Asiakastarina: Suomi.fi-viestien käyttöönotto poisti ajanvarauksen rutiininomaisia tehtäviä ja toi isoja aikasäästöjä Pohjois-Karjalan hyvinvointialueelle

Siun sote -kuntayhtymän muodostamisen myötä Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen asiakasviestintä keskitettiin kokonaan yhteen järjestelmään ja yhdelle organisaatiolle. Siun sote näki tässä yhteydessä tilaisuuden pilotoida Viestit-palvelua, jonka käyttöönoton toivottiin vähentävän asiakasviestintään kuluvaa aikaa.

Pohjois-Karjalan alueella syntyi uuden kuntayhtymän myötä vuonna 2017 tarve yhdenmukaistaa sosiaali- ja terveyspalvelujen prosesseja. Samoihin aikoihin astui voimaan laki yhteisestä sähköisen asioinnin tukipalvelusta (HE 2016/571). 

– Siun soten synnyn myötä asiakkaille suunnattujen viestien lähetys keskitettiin yhden organisaation vastuulle. Viestit-palvelun pilotointi tuntui houkuttelevalta ja lainsäädäntö laittoi kokeiluun vauhtia, Siun soten tiedonhallintapäällikkö Tiina Vatanen kertoo.

Suomi.fi-viestit on Digi- ja väestötietoviraston tarjoama palvelu, jolla julkisen hallinnon organisaatiot voivat lähettää asiakkailleen viestit paperipostin sijaan sähköisessä muodossa. Lähetettävät viestit voivat olla esimerkiksi päätöstietoja,  ajanvarauskirjeitä, hoito-ohjeita, laskuja tai muita dokumentteja. Viestien vastaanottajat saavat kaikkien Suomi.fi-viestejä käyttävien organisaatioiden lähettämät postit sähköisesti samaan palveluun.

– Aloitimme Viestit-palvelun pilotoinnin potilastietojärjestelmän osalta vuonna 2018 ja otimme palvelun käyttöön syksyllä 2019. Pandemia toimi loppuvuodesta 2019 todellisena testinä, kun asiakkaille lähti noin 15 000 ajanvarauskirjettä kuukaudessa, Vatanen muistelee.

Tavoitteena oli alusta alkaen helpottaa työntekijöiden työtä ja vähentää postitukseen kuluvaa aikaa, mutta myös varmistaa, että asiakkaat saavat heitä koskevan tiedon nopeasti ja luotettavasti perille. Vatasen mukaan Digi- ja väestötietovirasto on ollut aktiivisesti mukana järjestelmäintegraatioprojekteissa. Niiden jälkeen käyttöönotot uusissa yksiköissä ja laajennukset uusiin sisältöihin ovat sujuneet itsenäisesti.

Automatisointi tehostaa merkittävästi postitukseen kuluvaa aikaa

Pohjois-Karjalan terveys- ja sosiaalihuollossa Viestit-palvelua on hyödynnetty ylivoimaisesti eniten ajanvarauskirjeiden lähettämiseen, mutta myös yksinkertaisempia ohjeistuksia ja hoitosuunnitelmia välitetään asiakkaille palvelun kautta. Sosiaalihuollossa Viestit-palvelu on osoittautunut erityisen hyödylliseksi myös maksupäätösten jakamisessa.

– Olemme säästäneet kirjeiden lähettämisessä karkeasti arvioituna noin minuutin tulostettavaa ja postitettavaa paperia kohden. Kun kirjeitä lähtee kymmeniä tuhansia vuodessa, on säästetty aika jo melkoinen, Siun soten Digipalvelujen asiantuntija Ilari Hurmekoski konkretisoi Viestit-palvelun organisaatiolle tuomaa aikasäästöä.

Lisäksi rutiininomaisten työtehtävien vähenemisellä on ollut vaikutusta myös työntekijöiden työhyvinvointiin. Töitä voi tehdä nykyään myös kotoa käsin eikä ajanvarauskirjeiden lähettämiseksi tarvitse enää seistä tulostimen äärellä.

Pohjois-Karjalan hyvinvointialueella enemmistö asiakkaista vastaanottaa kaikki viestit yhä paperisena. Hurmekosken mukaan asiakkaalla on oikeus valita, mitä asiointitapaa haluaa käyttää.

– Asiakas voi valita, haluaako hän kirjeet ensisijaisesti paperisena vai digitaalisesti. Jos asiakas haluaa kirjeen sähköisesti, hänen tulee ottaa käyttönsä Suomi.fi-viestit. Siun sote hyödyntää myös Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelua paperikirjeiden lähettämisessä. Näin viesti voidaan lähettää aina sähköisesti ja järjestelmä jakelee ne joko sähköisenä tai paperisena sen mukaan, kumpi kanava vastaanottajalla on käytössä. Toki toivomme, että yhä useampi valitsisi tulevaisuudessa digitaalisen asiointipalvelun ensisijaiseksi viestintäkanavaksi.

Hyvinvointialueilla joudutaan harkitsemaan uusia järjestelmäratkaisuja

Monilla alueilla järjestellään nyt sosiaali- ja terveyspalveluja yhtenäisiksi kokonaisuuksiksi. Tämä tarjoaa hedelmällisen maaperän uusien ratkaisujen ja innovaatioiden käyttöönotolle, kuten Viestit-palvelun pilotoinnille.

Siun soten asiantuntijat suosittelevatkin palvelun käyttöönottoa hyvinvointialueille, jotka pohtivat, miten yhdenmukaistaa sosiaali- ja terveydenhuollon prosessejaan:

– Suuremmille organisaatioille, joilla on runsaasti lähetettävää postia, palvelu tarjoaa erinomaisen ratkaisun, Vatanen toteaa.

–  Ja onhan se edullisempaa ja helpompaa käyttää jotakin olemassa olevaa kuin alkaa alusta alkaen tällaista itse kehittämään, Hurmekoski summaa.