Kaikkea ei kannata tehdä itse: IT-yritys voi yhdistää Suomi.fi-viestit osaksi omaa tuotettaan
Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämä Viestit-palvelu on maksuton ratkaisu yhteydenpitoon viranomaisten, kansalaisten ja yritysten välillä. IT-yritykset voivat integroida toimivaksi hiotun viestinvälityskomponentin osaksi omaa tuotettaan ja luoda näin lisäarvoa aukotonta tietoturvaa vaativille julkishallinnon asiakkailleen.
Käytössä testattu kommunikaatiokanava
Vuonna 2019 voimaan tulleen digipalvelulain (Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 306/2019) mukaan viranomaisen on tarjottava asiakkaalle mahdollisuus lähettää asiointiinsa liittyvät asiakirjat sähköisesti Suomi.fi-viestit-palvelun kautta tai muulla vastaavalla tietoturvallisella tavalla.
Yli 250 organisaatiota, verottajasta Traficomiin ja kuntiin, käyttääkin nyt Digi- ja väestötietoviraston - entiseltä nimeltään Väestörekisterikeskuksen - luomaa digitaalista Viestit-palvelua. Suomi.fi-viesteinä kulkee anomuksia, lisätietokyselyitä, päätöksiä, tiedoksiantoja. Osa viranomaisista on avannut Viestit-palvelun kahdensuuntaiseksi, jolloin palvelun käyttäjiksi rekisteröityneet kansalaiset ja yritykset voivat myös vastata viesteihin ja halutessaan vielä lähettää niitä.
Sujuvuutta asiointiin, säästöjä viestijälle
Triplan Oy on IT-yritys, joka kehittää ja markkinoi kuntien ja muiden julkishallinnon toimijoiden käyttämiä asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmiä. Triplanin järjestelmiin on toteutettu integraatio Viestit-palveluun. Tuotepäällikkö Mikko Laine oli järjestänyt palvelukokemuksista pienimuotoisen palautekyselyn Triplanin asiakkaille. Vastaukset kertoivat, että he arvostavat sähköisen Viestit-asioinnin nopeutta, viestien jäljitettävyyttä ja vahvaa tietoturvaa. Eräs kunta-asiakkaista oli myös maininnut pitäneensä arvossa valtion aikanaan tarjoama käyttöönottotukea.
Viestit-palvelun kehittämisessä kiinteästi mukana ollut Hannu Korkeala Digi- ja väestötietovirastosta lisää etujen listalle vielä vähentyvän paperipostin tuottamat kustannussäästöt ja mahdollisuuden puolesta-asiointiin ja muistuttaa myös aika- ja päätelaiteriippumattomuuden edusta: ”Vastaanottajat voivat avata sähköiset viestit milloin tahansa ja missä tahansa.”
Käyttöönotto sujuu yhteistyönä
Viestit-palveluun integroituminen ei suju aivan sormia napsauttamalla vaan vaatii kaikilta osapuolilta viikkojakin kestävää teknistä vuoropuhelua, pohdiskelua ja rajapintojen sovittelua. ”Saimme kuitenkin Digi- ja väestötietovirastolta mukavasti tukea ja hyvät dokumentaatiot”, Mikko Laine mainitsee.
Kehitys- ja laajentamiskysymyksiä pohtiessaan Mikko Laine kaipaa ensisijaisesti lisää rekisteröityneitä Suomi.fi-viestien loppukäyttäjiä. Hän vinkkaa, että jokin kannustin tai tuuppaus voisi joskus olla paikallaan: ”Jos käyttäjiä olisi enemmän, se voisi vauhdittaa palvelun käytön laajenemista. Silloin asiakkaillemme kertyisi varmasti enemmän säästöjäkin.”
Laine heittää ilmaan toisenkin ajatuspallon: ”Meidän järjestelmissämme kulkeva kirjeenvaihto on hyvin pitkälti lomakepohjaista asiointia. Mitäs jos viestittäjät eivät lähettäisikään tavallisia pdf-pohjaisia dokumentteja vaan älykkäitä, toiminnallisuutta tukevia lomakkeita? Ne olisivat mahdollisuus rikastaa ja syventää integraatiota.” Hannu Korkeala vinkkaa, että Viestit-palvelussa onkin mahdollista kuljettaa ulkoisten lomakkeiden sisältöjä tietoturvallisesti hyödyntämällä ns. Post-lomaketoiminnallisuutta: ”Tämä on koettu tervetulleeksi etenkin sote-sektorilla.”
Lisätietoa
- Individuals
- Processing times
- Marriage
- Having or adopting a child
- Names
- Moving
- Guardianship
- Life changes while living abroad
- Moving while living abroad
- Registration of a child born abroad
- Marriage concluded abroad
- Partnership registered abroad
- Divorce granted abroad
- Registration of a name change performed abroad
- Gender recognised abroad
- Death abroad
- Registration of citizenship
- Notification of retaining Finnish citizenship
- Legalisation of foreign documents
- Submitting foreign documents
- As a foreigner in Finland
- Registration of a foreigner
- Registration of a foreign student
- Municipality of residence
- Instructions on arriving in Finland from Ukraine
- Guide for employed persons
- Fast track service for specialists and growth entrepreneurs
- Instructions for legalisation
- Submitting foreign documents
- Foreigner’s move to Finland, in Finland and out of Finland
- Check your own personal details
- Elections and Right to vote
- Suomi.fi Web Service
- Citizen Certificate and electronic identity
- Certificates from the Population Information System
- Population information in the Population Information System
- Registration of a gift notification
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Citizens’ initiative
- Death and estate inventory
- Public Service Info
- Address service
- Forms
- Digital support for citizens
- Organisations
- Certificates
- Population information services for organisations
- Public administration sampling and updating service
- Private sector information services
- PIS modified data interface
- Modified data update service
- VTJkysely interface
- Browser-based VTJkysely application
- Resident sampling services for property management offices and maintenance companies
- Data extraction for municipalities
- Reform of personal identity code
- Conditions for using population information
- Maintaining the Population Information System
- Extracts from registers
- Suomi.fi services
- Services to promote digitalisation
- Digital support
- Digital identity reform
- Digital security services
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Right to officiate weddings
- E-services
- Finnish Authenticator identification service
- About the agency
- Digital and Population Data Services Agency
- Digital and Population Data Services Agency as an Employer
- Use our services electronically
- Contact
- Customer service for private customers
- Customer service for organisations
- Service locations
- Digital and Population Data Services Agency address, switchboard e-billing details
- Digital and Population Data Services Agency Management
- Marriage ceremony premises information
- Contact details for media
- International Affairs
- Invoicing
- Quality policy
- Equality plan for customers
- Data protection
- News
- Population Information System
- For media
- Brochures and publications
- Projects
- Foresight and research cooperation