Asiakastarina: Suomi.fi-viestit nopeuttivat työtä, vähensivät käsityötä ja paransivat asiakaspalvelua Hämeenlinnassa
Hämeenlinnalaiset perheet saavat varhaiskasvatukseen liittyvät päätökset ja viralliset viestit nykyään Suomi.fi-viestien kautta. Palvelun käyttöönoton myötä sähköinen asiointi on lisääntynyt ja tärkeät päätökset tai muu viranomaisviestintä kulkevat asiakkaalle turvallisesti ja nopeasti. Mikä parasta, palvelun käyttöönotto ei vaatinut integraation rakentamista alusta asti itse, sillä Suomi.fi-viestit saatiin käyttöön jo muutenkin käytössä olleen valmisohjelmiston kautta.
Kuva: Miika Kangasniemi / Hämeenlinnan kaupunki
Kaupungeissa tehdään erilaisia varhaiskasvatukseen liittyviä päätöksiä jatkuvasti. Hämeenlinnassa varhaiskasvatuksen sijoituspäätöksiä, yksityisen varhaiskasvatuksen palvelusetelipäätöksiä, erityisen tuen päätöksiä, asiakasmaksupäätöksiä ja erilaisia hoitotarpeen muutoksiin liittyviä päätöksiä syntyy vuositasolla noin 10 000.
Jokaisesta päätöksestä pitää jäädä jälki ja jokainen päätös pitää saada ripeästi perheiden tietoon. Hämeenlinnassa varhaiskasvatuksen viranomaisposti saavuttaa suuren osan asiakkaista heti päätöksentekopäivänä, kiitos Suomi.fi-viestien, jotka ovat lisänneet sähköistä asiointia. Palvelu on ollut käytössä nyt noin vuoden ja asiakkaat ovat ottaneet sen tyytyväisinä vastaan.
"Iso osa asiakkaistamme oli jo valmiiksi Suomi.fi-viestien käyttäjiä, joten heille muutos oli helppo. Jos palvelu ei ole asiakkaalle tuttu, ohjaamme ja autamme heitä sen käyttöön", kertoo Hämeenlinnan kaupungin sivistyksen ja hyvinvoinnin toimialan kehittämispäällikkö Janne Orkola.
Koska järjestelmä tukee joukkolähetystä, esimerkiksi esiopetuspäätökset voidaan lähettää kaikille perheille tasapuolisesti samaan aikaan. Hyvää palvelua on sekin, että tärkeät asiakirjat jäävät automaattisesti talteen Suomi.fi-viesteihin.
Hallinnollinen työ sujuvoituu ja aikaa säästyy
Siirtyminen Suomi.fi-viestien käyttöön on sujuvoittanut hallinnollista työtä ja vapauttanut asiantuntijoiden aikaa muuhun. Enää päätöksentekijän ei tarvitse huolehtia esimerkiksi siitä, kenelle tieto lähetetään sähköisesti ja kenelle postitetaan, sillä Suomi.fi-viestit hoitaa jakelun oikeaan kanavaan automaattisesti. Riittää, että tekee päätöksen ja klikkaa sen lähetysjonoon.
"Siinä missä varhaiskasvatuksen hallinnossa on aikaisemmin tulosteltu päätöksiä, nuoltu kirjekuoria ja kirjoiteltu asiakkaiden osoitteita päälle, sama asia saadaan nyt pyöräytettyä Suomi.fi-viestien kautta simppelisti muutamalla klikkauksella. Henkilöstö otti palvelun kyllä hyvin nopeasti käyttöön", kuvailee palvelusuunnittelija Pia Linnakylä.
Myös mahdolliset jälkityöt helpottuivat, sillä järjestelmästä on helppo tarkistaa virhetilanteet. Jos on tarpeen jatkaa viestintää asiakkaan kanssa, siihen on nyt näppärä ja tietosuojan näkökulmasta turvallinen keino.
Valmisohjelmiston avulla säästyy aikaa, vaivaa ja rahaa
Uusien palveluiden käyttöönotossa tilaajaa usein mietityttää paitsi investoinnin kustannus, myös kehitysprojektiin kuluva aika ja vaiva. Miten kävi Hämeenlinnassa?
Hämeenlinnan kaupunki on linjannut, että sähköisen asioinnin palvelut on huomioitava mahdollisimman laajasti kaikissa järjestelmähankkeissa. Niinpä oltiin kaukaa viisaita, kun etsittiin järjestelmätoimittajaa varhaiskasvatuksen tarpeisiin. Jo kilpailutusvaiheessa yhdeksi hankintakriteeriksi nostettiin se, että järjestelmässä pitää olla integraatio Suomi.fi-viesteihin.
"Rehellisyyden nimissä se oli meille itsellemmekin kyllä hiukan vieras asia, mutta olimme kuulleet hyviä kokemuksia muualta ja osasimme siksi ajatella, että tämän on pakko olla tulevaisuuden juttuja", Orkola hymähtää.
