Kun virastomme fuusiovalmistelut olivat vuoden 2019 lopussa kiivaimmillaan, haaveilin rauhallisemmasta keväästä. Yhdessä digiloikkisimme kohti sujuvaa Suomea. Maaliskuussa kävi ilmi, että rauhasta ei ole tietoakaan, digiloikka lyheni tunneiksi ja hyppy tehtiin suoraan syvään päätyyn. Olimme toimineet vasta alle kolme kuukautta. Vihollinen oli epämääräinen ja pelottava. Henkilöstömme olisi ansainnut edes pienen hengähdystauon, mutta musta joutsen nimeltään korona oli päättänyt toisin. Piti siis improvisoida. Osa meistä jäi tekemään uudella tavalla organisoitua käyntiasiointia. Loput jäivät etätöihin. Kumpikin kokemus oli ihan uusi monelle.

Selvitimme DVV:läisten etätöiden sujumista kyselyllä, kun uudenlaista arkea oli kestänyt reilun kuukauden.

Etätyöt DVV:ssä ovat sujuneet mainiosti

Vaikka kyseessä oli lomakausi, yli puolet henkilöstöstä vastasi kyselyyn. Tulokset yllättivät. Yli 80 % vastanneista oli sitä mieltä, että etätyö on sujunut hyvin tai erittäin hyvin. Positiivisia kommentteja tuli yli 350.  Aikaa säästyy, tehokkuus on kasvanut, aikaan saa valtavasti. Muuhun elämään jää aikaa.

Valtori saa kiitosta. Prosessien sujuvuus on yllättänyt myönteisesti, kuten myös se, kuinka hyvin tähän on sopeuduttu näin lyhyessä ajassa.

Olemme henkilöstön kanssa sopineet, että työaikaa voi sovittaa tehtävien niin salliessa pitkin päivää, mikä sai myös kiitosta. Luotamme ihmisiin, asiat kyllä hoituvat.

Ikävä työkavereita ja ergonomiaa

Ergonomia on etätöissä suurin haaste. Ja vaikka erilaisia ratkaisuja on tehty ja taukojumppasovelluksia on hankittu, on ihan totta, että koti ei ole Senaatin huippuviritetty toimisto. Ei niin pahaa, etteikö jotakin hyvääkin – viraston etätyövinkkeihin erikoistuneella Slack-kanavalla näkee parhaita ja taidokkaimpia ergonomiavirityksiä.

Moni kaipaa kollegoita. Itsekin kaipaan yleistä meteliä: koneiden piipitystä, ihmisiä, kahvikuppien kilinää ja naurunremakoita. Meillä on erilaisia elämäntilanteita: pienet neliöt, huoli omaisista, yksinäisyys, pienet lapset. Toki kohtaamme tietokoneiden avulla ja Slackissä etäpäivän eläimet -kanava kertoo virkamiestyön sulostuttajista. Mutta eihän se ihan samaa ole kuin tavallisesti.

Tärkeintä on oppiminen virheistä ja onnistumisista

Koko DVV tekee valtavasti töitä ihan uudessa tilanteessa, mistä olen todella ylpeä. Minulle on tullut erittäin selväksi se, että henkilöstömme haluaa palvella kansalaisia parhaalla mahdollisella tavalla. Uudelleen organisoitu käyntiasiakaspalvelu ei ole ollut läpihuutojuttu näkymättömän vihollisen edessä, mutta niin vain sekin saatiin pyörimään.  Hankalista prosesseista tehdään sujuvia ja parhaita käytäntöjä on jaettu eteenpäin. 

Vastauksista näkyi useaan otteeseen se, kuinka yllättyneitä olemme olleet siitä, kuinka hyvin on kaikesta huolimatta mennyt. Koko ajan opimme virheliikkeistä ja onnistumisista.  Kyselyssä asia ilmaistiin seuraavasti: ”Kun tästä DVV selviää, niin sitten selviää mistä vaan.” ja ”Olen varma, että vuoden päästä tästä on poikinut jo paljon hyvää.”

Kyllähän me toisemme vielä tapaamme ja sujuvoitamme Suomea entisestään. Sitten kun tapaamme, tervehdimme juuri niin riemukkaasti kuin THL:n tai hallituksen ohjeet sallivat.

Pysytään terveinä kaikki.

Aino Heikkinen, Digi- ja väestötietoviraston henkilöstöjohtaja