Det lönar sig inte att göra allt själv: IT-företag kan koppla Suomi.fi-meddelanden till sin egen produkt
Meddelanden-tjänsten som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata är en avgiftsfri lösning för kontakt mellan myndigheter, medborgare och företag. IT-företag kan integrera en finslipad komponent för meddelandeförmedling i den egna produkten och därigenom skapa mervärde för kunder inom den offentliga förvaltningen som kräver obrutet dataskydd.
Kommunikationskanal som testats i användning
Över 250 organisationer, från skattemyndigheten till Traficom och kommuner, använder nu den digitala meddelandetjänst som Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata – tidigare Befolkningsregistercentralen – skapat. Ansökningar, förfrågningar om mer information, beslut och delgivningar skickas nu i form av Suomi.fi-meddelanden. En del myndigheter har öppnat Meddelande-tjänsten i båda riktningarna så att medborgare och företag som registrerat sig som användare också kan besvara meddelandena och, om de önskar, också skicka dem.
Smidiga tjänster, inbesparingar för kommunikatören
Triplan Oy är ett IT-företag som utvecklar och marknadsför ärende- och dokumenthanteringssystem som används av kommuner och andra aktörer inom den offentliga förvaltningen. Tjänsten Meddelanden har integrerats i Triplans system. Produktchef Mikko Laine hade ordnat en småskalig responsenkät om serviceupplevelser för Triplans kunder. Av svaren framgick att kunderna uppskattar det att de elektroniska meddelandena är snabba, kan spåras och har ett starkt dataskydd. En kommunkund hade också nämnt att det ibruktagningsstöd som staten i tiderna erbjöd uppskattades.
Hannu Korkeala från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har haft en aktiv roll i utvecklandet av Meddelanden-tjänsten. Han kompletterar listan över fördelar med de kostnadsinbesparingar som den minskade mängden papperspost ger och möjligheten att uträtta ärenden på någon annans vägnar samt påminner om fördelarna med att vara oberoende av tid och terminalutrustning: ”Mottagarna kan öppna elektroniska meddelanden när och var som helst.”
Samarbete vid ibruktagandet
Integreringen av Meddelanden-tjänsten går inte i en handvändning, utan av alla parter krävs veckor av teknisk dialog, överläggningar och synkronisering av gränssnitt. ”Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata gav oss dock mycket stöd och bra dokumentation”, nämner Mikko Laine.
Då Mikko Laine ombeds fundera på hur tjänsten kunde utvecklas och utvidgas nämner han i första hand att det skulle vara bra med fler registrerade slutanvändare av Suomi.fi-meddelanden. Han tipsar om att det ibland skulle sitta bra med ett incitament eller en drivfjäder: ”Flera användare skulle kunna sätta fart på utvidgningen av tjänsten. Då skulle våra kunder säkert också kunna göra större inbesparingar.”
Laine sätter ord på en till tanke: ”Det brevutbyte som försiggår i våra system består i stor utsträckning av blanketter. Hur skulle det vara om de som skickar ut blanketterna inte skickade vanliga PDF-dokument utan i stället smarta, funktionella blanketter? De skulle ge en möjlighet att utöka och fördjupa integreringen.” Hannu Korkeala tipsar om att det i Meddelanden-tjänsten finns möjlighet att transportera innehållet i utomstående blanketter på ett datasäkert sätt genom att utnyttja funktionen med så kallade Post-formulär: ”Detta har varit en välkommen funktion i synnerhet inom social- och hälsovårdssektorn.”
- Individuals
- Processing times
- Marriage
- Having or adopting a child
- Names
- Moving
- Guardianship
- Life changes while living abroad
- Moving while living abroad
- Registration of a child born abroad
- Marriage concluded abroad
- Partnership registered abroad
- Divorce granted abroad
- Registration of a name change performed abroad
- Gender recognised abroad
- Death abroad
- Registration of citizenship
- Notification of retaining Finnish citizenship
- Legalisation of foreign documents
- Submitting foreign documents
- As a foreigner in Finland
- Registration of a foreigner
- Registration of a foreign student
- Municipality of residence
- Instructions on arriving in Finland from Ukraine
- Guide for employed persons
- Fast track service for specialists and growth entrepreneurs
- Instructions for legalisation
- Submitting foreign documents
- Foreigner’s move to Finland, in Finland and out of Finland
- Check your own personal details
- Elections and Right to vote
- Suomi.fi Web Service
- Citizen Certificate and electronic identity
- Certificates from the Population Information System
- Population information in the Population Information System
- Registration of a gift notification
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Citizens’ initiative
- Death and estate inventory
- Public Service Info
- Address service
- Forms
- Digital support for citizens
- Organisations
- Certificates
- Population information services for organisations
- Public administration sampling and updating service
- Private sector information services
- PIS modified data interface
- Modified data update service
- VTJkysely interface
- Browser-based VTJkysely application
- Resident sampling services for property management offices and maintenance companies
- Data extraction for municipalities
- Reform of personal identity code
- Conditions for using population information
- Maintaining the Population Information System
- Extracts from registers
- Suomi.fi services
- Services to promote digitalisation
- Digital support
- Digital identity reform
- Digital security services
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Right to officiate weddings
- E-services
- Finnish Authenticator identification service
- About the agency
- Digital and Population Data Services Agency
- Digital and Population Data Services Agency as an Employer
- Use our services electronically
- Contact
- Customer service for private customers
- Customer service for organisations
- Service locations
- Digital and Population Data Services Agency address, switchboard e-billing details
- Digital and Population Data Services Agency Management
- Marriage ceremony premises information
- Contact details for media
- International Affairs
- Invoicing
- Quality policy
- Equality plan for customers
- Data protection
- News
- Population Information System
- For media
- Brochures and publications
- Projects
- Foresight and research cooperation