Päätöksiä, ohjeita ja laskuja – hyödyntääkö hyvinvointialueenne jo Suomi.fi-viestien koko potentiaalin?

Laskuja, päätöksiä, ohjeita, ajanvaraustietoja, asiakaskirjeitä…. Hyvinvointialueilla on tarve lähettää monenlaisia viestejä asiakkailleen. Suomi.fi-viestit tarjoaa hyvinvointialueille turvallisen ja yhdenmukaisen tavan hoitaa monenlaista asiakasviestintää, erityisesti silloin, kun viesti koskee henkilökohtaisia asioita ja vaatii siksi vahvaa tietoturvaa. Mutta mihin kaikkeen hyvinvointialueen viestintään Suomi.fi-viestit oikein sopii?

Suomi.fi-viestien käyttö on useilla hyvinvointialueella vielä melko rajattua. Monilla hyvinvointialueilla Suomi.fi-viestejä käytetään lähinnä ajanvarauskirjeisiin, vaikka palvelu sopisi moniin muihinkin tilanteisiin.

Luonteva kanava ajanvarauksiin ja hoitoon liittyviin viesteihin

Ajanvarauksiin liittyvä viestintä on Suomi.fi-viestien luontevin ja yleisin käyttökohde. Palvelun kautta voidaan lähettää ajanvarauskirjeitä, vahvistuksia, tietoa ajan siirtymisestä sekä käyntiä edeltäviä ohjeita. Digitaalisesti saapuva viesti tulee asiakkaalle ilman viivettä ja se tavoittaa hänet missä tahansa, missä nettiyhteys on saatavilla.  

Myös monet terveydenhuollon potilaskirjeet sopivat hyvin Suomi.fi-viesteihin. Kyse voi olla esimerkiksi poliklinikoiden kutsukirjeistä, potilasohjeista tai hoitoon liittyvistä tiedotteista.

Suomi.fi-viestit tarjoaa sähköpostia paremman tietoturvan ja mahdollistaa liitteiden toimittamisen turvallisesti. Viesti kohdistetaan henkilölle henkilötunnuksen perusteella Tämä takaa sen, että viesti menee varmasti oikealle henkilölle, ei esim. nimikaimalle.

Sosiaalihuollon viestintä hyötyy digistä

Sosiaalihuollon asiakaskirjeissä Suomi.fi-viestien hyödyt korostuvat. Palvelun kautta voidaan toimittaa palvelusuunnitelmia, päätöksiä, tapaamiskutsuja ja muuta asiakassuhteeseen liittyvää viestintää. Viestit ovat henkilökohtaisia, tietoturvallisia ja helposti asiakkaan saatavilla yhdessä paikassa.

Kartoituksen mukaan Suomi.fi-viestit tukee myös asiakkaan oikeusturvaa. Asiakas saa tiedon itseään koskevasta päätöksestä nopeasti ja voi tarvittaessa palata siihen myöhemmin esimerkiksi muutoksenhakua varten.  

Tietopyynnöt ja hallinnollinen asiointi sujuvoituu

Suomi.fi-viestit soveltuu hyvin myös erilaisiin tietopyyntöihin. Palvelun kautta voidaan hoitaa potilas- ja asiakasasiakirjojen tietopyynnöt, lokitietopyynnöt sekä GDPR-oikeuksiin liittyvät pyynnöt ja vastaukset. Vahva tunnistautuminen ja viestien tallentuminen parantavat läpinäkyvyyttä ja dokumentointia.

Myös asianhallintaan liittyvä viestintä on luonteva käyttökohde. Suomi.fi-viestien avulla voidaan viestiä aloitteista, oikaisuvaatimuksista ja muistutuksista sekä niiden käsittelyn eri vaiheista. Sama koskee yhteydenpitoa tietosuojavastaavan sekä potilas- ja sosiaaliasiavastaavan kanssa. Viestintä on luottamuksellista, jäljitettävää ja selkeää kaikille osapuolille. Suomi.fi-viesteissä on myös mahdollisuus siihen, että asiakas voi ottaa palvelun kautta yhteyttä organisaatioon. Tämä ominaisuus on valinnainen, mutta sen ansiosta asiakkaan on helpompi panna asioita vireille hyvinvointialueen suuntaan.

