Beslut, anvisningar och fakturor – utnyttjar välfärdsområdet redan hela den potential som Suomi.fi-meddelanden har?

Fakturor, beslut, anvisningar, tidsbokningsuppgifter, kundbrev... Välfärdsområdena har behov av att skicka många olika typer av meddelanden till sina kunder. Suomi.fi-meddelanden erbjuder välfärdsområdena ett säkert och enhetligt sätt att sköta många olika typer av kundkommunikation, särskilt när meddelandet gäller personliga ärenden och därför kräver hög informationssäkerhet. Men till vad för slags kommunikation inom välfärdsområdet lämpar sig egentligen Suomi.fi-meddelanden?

Användningen av Suomi.fi-meddelanden är fortfarande ganska begränsad i flera välfärdsområden. I många välfärdsområden används Suomi.fi-meddelanden främst för tidsbokningsbrev, även om tjänsten skulle lämpa sig för många andra situationer.

En naturlig kanal för Suomi.fi-meddelanden om tidsbokningar och vård

Meddelanden i anslutning till tidsbokningar är det mest naturliga och vanligaste användningsändamålet för Suomi.fi-meddelanden. Via tjänsten kan man skicka tidsbokningsbrev, bekräftelser, information om ändrade tider samt anvisningar inför ett besök. Ett digitalt Suomi.fi-meddelande når kunden utan dröjsmål och var som helst där det finns en internet-förbindelse.  

Även många patientbrev inom hälso- och sjukvården lämpar sig väl för Suomi.fi-meddelanden. Det kan till exempel handla om kallelsebrev till polikliniker, patientanvisningar eller meddelanden som gäller vården.

Suomi.fi-meddelanden erbjuder bättre informationssäkerhet än e-postmeddelanden och gör det möjligt att skicka bilagor på ett säkert sätt. Ett Suomi.fi-meddelande riktas till personen utifrån personbeteckningen. Detta garanterar att meddelandet säkert skickas till rätt person, inte t.ex. till någon med samma namn.

Kommunikationen inom socialvården gynnas av digitaliseringen

I kundbrev inom socialvården framhävs fördelarna med Suomi.fi-meddelanden. Via tjänsten kan man skicka serviceplaner, beslut, möteskallelser och annan kommunikation i anslutning till kundrelationen. Suomi.fi-meddelanden är personliga, datasäkra och lättillgängliga för kunden på ett och samma ställe. 

Enligt kartläggningen stöder Suomi.fi-meddelanden också kundernas rättsskydd. Kunden får snabbt information om ett beslut som gäller honom eller henne och kan vid behov återkomma till det senare, till exempel för att söka ändring.  

Begäran om information och administrativ ärendehantering blir smidigare

Suomi.fi-meddelanden lämpar sig också väl för olika begäran om information. Via tjänsten kan man sköta begäranden om uppgifter i patient- och klienthandlingar, begäranden om logguppgifter samt begäranden och svar som rör GDPR-rättigheter. Stark autentisering och lagring av Suomi.fi-meddelanden förbättrar transparensen och dokumenteringen. 

Kommunikation i anslutning till ärendehantering är också ett naturligt användningsändamål. Med Suomi.fi-meddelanden kan man informera om initiativ, rättelseyrkanden och påminnelser samt om olika skeden i hanteringen av dem. Detsamma gäller kontakten med dataskyddsombudet samt patient- och socialombudet. Kommunikationen är konfidentiell, spårbar och tydlig för alla parter. I Suomi.fi-meddelanden finns det också en möjlighet för kunden att kontakta organisationen via tjänsten. Denna egenskap är valfri, men tack vare den är det lättare för kunden att inleda ärenden med välfärdsområdet. 

Beslut och fakturor når fram utan dröjsmål

Lagen förutsätter att organisationer inom den offentliga förvaltningen använder Suomi.fi-meddelanden för att skicka delgivningar, såsom beslut. Suomi.fi-meddelanden kan dessutom också användas till exempel i kommunikation som gäller klientavgifter. Via tjänsten kan man till exempel skicka beslut om klientavgifter, beslut om avgiftsbefrielse, servicesedlar och betalningsförbindelser. Kunden får handlingarna genast, utan fördröjningar som är vanliga när det gäller papperspost. 

Fakturor för social- och hälsovårdsbesök eller andra tjänster kan också skickas via Suomi.fi-meddelanden. Även om tjänsten ännu inte innehåller betalningsfunktioner erbjuder den ett säkert sätt att skicka fakturor och tillhörande uppgifter till kunden. Informationen om den nya fakturan når fram i tid, också när man är borta från hemmet en längre tid – till exempel på stugan.

All kommunikation hör inte till Suomi.fi-meddelanden

Det finns också ärenden för vilka Suomi.fi-meddelanden inte är rätt kanal. Tjänsten är inte avsedd för situationer där Suomi.fi-meddelanden kräver snabba reaktioner, såsom plötsliga tidsändringar och avbokningar, eftersom Suomi.fi-meddelanden inte garanterar att kunden nås i realtid. I dessa situationer är till exempel samtal det effektivaste sättet att nå kunden.

Suomi.fi-meddelanden lämpar sig inte för bedömning av vårdbehovet eller kontinuerlig vårduppföljning. För dessa behövs andra, mer interaktiva digitala tjänster.

Tjänsten lämpar sig inte heller för regelbunden leverans av klient- och journalhandlingar. Även om enskilda delgivningar som grundar sig på begäran om information lyckas, har tjänsten inte planerats för kontinuerlig leverans av handlingar. För detta ändamål finns FPA:s tjänst MittKanta.

Regelbunden leverans av uppföljningsuppgifter om vården eller tjänsten (till exempel viktuppföljning eller blodtrycks- och blodsockermätningar) kräver också ofta strukturerade data och interaktivitet, vilket inte är syftet med Suomi.fi-meddelanden.

Suomi.fi-meddelanden får inte användas för allmän information eller marknadsföring. Tjänsten är avsedd för kommunikation och personlig delgivning riktad till en enskild person. 

Nu är det ett bra tillfälle att utvidga användningen

Välfärdsområdena har fortfarande många objekt som Suomi.fi-meddelanden lämpar sig för. Användningen av Suomi.fi-meddelanden skulle kunna utökas särskilt när det gäller beslutsdokument och kommunikation med ombud. Fördelarna är tydliga: bättre datasäkerhet, lägre sändningskostnader och smidigare ärendehantering. Viktig information hittas enkelt i den elektroniska postlådan.

I många välfärdsområden kan nästa steg faktiskt vara en enkel fråga: skulle även det här brevet kunna skickas via Suomi.fi-meddelanden?