henkilövaltuuttajille
• postitse lähetettävä hakemus: tarkoitettu ensisijaisesti ulkomaalaisille yhteisöille, joilta vaaditaan vaaditaan oikeaksi todistetut ja laillistetut asiakirjat.

Sähköinen valtuushakemus

Sähköinen valtuushakemus on Suomi.fi -verkkosivustolla oleva palvelu, joka koostuu kolmesta osasta:

• Valtuushakemuksen valmistelu, jonka avulla valtuuttaja ohjataan hankkimaan vaadittavat liiteasiakirjat sekä opastetaan valtuushakemuksen jättämisessä.
• Valtuushakemuksen täyttäminen, jossa valtuuttaja yksilöi mitä valtuuksia annetaan ja kenelle.
• Valtuushakemuksen lähettäminen. Ennen lähettämistä hakemuksen valmistelijan täytyy hankkia hakemukseen tarvittavat allekirjoitukset sekä liitteet. Hakemuksen voi jättää vain tunnistautumalla vahvasti.

Sähköistä valtuushakemusta eivät toistaiseksi voi käyttää henkilövaltuuttajat eivätkä ulkomaalaiset yritykset ja yhteisöt.

Käyntiasiointi

Käyntiasiointia voivat käyttää kaikki valtuuksien rekisteröintiä tarvitsevat. Asioija voi olla valtuuden allekirjoittaja itse tai hänen asiamiehensä. Asiamiehellä on oltava kaikki tarvittavat liiteasiakirjat mukanaan asioinnin yhteydessä.

Suomi.fi-verkkopalvelun ohjeissa neuvotaan, mihin asiointipisteisiin hakemuksen voi jättää.

Postitse lähetettävä hakemus

Valtuushakemuksen voi toimittaa palveluun myös postitse. Tämä vaihtoehto on tarkoitettu ensisijaisesti ulkomaalaisille sekä niille kotimaisille organisaatioille, jotka jostain syystä eivät pysty käyttämään sähköistä valtuutushakemusta.

Miten valtuushakemuksen tekemiseen voi valmistautua?

Virkailijavaltuuttamispalveluun liittyvät ohjeet julkaistaan kesäkuussa, kun palvelu käynnistyy. Etenkin palvelua tarvitsevissa yrityksissä ja yhteisöissä valtuushakemuksen tekemiseen kannattaa valmistautua jo nyt:

• Tutustukaa Valtuudet-palveluun ohjeisiin osoitteessa: suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-valtuuksista 
• Valitkaa vähintään kaksi henkilöä, joille haetaan valtuutusoikeuden rekisteröintiä.
• Päättäkää mitä valtuusasioita kukin valtuusoikeutettu saa hoitaa. Valtuutusoikeuden voi antaa vain rajoittuen tiettyihin valtuusasioihin. 
• Eri valtuusasioihin voi tutustua myös Suomi.fi-verkkosivustolla: suomi.fi/valtuudet/valtuusasiat
• Valtuutusoikeuden voi valtuusasian lisäksi kohdistaa valtuustarkenteen avulla koskemaan vain esim. tiettyä aliorganisaatiota. Valtuustarkenteita on käytössä kuitenkin vain tietyissä valtuusasioissa. Näihinkin kannattaa tutustua ennakkoon ja miettiä jo valmiiksi.
• Selvittäkää, ketkä organisaatiossa ovat toimivaltaisia allekirjoittamaan valtuushakemuksen organisaationne puolesta. Valtuushakemus valmistellaan Suomi.fi-verkkopalvelussa olevalla lomakkeella, joka julkaistaan käyttöön kesäkuussa.
• Jos valtuushakemukseen liitettävä valtakirja allekirjoitetaan käsin, kaikilta allekirjoittajilta tarvitaan liitteeksi myös kopio henkilöllisyystodistuksesta. Jos valtuushakemukseen liitettävä valtakirja on allekirjoitettu sähköisesti Digi- ja väestötietoviraston organisaatiovarmenteella tai sotekortilla, ei kopioita henkilöllisyystodistuksista tarvitse liittää mukaan.

Muu tarkempi ohjeistus virkailijavaltuuttamispalvelusta julkaistaan Suomi.fi-verkkosivustolla kesäkuussa palvelun julkaisun yhteydessä.

Usein kysytyt kysymykset

Olemme kunta ja käytämme Veron ja Kelan sähköisiä asiointipalveluita. Pitääkö meidän tehdä liittymisilmoitus tai hakea lupaa toimia virkailijavaltuuttajana?

Ei tarvitse. Virkailijavaltuuttamispalvelu on käytettävissä kaikille sitä tarvitseville tahoille palvelun auetessa ilman erillisiä ilmoituksia tai rekisteröintejä.

Pitääkö virkailijavaltuuttamispalvelua käyttääkseen hakea Suomi.fi -tunnukset?

Ei tarvitse. Kaikkiin Suomi.fi-palveluihin, joissa vaaditaan tunnistautumista, kirjaudutaan henkilökohtaisilla vahvoilla tunnistusvälineille, kuten pankkitunnisteet, mobiilivarmenne tai varmennekortti. Sama koskee virkailijavaltuuttamispalvelua.