Asiakastarina: Uusi rajapinta tuo väestötietojärjestelmän tiedot automaattisesti Helsingin kaupungin SAP-järjestelmään – työaikaa säästyy merkittävästi
Yksi Helsingin kaupungin keskitetyn taloushallinnon pääjärjestelmistä on SAP. Siihen oli jo pitkään kaivattu ratkaisua, joka automatisoisi asiakasrekisterin päivitykset erityisesti ulkopaikkakuntalaisten henkilöasiakkaiden nimi- ja osoitetietojen osalta. Kesästä 2021 alkaen tämä on vihdoin ollut mahdollista.
Helsingin kaupunki on ottanut käyttöön uuden VTJ-muutosrajapintapalvelun, jonka avulla SAP-asiakasrekisterin päivittäminen tehostui. Palvelu välittää väestötietojärjestelmästä (VTJ) päivittyneet henkilötiedot kaupungin asiakasrekisteriin. Uudistuksen ensisijaisena tarkoituksena on ollut ulkopaikkakuntalaisten asiakkaiden nimi- ja osoitetietojen ajantasaisuudesta huolehtiminen – automaattisesti.
– Aiemmin käytössä olleen kuntien muutostietopalvelun Facta-kuntarekisterin haasteena oli, että se kattoi ainoastaan helsinkiläisten tiedot ja päivittyi kerran viikossa. Helsingin kaupungin taloushallinnon asiakasrekisterissä on huomattava määrä myös muualla asuvia henkilöitä, joiden tiedot jouduttiin vahvistamaan ja päivittämään käsin, kertoo SAP-asiakasrekisterin kehittämisestä huolehtiva järjestelmävastaava Jukka Hänninen.
– Asiakkaat ottivat yhteyttä joko sähköpostitse tai puhelimitse ilmoittaakseen uudet tietonsa. Toisinaan laskut palautuivat vanhentuneista osoitteista takaisin meille. Käytännössä muuttuneet tiedot tarkistettiin ja päivitykset vietiin järjestelmään käsin. Nyt data päivittyy automaattisesti päivittäin, Hänninen kuvaa tilannetta.
Lainsäädännöllisesti ratkaisu ei olisi ollut mahdollinen ennen GDPR-asetuksen voimaantuloa. Kullakin kunnalla oli sitä ennen oikeus vain omien asukkaidensa henkilötietojen käsittelyyn. Kun asetus astui voimaan, kaupunki tiedusteli Digi- ja väestötietovirastolta mahdollisuutta rakentaa suora liittymä väestötietojärjestelmään ja vastaus oli myönteinen. Teknisesti tietojen siirtymisen eri rekistereiden välillä mahdollistaa Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-palveluväylä.
Useiden toimijoiden onnistunut yhteisprojekti toteutettiin kokonaan etänä
Tiimit kokoontuivat vuoden 2020 alkupuolella käynnistämään projektin. Kaupungin ja Digi- ja väestötietoviraston lisäksi mukana olivat kaupungin eri ohjelmistokehittäjäkumppanit: CGI Suomi, Atos sekä Tietoevry.
Koronapandemia tuotti pientä viivästystä aikatauluun, mutta haastavasta tilanteesta ja tehtävästä huolimatta määrittely ja testaaminen saatiin noin vuoden kuluttua siihen pisteeseen, että uusi rajapintapalvelu voitiin ottaa käyttöön. Projekti toteutettiin käyttöönotto mukaan lukien etänä. Asioita edistettiin tiiviissä yhteistyössä Digi- ja väestötietoviraston sovelluskehittäjien kanssa.
– Meillä on rekisterissä satoja tuhansia henkilöasiakkaita, ja vaatii huolellista testaamista ja määrittelyä, että kaikki varmasti toimii. Digi- ja väestötietoviraston pilotoinnin jälkeen olimme ensimmäinen palvelun käyttöönottanut taho, eikä toimittajakaan ollut tehnyt vastaavaa projektia aiemmin. Suurin työ oli rajapinnan tietojen yhdistämisessä SAP:iin, joka vaati huomattavan paljon räätälöintiä ja vaiheittaisia muutoksia matkan varrella, Hänninen summaa.
VTJ-muutosrajapinnasta rekisteriin siirtyy ainoastaan muuttunut tieto. Tämä oli iso toimintatapamuutos. He nimittäin saivat Facta-kuntarekisteristä muutostilanteessa kaikki ajantasaiset henkilötiedot riippumatta siitä, mikä osa niistä oli muuttunut. Kuitenkin vain muuttuneet tiedot päivittyivät SAP:iin. VTJ-muutosrajapintaliittymän SAP-toteutus haastoikin kehittäjiä erityisesti eri muutostilanteiden hallinnan kannalta.
Useiden toimijoiden yhteisprojekti sujui Hännisen mukaan hyvin. Sitä helpotti huomattavasti, kun määrittelyvaiheessa selvisi Helsingillä olevan jo Suomi.fi-palveluväylä käytössä. Kun yhteyttä ei tarvinnut rakentaa nollasta, pystyi CGI Suomen tiimi keskittymään siihen, miten sanomat saadaan liikkumaan Digi- ja väestötietoviraston rajapintaan ja takaisin SAP:ille sen vaatimassa muodossa. Tässä myös Tietoevryn asiantuntijoista oli iso apu.
