Suomi.fi-viestit on vähentänyt paperipostin määrää merkittävästi Tampereen varhaiskasvatuksessa – “Viestit hyödyttäisi kuntaorganisaatioita laajemminkin”
Tampereen kaupunki otti käyttöön eVaka-järjestelmän keväällä 2022. Nyt myös varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen päätökset toimitetaan Suomi.fi-viestien avulla sähköisesti eVakan kautta. Muutos vähensi huomattavasti postitettavien päätösten sekä postitukseen liittyvän työn määrää ja sujuvoitti sisäisiä prosesseja. Positiivisten kokemusten perusteella Tampereella hämmästellään, miksei Viestit ole käytössä kuntaorganisaatioissa nykyistäkin laajemmin.
Tampereen kaupunki otti käyttöön eVaka-järjestelmän pari vuotta sitten. Järjestelmän oli aiemmin vuonna 2020 kehittänyt ja ottanut käyttöön Espoon kaupunki. Kaupungit saivat yhdessä järjestelmän kehittämiseen tukea valtiovarainministeriöltä. Tampereen jälkeen eVakan käyttäjiksi ovat ryhtyneet lisäksi Oulu ja Turku. Tällä hetkellä järjestelmästä tehdään implementaatioita myös Tampereen kahdeksan kehyskunnan käyttöön.
Suomi.fi-viestit ovat alusta asti olleet osa järjestelmää, ja ovat käytössä kaikissa käyttäjäkunnissa. Viestien välityksellä kulkevat sähköisessä muodossa kaikki varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa tehtävät päätökset, eli esimerkiksi paikka-, arvo- ja maksupäätökset.
”Ekologinen näkökulma on tässä vahva.
Kun työaikaa ei enää kulu
niin paljon päätösten postitukseen,
säästetään kustannuksissa.
Huomio voidaan kohdistaa
paremmin oikeisiin asioihin”
Paperipostin määrä pienemmäksi
Suomi.fi-viestien käyttöönotto on vähentänyt paperipostin määrää Tampereen varhaiskasvatuksessa merkittävästi. Niille vastaanottajille, joilla ei ole käytössä Suomi.fi-viestit, tulostetaan ja postitetaan kirjeet suoraan Suomi.fi-palvelun kautta. Paperipostitus ei siis enää vie erikseen työaikaa Tampereen varhaiskasvatuksen henkilökunnalta, kun Suomi.fi-viestit osaa ohjata lähetettävät viestit automaattisesti sähköiseen ja paperipostituskanavaan. Tampereella iloitaan siitä, että työajan lisäksi muutos säästää myös luontoa.
”Ekologinen näkökulma on tässä vahva. Tottakai samalla säästetään kustannuksissa, kun työaikaa ei enää kulu niin paljon päätösten postitukseen, ja huomio voidaan kohdistaa paremmin oikeisiin asioihin”, Tampereen kaupungin eVakan tuoteomistaja Heli Ketola huomauttaa.
Lisäksi Tampereella iloitaan siitä, että Suomi.fi-viestien käyttäjät saavat päätökset huomattavasti nopeammin. Palvelun avulla huoltaja saa päätöksen heti, kun taas paperikirjeenä päätöksen saamiseen menee aikaa useampi päivä, joskus jopa viikko.
Kuntaorganisaatioissa voitaisiin käyttää Suomi.fi-viestejä laajemminkin
Tällä hetkellä eVakan käyttöönottoa pohditaan myös muutamassa muussa kunnassa ja kyselyjä siitä on tullut jonkin verran, Tampereelta kerrotaan. Heistä Suomi.fi-viestejä voisi ottaa kuntaorganisaatioissa huomattavasti nykyistä laajemmin käyttöön.
”Kyllähän Suomi.fi-viestit sujuvoittaa asioita ja palvelun hyödyt ovat selkeät. Yllättävän vähän se silti tulee muiden kuntien palveluissa vastaan. Mielestämme sen käyttö voisi olla vielä runsaasti nykyistä laajempaa”, Ketola sanoo.
Toiminta sujuvoituu sitä enemmän, mitä useampi kansalainen siirtyy vastaanottamaan viranomaispostit sähköisesti Suomi.fi-viesteihin.
Kiinnostuitko? Kysy meiltä lisää
Digi- ja väestötietoviraston digiratkaisut-tiimi kertoo mielellään lisää Suomi.fi-viesteistä.
Ota yhteyttä: [email protected]
- Individuals
- Processing times
- Marriage
- Having or adopting a child
- Names
- Moving
- Guardianship
- Life changes while living abroad
- Moving while living abroad
- Registration of a child born abroad
- Marriage concluded abroad
- Partnership registered abroad
- Divorce granted abroad
- Registration of a name change performed abroad
- Gender recognised abroad
- Death abroad
- Registration of citizenship
- Notification of retaining Finnish citizenship
- Legalisation of foreign documents
- Submitting foreign documents
- As a foreigner in Finland
- Registration of a foreigner
- Registration of a foreign student
- Municipality of residence
- Instructions on arriving in Finland from Ukraine
- Guide for employed persons
- Fast track service for specialists and growth entrepreneurs
- Instructions for legalisation
- Submitting foreign documents
- Foreigner’s move to Finland, in Finland and out of Finland
- Check your own personal details
- Elections and Right to vote
- Suomi.fi Web Service
- Citizen Certificate and electronic identity
- Certificates from the Population Information System
- Population information in the Population Information System
- Registration of a gift notification
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Citizens’ initiative
- Death and estate inventory
- Public Service Info
- Address service
- Forms
- Digital support for citizens
- Organisations
- Certificates
- Population information services for organisations
- Public administration sampling and updating service
- Private sector information services
- PIS modified data interface
- Modified data update service
- VTJkysely interface
- Browser-based VTJkysely application
- Resident sampling services for property management offices and maintenance companies
- Data extraction for municipalities
- Reform of personal identity code
- Conditions for using population information
- Maintaining the Population Information System
- Extracts from registers
- Suomi.fi services
- Services to promote digitalisation
- Digital support
- Digital identity reform
- Digital security services
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Right to officiate weddings
- E-services
- Finnish Authenticator identification service
- About the agency
- Digital and Population Data Services Agency
- Digital and Population Data Services Agency as an Employer
- Use our services electronically
- Contact
- Customer service for private customers
- Customer service for organisations
- Service locations
- Digital and Population Data Services Agency address, switchboard e-billing details
- Digital and Population Data Services Agency Management
- Marriage ceremony premises information
- Contact details for media
- International Affairs
- Invoicing
- Quality policy
- Equality plan for customers
- Data protection
- News
- Population Information System
- For media
- Brochures and publications
- Projects
- Foresight and research cooperation