Hyvän ennakoinnin ansiosta Suomi.fi-viestit saatiin käyttöön reilussa kuukaudessa. Käyttöönotto nopeutui, koska Hämeenlinnassa muutenkin käytössä olevassa Päikky-toiminnanohjausjärjestelmässä oli valmius integraation toteutukselle. Kun integraatiota ei tarvitse rakentaa alusta asti itse, säästyy yleensä paitsi aikaa, myös vaivaa ja rahaa.
Täysin itsestään asiat eivät toki valmisohjelmistonkaan avulla tapahdu – käyttöönotto vaatii jonkin verran lupien hakemista ja lomakkeiden täyttämistä, ja näiden käsittelyyn on hyvä varata hieman aikaa. Asiakasta kuitenkin helpottaa, kun järjestelmätoimittajalla on valmiiksi kokemusta ja osaamista Suomi.fi-viesteistä. Myös tiivis vuoropuhelu asiakkaan, järjestelmätoimittajan ja Digi- ja väestötietoviraston välillä sujuvoittaa käyttöönottoa. Ja se lopputulos – se toden totta palkitsee.
"Suomi.fi-viestien käyttöönotto on avannut meille ihan uuden maailman! Palvelu nopeuttaa työtä, vähentää käsityötä ja tuottaa kyllä paljon iloa ja hyötyä. Itseäni lähinnä mietityttää, olemmeko vielä edes löytäneet tästä täyttä potentiaalia. Olemme vasta alkuvaiheessa, mutta ei me tästä kyllä enää luovuttaisi", Orkola päättää.
Mikä Suomi.fi-viestit?
Suomi.fi-viestien kautta viranomaiset voivat lähettää päätökset, laskut ja erilaiset tiedoksiannot vastaanottajille paperipostin sijaan sähköisessä muodossa. Suomi.fi-viestit on tietoturvallinen kanava, joten sen kautta voi lähettää myös henkilö- ja terveystietoja sisältäviä viestejä. Viesti lähtee sähköisenä niille vastaanottajille, joilla on käytössä Suomi.fi-viestit. Jos vastaanottajalla ei ole Suomi.fi-viestejä käytössä, palvelu ohjaa viestin paperipostitukseen.
Käyttöönotto valmisohjelmistojen kautta - Haluatko tietää lisää?
Useat ICT-ohjelmistotoimittajat ovat rakentaneet omiin palveluihinsa integraation Suomi.fi-viesteihin. Näiden integraatioiden kautta organisaatioiden on helppo ottaa Suomi.fi-viestit käyttöön ja alkaa lähettää viestejä sähköisesti asiakkailleen.
Lue lisää Suomi.fi-viestien käyttöönotosta valmisohjelmistojen kautta >>
Katso valmisohjelmistot, joiden kautta suomi.fi-viestit-palvelua voi käyttää >>
- Individuals
- Processing times
- Marriage
- Having or adopting a child
- Names
- Moving
- Guardianship
- Life changes while living abroad
- Moving while living abroad
- Registration of a child born abroad
- Marriage concluded abroad
- Partnership registered abroad
- Divorce granted abroad
- Registration of a name change performed abroad
- Gender recognised abroad
- Death abroad
- Registration of citizenship
- Notification of retaining Finnish citizenship
- Legalisation of foreign documents
- Submitting foreign documents
- As a foreigner in Finland
- Registration of a foreigner
- Registration of a foreign student
- Municipality of residence
- Instructions on arriving in Finland from Ukraine
- Guide for employed persons
- Fast track service for specialists and growth entrepreneurs
- Instructions for legalisation
- Submitting foreign documents
- Foreigner’s move to Finland, in Finland and out of Finland
- Check your own personal details
- Elections and Right to vote
- Suomi.fi Web Service
- Citizen Certificate and electronic identity
- Certificates from the Population Information System
- Population information in the Population Information System
- Registration of a gift notification
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Citizens’ initiative
- Death and estate inventory
- Public Service Info
- Address service
- Forms
- Digital support for citizens
- Organisations
- Certificates
- Population information services for organisations
- Public administration sampling and updating service
- Private sector information services
- PIS modified data interface
- Modified data update service
- VTJkysely interface
- Browser-based VTJkysely application
- Resident sampling services for property management offices and maintenance companies
- Data extraction for municipalities
- Reform of personal identity code
- Conditions for using population information
- Maintaining the Population Information System
- Extracts from registers
- Suomi.fi services
- Services to promote digitalisation
- Digital support
- Digital identity reform
- Digital security services
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Right to officiate weddings
- E-services
- Finnish Authenticator identification service
- About the agency
- Digital and Population Data Services Agency
- Digital and Population Data Services Agency as an Employer
- Use our services electronically
- Contact
- Customer service for private customers
- Customer service for organisations
- Service locations
- Digital and Population Data Services Agency address, switchboard e-billing details
- Digital and Population Data Services Agency Management
- Marriage ceremony premises information
- Contact details for media
- International Affairs
- Invoicing
- Quality policy
- Equality plan for customers
- Data protection
- News
- Population Information System
- For media
- Brochures and publications
- Projects
- Foresight and research cooperation