Sähköisen asianhallintajärjestelmän tietosuojaseloste
Digi- ja väestötietoviraston sähköinen asianhallintajärjestelmä tarjoaa asiakasorganisaatioille verkkoasiointipalvelun avulla viraston tarjoamien palvelujen hakemisen ja hallinnoinnin sähköisesti. Asianhallintajärjestelmään tallennetaan asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöiden ja palvelun käyttäjien henkilötietoja sekä palveluun liittyviä viestejä palvelujen tarjoamiseksi.
Rekisteristä löytyy tietoja asiakasorganisaatioista ja niille tarjotuista palveluista.
Sähköinen asianhallintajärjestelmä
Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
Puhelin (vaihde) 0295 535 001, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tuotepäällikkö Julius Haartti
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti [email protected]
Verkkoasioinnin palvelu mahdollistaa Digi- ja väestötietoviraston asiakasorganisaatioille sen tarjoamien palvelujen hakemisen ja hallinnoinnin sähköisesti. Rekisterin tietoja käsitellään Digi- ja väestötietoviraston asiakas organisaatioiden ja käyttäjien yksilöimiseksi eri asiakastilanteissa. Rekisterin tietojen perusteella asiakasorganisaatioille ja käyttäjille annetaan käyttöoikeuksia asiakasorganisaatiota ja sen käyttäjiä koskeviin tietoihin, kuten hakemuksiin, päätöksiin ja sopimuksiin. Rekisterin tietoja hyödynnetään yhteydenpidossa asiakasorganisaatioihin ja käyttäjiin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää myös palvelujen käytön määrän sekä kustannusten seurannan ja jaon selvittämistä varten sekä laskutuksen hoitamiseksi ja tilastointitarpeisiin.
Digi- ja väestötietoviraston sähköisen asianhallintajärjestelmän sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan perusteella. Henkilötietoja käsitellään osana Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisten palveluiden tarjoamista. Digi- ja väestötietoviraston toiminnasta ja tietyistä palveluista säädetään lisäksi laissa väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista sekä hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetussa laissa (571/2016).
Tietoja säilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan.
Sähköinen asianhallintajärjestelmä muodostuu kahdesta tietoa keräävästä ja käyttävästä järjestelmästä (verkkoasioinnin kanta SAHA ja CRM-sovellus). Osa tiedoista tallennetaan molempiin järjestelmiin.
Sähköiseen asianhallintajärjestelmään tallennetaan seuraavat tiedot:
- Nimi
- tehtävänimike
- sähköposti
- puhelinnumero
- henkilön edustama organisaatio sekä organisaation osoite
- hakemuksella ilmoitetut muut tiedot.
Niiden henkilöiden osalta, jotka ovat rekisteröityneet järjestelmän käyttäjiksi tallennetaan lisäksi henkilötunnus, käyttäjätunnus (sähköposti) sekä asiakastili, johon henkilöllä pääsyoikeus.
Järjestelmään tallennetaan myös käyttäjän ja Digi- ja väestötietoviraston edustajan väliset, palvelun viestitoiminnallisuuden välityksellä käydyt keskustelut. Lisäksi päätöksen yhteyteen voidaan liittää hakemukseen liittyvät sähköpostitse käydyt keskustelut.
Tiedot kerätään asiakkailta itseltään Digi- ja väestötietoviraston asiakaspalvelun verkkoasioinnissa. Nimi ja henkilötunnustiedot saadaan käyttäjän suorittaman Suomi.fi-tunnistamisen kautta Väestötietojärjestelmästä. Organisaatiotietoa voidaan kerätä myös julkisesta Yritys-ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ).
Henkilötietoja ei luovuteta Digi- ja väestötietoviraston ulkopuolelle muutoin kuin erityistapauksissa lain nojalla (esim. viranomaisen tiedonsaantioikeus).
Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietoaineisto on suojattu pääsynhallinnan keinoin ja palvelimille on pääsy vain valtion sisäverkosta. Henkilötietoja suojataan lisäksi kulunvalvonnalla, käytönvalvonnalla sekä henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksella.
Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin eli tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietosi. Voi tarkastella sinusta tallennettuja tietoja Digi- ja väestötietoviraston verkkoasioinnissa. Omien tietojen tarkastuspyynnön voit lähettää myös Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Henkilöllisyytesi tarkistetaan joko tunnistautuessasi verkkopalveluun tai ennen asiakirjojen luovuttamista.
Saat tarvitsemasi tiedot kuukauden kuluessa. Jos tietoja ei pystytä perustellusta syystä toimittamaan tässä ajassa, Digi- ja väestötietovirasto ja voi jatkaa määräaikaa enintään 2 kuukaudella. Tässä tapauksessa saat siitä ilmoituksen.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle (kohta 2 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt). Korjauspyynnössä sinun tulee mainita oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai rekisteriin täydennettävät tiedot. Henkilöllisyytesi tarkistetaan pyynnön yhteydessä.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Suurin osa Digi-ja väestötietoviraston palveluista perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa sinulla ei ole oikeutta vaatia tietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään.
Sinulla ei ole oikeutta pyytää tietojesi poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä henkilötietojen käsittelyä ei myöskään ole oikeutta vastustaa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.
- Individuals
- Processing times
- Marriage
- Having or adopting a child
- Names
- Moving
- Guardianship
- Continuing power of attorney
- Appointment of a guardian
- Duties of the guardian
- Guardianship for a minor
- Who can act as a guardian?
- Actions that require the permission of the guardianship authority
- Appointing a substitute guardian
- Termination of guardianship
- Giving up the guardian’s task
- Guardianship authority's means of supervision
- Looking after the interests of an absent person or the future owner of the property
- Restrictions to competency and declaration of incompetence
- Extracts from the Register of Guardianship Affairs
- Information for doctors, authorities and other parties
- Life changes while living abroad
- Registration of a child born abroad
- Marriage concluded abroad
- Partnership registered abroad
- Divorce granted abroad
- Registration of a name change performed abroad
- Gender recognised abroad
- Death abroad
- Registration of citizenship
- Notification of retaining Finnish citizenship
- Legalisation of foreign documents
- Submitting foreign documents
- As a foreigner in Finland
- Check your own personal details
- Elections and Right to vote
- Suomi.fi Web Service
- Citizen Certificate and electronic identity
- Certificates from the Population Information System
- Population information in the Population Information System
- Registration of a gift notification
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Citizens’ initiative
- Death and estate inventory
- Public Service Info
- Address service
- Forms
- Digital support for citizens
- Organisations
- Certificates
- Updating customer registers
- Sampling services
- Search services of the Population Information System
- Local Register Office Register search services
- Extracts from registers
- Maintaining the Population Information System
- Suomi.fi services
- Services to promote digitalisation
- Digital support
- Digital identity reform
- Digital security services
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Right to officiate weddings
- E-services
- Finnish Authenticator identification service
- About the agency