Läpinäkyvyyttä, ajansäästöä ja monia hyödyttävää kokemusta
Jukka Hänninen on tyytyväinen projektin tuloksiin.
– Uudistus on tuonut meille kaivattua läpinäkyvyyttä henkilötietojen hallintaan. Vaikka hyödyt konkretisoituvat usein vasta pidemmän käytön myötä, on jo nyt selvää, että manuaalityön, suorien yhteydenottojen ja asiakaspalautteen määrä on huomattavasti aiempaa pienempi. Asiakaspalvelussa ja asiakasrekisterin ylläpidossa jää enemmän aikaa keskittyä muihin työtehtäviin.
Hänninen uskoo, että VTJ-muuutosrajapinta voisi hyödyttää muitakin kuntasektorilla toimivia.
– Jaamme mielellämme kokemuksia rajapinnan käyttöönotosta. Toteutuksemme ei ehkä suoraan sovellu muiden toimijoiden käyttöön, mutta siihen tutustuminen voi nopeuttaa esimerkiksi määrittelyvaihetta, kun kaikkea ei tarvitse ideoida alusta alkaen, Hänninen toteaa.
Digi- ja väestötietovirastolla on toistaiseksi käytössä kaksi palvelua, ja vanha muutostietopalvelu poistuu käytöstä 31.12.2024. Jatkokehitystyön kohteeksi Helsingin taloushallinnossa toivotaan ulkomaisia osoitetietoja, jotta myös ne saataisiin jatkossa rajapinnan kautta suoraan SAP:iin. Tällä hetkellä rajapintapalvelun ulkomaisissa osoitteissa ei ole merkkimäärä- tai muototarkistuksia, eikä niiden vastaanottoa voida automatisoida.
Helsingin kaupungin VTJ-muutosrajapinta
Pääkumppanit: Helsingin kaupunki ja Digi- ja väestötietovirasto
Käyttöönotettu palvelu: VTJ-muutosrajapinta väestötietojärjestelmän ajantasaisten henkilötietojen välittämiseen, tarkoitettu valtion ja kuntien viranomaisille
Päätavoite: automatisoida taloushallinnon SAP-järjestelmän asiakasrekisterin henkilöasiakkaiden nimi- ja osoitetietojen päivitykset
Hyödyt asiakkaalle: merkittävät työajan säästöt, tuoreet asiakastiedot päivittäin, yhteydenottojen ja asiakaspalautteen väheneminen
Asiakkaan pääjärjestelmä: SAP
Korvattu järjestelmä: Facta-kuntarekisteri (käytössä 2015–2021)
Yhteydet: REST-rajapinnan kautta Suomi.fi-palveluväylän yli
Yhteistyössä: Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu-liikelaitos (Talpa), Digi- ja väestötietovirasto, CGI Suomi, Atos ja Tietoevry
Lisätietoja: dvv.fi/vtj-muutosrajapinta
- Individuals
- Processing times
- Marriage
- Having or adopting a child
- Names
- Moving
- Guardianship
- Life changes while living abroad
- Moving while living abroad
- Registration of a child born abroad
- Marriage concluded abroad
- Partnership registered abroad
- Divorce granted abroad
- Registration of a name change performed abroad
- Gender recognised abroad
- Death abroad
- Registration of citizenship
- Notification of retaining Finnish citizenship
- Legalisation of foreign documents
- Submitting foreign documents
- As a foreigner in Finland
- Registration of a foreigner
- Registration of a foreign student
- Municipality of residence
- Instructions on arriving in Finland from Ukraine
- Guide for employed persons
- Fast track service for specialists and growth entrepreneurs
- Instructions for legalisation
- Submitting foreign documents
- Foreigner’s move to Finland, in Finland and out of Finland
- Check your own personal details
- Elections and Right to vote
- Suomi.fi Web Service
- Citizen Certificate and electronic identity
- Certificates from the Population Information System
- Population information in the Population Information System
- Registration of a gift notification
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Citizens’ initiative
- Death and estate inventory
- Public Service Info
- Address service
- Forms
- Digital support for citizens
- Organisations
- Certificates
- Population information services for organisations
- Public administration sampling and updating service
- Private sector information services
- PIS modified data interface
- Modified data update service
- VTJkysely interface
- Browser-based VTJkysely application
- Resident sampling services for property management offices and maintenance companies
- Data extraction for municipalities
- Reform of personal identity code
- Conditions for using population information
- Maintaining the Population Information System
- Extracts from registers
- Suomi.fi services
- Services to promote digitalisation
- Digital support
- Digital identity reform
- Digital security services
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Right to officiate weddings
- E-services
- Finnish Authenticator identification service
- About the agency
- Digital and Population Data Services Agency
- Digital and Population Data Services Agency as an Employer
- Use our services electronically
- Contact
- Customer service for private customers
- Customer service for organisations
- Service locations
- Digital and Population Data Services Agency address, switchboard e-billing details
- Digital and Population Data Services Agency Management
- Marriage ceremony premises information
- Contact details for media
- International Affairs
- Invoicing
- Quality policy
- Equality plan for customers
- Data protection
- News
- Population Information System
- For media
- Brochures and publications
- Projects
- Foresight and research cooperation