Päätökset ja laskut perille ilman viivettä

Laki edellyttää, että julkisen hallinnon organisaatiot käyttävät Suomi.fi-viestejä tiedoksiantojen, kuten päätösten lähettämiseen. Lisäksi Suomi.fi-viestejä voi käyttää esimerkiksi myös asiakasmaksuihin liittyvässä viestinnässä. Palvelun kautta voi toimittaa esimerkiksi asiakasmaksupäätöksiä, maksuvapautuspäätöksiä, palveluseteleitä ja maksusitoumuksia. Asiakas saa asiakirjat heti, ilman paperipostin viiveitä.

Suomi.fi-viestien kautta voidaan lähettää myös sosiaali- ja terveyspalvelukäynteihin tai muihin palveluihin liittyvät laskut. Vaikka palvelu ei vielä sisällä maksamisen toimintoja, se tarjoaa turvallisen tavan toimittaa laskut ja niihin liittyvät tiedot asiakkaalle. Tieto uudesta laskusta tavoittaa ajoissa myös silloin, kun on pidempään poissa kotoa – vaikkapa mökillä.

Kaikki viestintä ei kuulu Suomi.fi-viesteihin

On myös asioita, joihin Suomi.fi-viestit ei ole oikea kanava. Palvelua ei ole tarkoitettu tilanteisiin, joissa viesti vaatii nopeaa reagointia, kuten äkillisiin ajanmuutoksiin ja peruutuksiin, sillä Suomi.fi-viestit ei takaa asiakkaan reaaliaikaista tavoittavuutta. Näissä tilanteissa esimerkiksi puhelu on tehokkain tapa tavoittaa asiakas.

Suomi.fi-viestit ei sovellu hoidon tarpeen arviointiin tai jatkuvaan hoidon seurantaan. Näihin tarvitaan muita, vuorovaikutteisempia digipalveluja. 
Palvelu ei myöskään sovellu asiakas- ja potilasasiakirjojen säännönmukaiseen toimittamiseen. Vaikka yksittäiset tietopyyntöihin perustuvat tiedoksiannot onnistuvat, palvelua ei ole suunniteltu jatkuvaan asiakirjojen toimittamiseen. Tätä varten on Kelan Omakanta-palvelu.

Myös hoidon tai palvelun seurantatietojen säännönmukainen toimittaminen (esimerkiksi painonseuranta tai verenpaine- ja verensokerimittaukset) vaativat usein strukturoitua dataa ja interaktiivisuutta, mikä ei ole Suomi.fi-viestien tarkoitus.

Suomi.fi-viestejä ei saa käyttää yleiseen tiedottamiseen tai markkinointiin. Palvelu on tarkoitettu yksittäiselle henkilölle kohdennettuun viestintään ja henkilökohtaisiin tiedoksiantoihin.

Nyt on hyvä hetki laajentaa käyttöä

Hyvinvointialueilla on yhä paljon kohteita, joihin Suomi.fi-viestit sopii hyvin. Suomi.fi-viestien käyttöä voitaisiin lisätä erityisesti päätösasiakirjoissa ja asiavastaavaviestinnässä. Hyödyt ovat selkeitä: parempi tietoturva, pienemmät lähetyskustannukset ja sujuvampi asiointi. Tärkeät tiedot löytyvät helposti sähköisessä postilaatikossa.

Monella hyvinvointialueella seuraava askel voisikin olla yksinkertainen kysymys: voisiko tämänkin kirjeen lähettää Suomi.fi-viestien kautta?