Sähköisen asianhallintajärjestelmän tietosuojaseloste

Sähköinen asianhallintajärjestelmä

Digi- ja väestötietovirasto

Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki

Puhelin (vaihde) 0295 535 001, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tuotepäällikkö Julius Haartti

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti [email protected]

Verkkoasioinnin palvelu mahdollistaa Digi- ja väestötietoviraston asiakasorganisaatioille sen tarjoamien palvelujen hakemisen ja hallinnoinnin sähköisesti. Rekisterin tietoja käsitellään Digi- ja väestötietoviraston asiakas organisaatioiden ja käyttäjien yksilöimiseksi eri asiakastilanteissa. Rekisterin tietojen perusteella asiakasorganisaatioille ja käyttäjille annetaan käyttöoikeuksia asiakasorganisaatiota ja sen käyttäjiä koskeviin tietoihin, kuten hakemuksiin, päätöksiin ja sopimuksiin. Rekisterin tietoja hyödynnetään yhteydenpidossa asiakasorganisaatioihin ja käyttäjiin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää myös palvelujen käytön määrän sekä kustannusten seurannan ja jaon selvittämistä varten sekä laskutuksen hoitamiseksi ja tilastointitarpeisiin.

Digi- ja väestötietoviraston sähköisen asianhallintajärjestelmän sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan perusteella. Henkilötietoja käsitellään osana Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisten palveluiden tarjoamista. Digi- ja väestötietoviraston toiminnasta ja tietyistä palveluista säädetään lisäksi laissa väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista sekä hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetussa laissa (571/2016).

Tietoja säilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan.

Sähköinen asianhallintajärjestelmä muodostuu kahdesta tietoa keräävästä ja käyttävästä järjestelmästä (verkkoasioinnin kanta SAHA ja CRM-sovellus). Osa tiedoista tallennetaan molempiin järjestelmiin.

Sähköiseen asianhallintajärjestelmään tallennetaan seuraavat tiedot:

• Nimi
• tehtävänimike
• sähköposti
• puhelinnumero
• henkilön edustama organisaatio sekä organisaation osoite
• hakemuksella ilmoitetut muut tiedot.

Niiden henkilöiden osalta, jotka ovat rekisteröityneet järjestelmän käyttäjiksi tallennetaan lisäksi henkilötunnus, käyttäjätunnus (sähköposti) sekä asiakastili, johon henkilöllä pääsyoikeus.

Järjestelmään tallennetaan myös käyttäjän ja Digi- ja väestötietoviraston edustajan väliset, palvelun viestitoiminnallisuuden välityksellä käydyt keskustelut. Lisäksi päätöksen yhteyteen voidaan liittää hakemukseen liittyvät sähköpostitse käydyt keskustelut.

Tiedot kerätään asiakkailta itseltään Digi- ja väestötietoviraston asiakaspalvelun verkkoasioinnissa. Nimi ja henkilötunnustiedot saadaan käyttäjän suorittaman Suomi.fi-tunnistamisen kautta Väestötietojärjestelmästä. Organisaatiotietoa voidaan kerätä myös julkisesta Yritys-ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ).

Henkilötietoja ei luovuteta Digi- ja väestötietoviraston ulkopuolelle muutoin kuin erityistapauksissa lain nojalla (esim. viranomaisen tiedonsaantioikeus).

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoaineisto on suojattu pääsynhallinnan keinoin ja palvelimille on pääsy vain valtion sisäverkosta. Henkilötietoja suojataan lisäksi kulunvalvonnalla, käytönvalvonnalla sekä henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksella.

Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin eli tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietosi. Voi tarkastella sinusta tallennettuja tietoja Digi- ja väestötietoviraston verkkoasioinnissa. Omien tietojen tarkastuspyynnön voit lähettää myös Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Henkilöllisyytesi tarkistetaan joko tunnistautuessasi verkkopalveluun tai ennen asiakirjojen luovuttamista.

Saat tarvitsemasi tiedot kuukauden kuluessa. Jos tietoja ei pystytä perustellusta syystä toimittamaan tässä ajassa, Digi- ja väestötietovirasto ja voi jatkaa määräaikaa enintään 2 kuukaudella. Tässä tapauksessa saat siitä ilmoituksen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle (kohta 2 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt). Korjauspyynnössä sinun tulee mainita oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai rekisteriin täydennettävät tiedot. Henkilöllisyytesi tarkistetaan pyynnön yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Suurin osa Digi-ja väestötietoviraston palveluista perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa sinulla ei ole oikeutta vaatia tietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään.

Sinulla ei ole oikeutta pyytää tietojesi poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä henkilötietojen käsittelyä ei myöskään ole oikeutta vastustaa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.